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Les techniques d’achats Animée par : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 Objec

Les techniques d’achats Animée par : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 Objectifs : • Maîtriser les techniques et outils permettant d'assumer avec efficacité les tâches liées aux fonctions achats • S’approprier une méthode simple pour préparer et argumenter toute négociation Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Le processus achats L’achat : Définition et typologie. Rôles et tâches de l'acheteur. L’organisation des achats • Les outils de l’acheteur Les familles d'achats. Le Marketing achat Analyse d'un marché et prix de marché Rédaction d'un cahier des charges. Le choix des fournisseurs et leur évaluation. Le Sourcing Tableau de bord achat • Préparer sa négociation des prix Fixer les objectifs et définir les marges de manœuvres Préparer ses arguments Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Définition de l’achat : C'est "l'acte par lequel une personne physique ou morale obtient un bien ou un service contre le paiement d'une somme d'argent." Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Typologie des achats Pour dresser une typologie des achats, l’acheteur doit connaitre les caractéristiques des produits et service nécessaire au fonctionnement de l’entreprise ainsi que les caractéristiques des fournisseurs auprès de qui il peut acheter. De plus, il devra porter une attention toute particulière aux achats stratégiques qui constituent une source de productivité importante pour l’entreprise. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 Achat de production Achat de fonctionnement - Faibles volumes d'achat entre 20 et 50% - Gros volumes d'achat entre 50 et 80% - Nombre de commandes faible - Nombre de commandes élevé - Nombre restreint de fournisseurs - Grand nombre de fournisseurs - Part importance du CA (80%) - Part faible du CA (20%) Achat stratégique Achat non stratégique Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Rôle de l’acheteur acheter les produits et services dont son entreprise a besoin, en négociant les meilleures conditions de qualité, de prix, de délais et de service après- vente. Une fonction de plus en plus stratégique dans le contexte économique actuel. La fonction achats est transversale et cette caractéristique lui permet d’analyser les besoins de l’ensemble des composantes de l’entreprise. Elle contribue à la coordination, la planification et l’anticipation des besoins : les achats d’aujourd’hui nécessaires aux développements de nouveaux produits seront sans doute les achats de demain pour la production. Ce rôle fédérateur des besoins d’achats dans l’entreprise doit être associé à celui de communiquer. L’information est nécessaire pour mieux définir ou redéfinir les besoins et regrouper les achats. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Rôle de l’acheteur La globalisation et la redéfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la réduction des coûts. De manière générale, la fonction achat a pour mission de : - connaître le marché de l'offre dans son domaine d'activité, - recueillir les besoins et demandes des clients internes, et les centraliser, - déclencher les consultations, - mener le sourcing et le choix des fournisseurs, - négocier les tarifs et les conditions d'achat (livraison, conditions de paiement...), -passer les commandes. La partie réception étant assurée par le service approvisionnement, intégré ou pas. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • L’organisation des achats Les modèles d’organisation de la fonction achats varient selon différents degrés de centralisation et selon les caractéristiques de la catégorie achetée (typologie de produit achetés), ou suivant que l’on adopte par exemple des modèles : Centralisés : l’organisation globale Achats est responsable de la dépense totale des entités/sites, ‘Lead Buyer’: des acheteurs ‘lead’ ont la responsabilité des Achats pour des entités/sites locaux, ou de certaines catégories en coordination avec une équipe centrale, Décentralisés : Achats autonomes « locaux »/entités – pas d’approche commune. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • L’organisation des achats L’environnement actuel est le théâtre d’une centralisation/régionalisation de certains éléments du modèle opérationnel des Achats, une tendance qui se renforce avec la crise, qui se révèle être un terrain propice à un contrôle plus centralisé. L’organisation de la fonction Achats doit alors s’adapter en conséquence : Segmenter la dépense de façon fine : mise à jour des caractéristiques des différentes catégories Achats (local, régional, global), définir les priorités en tenant compte du nouveau mix géographique ; Dans un environnement toujours plus complexe et fragmenté, la fonction Achats doit impérativement poursuivre sa transformation pour continuer à répondre aux besoins de l’entreprise en termes de prix, de qualité, de service, et de développement durable. