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GESTION DES DEMANDES D’ACHAT Agenda 2 Introduction Référence documentaire Proce

GESTION DES DEMANDES D’ACHAT Agenda 2 Introduction Référence documentaire Processus abordés • Généralités sur la demande d’achat SAP • Création, modification et affichage d’une demande d’achat avec article • Création, modification et affichage d’une demande d’achat sur désignation • Création, modification et affichage d’une demande d’achat avec article non stocké // article de prestations de services • Processus de validation des demandes d’achat (Aperçu) Pour chacun des processus, la démarche sera la suivante: • Processus concerné • Règles de gestion • Règles d’organisation • Transactions à réaliser • Démonstration • Exercices Conclusion Questions / réponses Évaluation du cours Contact 3 Introduction  Bienvenue  Informations pratiques  Objectifs de la formation  Informations utiles  Référence documentaire Objectif de la formation A la fin du cours, vous serez capables de : • Comprendre les règles de gestion et l’organisation de la création demandes d’achats. • Comprendre les processus de la gestion des demandes d’achats dans SAP. • Réaliser les tâches suivantes :  Créer, modifier, afficher une demande d’achat avec article  Créer, modifier, afficher une demande d’achat sous désignation  Créer, modifier, afficher une demande d’achat avec article stocké ou prestation de services  Annuler une demande d’achat  Copier une demande d’achat  Utiliser les nouveaux états de reporting. 5 Généralités sur les demandes d’achat  Principes généraux  Transactions  Structure du document  Types de documents et groupes d’acheteurs Principes généraux 6  La création d’une demande d’achat correspond à l’expression d’un besoin • Une DA est un document interne, non-imprimable • Une DA ne correspond pas à une commande, c’est l’expression d’un besoin • Dans le cas des biens et services non stockés, les DA sont crées manuellement • Même pour les articles du magasin, les DA sont dans certains cas créées manuellement  La DA n’est pas indispensable à la création d’une commande d’achats • Les commandes peuvent être crées à partir de contrat cadre ou même directement • Par contre, une DA peut servir de base à la création d’une commande • Il existe toutefois des cas où la demande d’achat est obligatoire  La demande d’achat est le seul document d’achats qui ne soit pas strictement composé d’une partie entête et d’une partie postes: • La DA ne comporte ‘que des postes’ • Les seules données d’entête sont le numéro et le type de la DA, ainsi qu’un texte qui est valable pour tous les postes.  Codification • Chaque DA aura un numéro unique (document article unique) pour référence dans le système • Le numéro de la DA sera établi en interne par SAP selon le type de DA et la tranche de numéros attribuée Principes généraux (suite )  Imputation • Pas d’imputation dans le cas ou une DA est créée à partir d’un article stocké existant dans SAP • Pour les achats sur désignation, une imputation est nécessaire:  Nature comptable  Objet analytique: Ordre / Centre de coûts  Prix / Valorisation • Chaque poste de DA doit être valorisé. Comme il s’agit d’une expression de besoin, le prix à indiquer n’est pas, par définition, le prix d’achats, mais un prix estimé.  Chaque poste de DA peut en fait être traité individuellement: • La conversion en commande se fait au niveau des postes • La validation se fait au niveau des postes  Stratégie de validation • Une demande d’achat doit être validée Transactions à réaliser Transaction / Libellé ME51N : Création d’une DA ME52N : Modification d’une DA ME53N : Consultation d’une DA ME5A :Affichage de listes des DA ME5K :Affichage de listes des DA Par imputation Code Libellé S_ALR_87013019 Budget / Réel / Engagement Création d’une demande d’achat Affichage d’une demande d’achat Validations Listes - Reports Demande d’achat 9 Zone ENTETE Zone liste des postes Zone Détail Poste Zone Synthèse= Reserve du travail Structure d’écran (suite)  Zone synthèse La zone ‘synthèse’ permet d’afficher par exemple une liste des DA précédemment créées par un user, ce qui permet de les réutiliser pour copier des postes • Les sélections par défaut les plus courantes sont: • Demandes d’achats • Mes demandes d’achats • Mes demandes d’achats maintenues  Zone détail postes – Les onglets • Données article  Code article ou libellé • Quantités et dates  Quantité et dates demandées  Quantité commandée • Valorisation  Prix estimé pour le poste de la DA • Source d’approvisionnement  Fournisseur souhaité (facultatif)  