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 Les outils de l’acheteur Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Les familles d'achats. La famille d'achats est un ensemble cohérent de biens, services ou travaux concourant à la satisfaction de besoins homogènes et de fonctionnalités analogues. La famille d’achat se subdivise en segments (exemple : famille énergie, subdivisée en segments électricité, gaz, charbon, etc.) ; elle représente le sous-ensemble d’une catégorie d’achat. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Le Marketing achat Peut être définit comme étant une démarche à la disposition de l'acheteur, qui lui permet de prévoir et d'intervenir de façon active dans la relation d'échange avec le marché amont afin d'adapter les besoins de l'entreprise aux possibilités du marché ou d'influencer l'offre pour l'adapter à ses besoins dans l'intérêt de son entreprise". Le marketing achat peut être structuré autour de trois étapes principales : Etape 1 : Analyse des besoins internes L'analyse du contexte d'un produit ou d'un sous-ensemble, dès la phase amont du développement, donne à l'acheteur des pistes pour l'étude du marché fournisseur. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Le Marketing achat Etape 2 : Analyse de la situation externe Cette étape conduit l'acheteur à examiner la complexité technique1 et commerciale2 du marché fournisseur. Il lui faut également identifier les autres acheteurs concernés par son marché et apprécier la puissance à l'achat de l'entreprise. Etape 3 : Actions d'ajustement Dans cette phase, l'acheteur joue un rôle, tant sur l'environnement amont, que sur le marché intérieur représenté par l'ensemble des services dont il doit satisfaire les besoins. Il ajuste les besoins de l'entreprise aux possibilités du marché fournisseur et réciproquement. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Le Marketing achat Etape 2 : Analyse de la situation externe Cette étape conduit l'acheteur à examiner la complexité technique1 et commerciale2 du marché fournisseur. Il lui faut également identifier les autres acheteurs concernés par son marché et apprécier la puissance à l'achat de l'entreprise. Etape 3 : Actions d'ajustement Dans cette phase, l'acheteur joue un rôle, tant sur l'environnement amont, que sur le marché intérieur représenté par l'ensemble des services dont il doit satisfaire les besoins. Il ajuste les besoins de l'entreprise aux possibilités du marché fournisseur et réciproquement. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Analyse d'un marché et prix de marché L'intuition et l'expérience peuvent parfois s'avérer utiles, mais la recherche et les faits permettent souvent de brosser une image vraiment juste de votre marché. De plus, les recherches régulières vous aideront à suivre l'évolution de la dynamique de l'économie et du secteur. L'étude de marché peut vous aider à : Cerner les sources d’approvisionnement du marché dans un produits donné, Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Analyse d'un marché et prix de marché Connaitre les concurrents de vos fournisseurs et leurs offres, Mieux peut être comprendre vos fournisseurs et négocier les prix en fonction des offres de leur concurrents Prendre en compte et anticiper les variations économiques et les fluctuations de prix. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Rédaction d'un cahier des charges. Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. En interne, le cahiers des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Rédaction d'un cahier des charges. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l’équipe interne, ce qui en fait un outil fondamental de communication du chef de projet. Le cahier des charges est un document contractuel il fait office de contrat entre le client et le prestataire de service. Animateur : Mme Fatiha KOBBI Le 11 Novembre 2014 • Le choix des fournisseurs et leurs évaluations L’acheteur doit évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude à fournir un produit conforme aux exigences de l'entreprise. Les critères de sélection, d'évaluation et de réévaluation doivent être établis. Mettre en place une méthodologie de sélection et d'évaluation des fournisseurs est tout uploads/Management/ les-techniques-d-achats.pdf