Fournisseur attitré si la source d’approvisionnement est fixe • Statut  Statut de la DA (passée en commande, etc.) • Contact  Contact (demandeur, groupe d’acheteurs, gestionnaire, etc.) • Stratégie de lancement  Statut de validation et liste des valideurs • Textes  Texte de commande (apparaît sur la cde) • Adresse de livraison  Par défaut: adresse de la division  NB: toutes les données des onglets peuvent se retrouver sur chaque ligne de la synthèse des postes 11 Types de documents Type Libellé ZDA Mabrouk DA Achat ZMR Mabrouk DA MRP • La liste des types de documents avec les significations et le groupe d’acheteurs G. d’acheteur Code Matières ( MP & SF) G10 Emballage G20 PDR G30 Consommables G40 Investissement G50 Non stocké G60 Service maintenance G70 Service marketing G80 Autres services G90 • Un groupe d’acheteurs correspond à un acheteur ou à un groupe d’acheteurs qui effectuent les activités d’achats Règles de gestion 12 • Demande d’achat – Le demandeur créera une demande d’achat avec un type de document ZDA – L’imputation est automatique pour les articles stockés: o Matières premières, o Emballages o PDR o Consommable – Pour les articles non stocké, une imputation est nécessaire: o Pour les achats généraux: un type d’imputation K est saisi pour une imputation sur centre de coût o Pour les investissements : un type d’imputation O est saisi pour une imputation sur ordre interne. Un engagement dans CO est créé au moment de la demande d’achats; le montant de la DA est visible sur l’ordre interne d’investissement en tant qu’engagement – Le demandeur a la possibilité d’affecter une source d’approvisionnement (Contrat ou une fiche info achat) au niveau de la demande d’achat • Les demandes d’achat qui seront issus automatiquement de la production feront l’objet d’un autre document  Planification des besoins 13 Création d’une demande d’achat avec article  Schéma du processus concerné  Règles de gestion  Transactions à réaliser  Démonstration  Exercices Schéma du processus Page 14 Rôle Achat Événe- ment Comptabilité Magaisin Demand- eur Entrée de marchandises Réception de facture Besoin Facture fournisseur Création d’une demande d’achat Création Commande Réception physique Validation DA Validation commande Création d’une demande d’achat avec article ME51N Page 15 3 : Entrez la division Le groupe de marchandises et la désignation de l’article sont repris de la fiche article 5: Entrez la date prévisionnelle de livraison 4 : Entrez la quantité 2 : Entrez l’article 1: Sélectionnez: Type demande d’achat Le groupe d’acheteurs est repris par défaut de la fiche article. Création d’une demande d’achat avec article ME51N Page 16 11 : cliquez sur texte de poste 12 : entrez le texte de poste s’il y’ en a 10: sélectionnez le poste 9 : le prix est repris par défaut de la fiche article Création d’une demande d’achat avec article ME51N Contrôle et sauvegarde Page 17 16 : Sauvegarder 15 : Contrôler la création DA ( Message d’avertissement ou message d’erreur) NB: Le numéro de la DA est établi en interne par SAP selon le type de DA et la tranche de numéros attribuée Modification d’une demande d’achat avec article ME52N Page 18 Autre demande d’achat Modification d’une demande d’achat avec article ME52N Page 19 Il ya deux possibilité soit : 1. Saisir le numéro de la DA directement 2. Chercher le numéro de la DA en utilisant le Matchcode Modification d’une demande d’achat avec article ME52N Page 20 Affichage d’une demande d’achat ME53N Page 21 Création une demande d’achat en copie ME51N Page 22 1. Activer la synthèse des documents 2. Cliquer sur variantes de sélection et choisir sur quel document d’achat vous voulez créer la DA 1 2 Création une demande d’achat en copie ME51N Page 23 3. Entrer les critères de sélection pour afficher les documents d’achat existant 4. Sélectionner le document d’achat et cliquer sur copier ou le glisser dans le panier 3 4 Création une demande d’achat en copie ME51N Page 24 Supprimer un poste dans la demande d’achat ME52N Page 25 1. Sélectionner le poste à supprimer et cliquer sur 2.Sauvegarder Démonstration / Exercices Page 26 ... Utilisons le système ! Page 27 Création d’une demande d’achat avec article non stocké  Schéma du processus concerné  Règles de gestion  Transactions à réaliser  Démonstration  Exercices Page 28 4 : Entrez le type d’imputation : K : Centre / F : Ordre 2: Entrez l’article 5 : Entrez la quantité 6: Entrez la date prévisionnel de livraison 3 : Entrez la division Création d’une demande d’achat avec article non stocké ME51N 1: Sélectionner uploads/Management/ hermes-gestion-des-da.pdf