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1 Séminaire de formation Méthodes d’Audit Personnel 2005 2 S O M M A I R E  In

1 Séminaire de formation Méthodes d’Audit Personnel 2005 2 S O M M A I R E  Introduction ►Fondamentaux comptables ►Approche de la démarche d’audit 1. Rappel des objectifs d’audit 2. Revue du contrôle interne 3. Révision des comptes  Conclusion ►Rôle et responsabilité de l’assistant 3 Fondamentaux comptables  Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes IAS/IFRS ►IAS 19 : Avantages du personnel : impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux postérieurs à la période d’emploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite, IFC) Hiérarchie des régimes de prestations : Règle du « corridor » Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ; elle est dispensée à partir du niveau RM ►IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks options et des plan d’épargne d’entreprise. Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées Régimes à cotisations définies Régimes à prestations définies 4 Cycle Personnel 1. OBJECTIFS D’AUDIT 5 DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Fait générateur Personnel fictif Risque social REALITE EXHAUSTIVITE UNICITE BON COMPTE BON MONTANT BONNE PERIODE CONCERNE L’ENTREPRISE Risques généraux 6 Objectifs d’audit OBJECTIFS  Exhaustivité  Sur la bonne période  Correcte imputation  Concerne l’entreprise  Correcte évaluation  Réalité  Information en annexe TRAVAUX Revue du contrôle interne, rapprochement comptabilité - livre de paie - DADS Revue du contrôle interne, test de « cut off » Revue du contrôle interne, méthodes et principes comptables, contrôle sur pièce Revue du contrôle interne Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces Circularisation, contrôle sur pièces Comparaison avec les données auditées (exactitude et exhaustivité) 7 Cycle Personnel 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE 8 2. Revue du contrôle interne 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel 2.2. Principaux intervenants 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final : actualisation du programme de travail 9 2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel ►les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l ’entreprise ►toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées ►toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées ►les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel ►le personnel est payé conformément aux décisions de la direction ►l ’entreprise s ’acquitte normalement des charges sociales et retenues 10 2.2 Principaux intervenants Service trésorerie Service trésorerie Service production Service production Service paie Service paie Service comptable Service comptable Service du personnel Service du personnel  Enregistrement de la paie Embauche et suivi du personnel Calcul des provisions Établissement des paies Saisie des temps  Paiement des salaires  Principaux services intervenants 11 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.3.1. Principales phases du cycle 2.3.2. Revue de procédures 2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires 12 2.3.1. Principales phases du cycle  Respect de la réglementation Le contrôle interne doit garantir que :  Les dispositions de la convention collective, des accords internes à l’entreprise (congés payés, primes, retraites…) sont appliquées.  Les livres légaux (livre de paie, entrées- sorties, main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du travail…) existent et sont régulièrement tenus à jour.  La société respecte bien les règles relatives à l’établissement d ’un bilan social.  Les rémunérations des dirigeants sont conformes aux décisions les concernant. Relever les éventuels variables (primes, avantages, stocks options…) afin d’en contrôler la comptabilisation et la déclaration.  La société est à jour dans le règlement de ses cotisations. 13  Embauche et suivi du personnel Le contrôle interne doit garantir que : Toute décision d’embauche est autorisée par une personne responsable. Chaque embauche donne lieu à la création d’un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié et l’ouverture d’un fichier du personnel. Les dossiers individuels sont mis à jours. Les éléments de la paie et les dossiers individuels sont en adéquation. 2.3.1. Principales phases du cycle 14  Saisie des temps Le contrôle interne doit garantir que :  Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie sont séparées.  L’enregistrement des temps de présence est automatique pour éviter les erreurs humaines ou fraudes éventuelles.  Les relevés d’heures sont établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise habilités n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation des paies.  Un système fiable d’autorisation et de contrôle des heures supplémentaires existe.  Un suivi des absences (vacances, maladie…) formalisé existe (pointage, feuille de présence, fiche individuelle tenue par le chef de service…) et soit transmis systématiquement au service paie. 2.3.1. Principales phases du cycle 15  Établissement de la paye Le contrôle interne doit garantir que :  Le personnel est payé conformément aux décision de la direction.  La réglementation est correctement appliquée (base, taux, horaires, convention collective…)  Un contrôle des calculs est effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier.  Un rapprochement des éléments de paie avec le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi réalisé par les chefs de service soit réalisé périodiquement.  Les éléments variables (primes, indemnités, etc.) sont régulièrement visés par un responsable et concordent avec les termes du contrat de travail. 2.3.1. Principales phases du cycle 16 Enregistrement de la paie Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates. Intervention du département SI 2.3.1. Principales phases du cycle 17  Paiement des salaires Le contrôle interne doit garantir que Le paiement est réalisé par le service trésorerie (indépendant du service paie et comptabilité). Les délais de paiement des salariés et organismes sociaux sont raisonnables. La procédure d’octroi d’avances aux salariés est respectée. 2.3.1. Principales phases du cycle 18  Calcul des provisions Le contrôle interne doit garantir que : Les bases sont correctes et exhaustives. Les hypothèses de calcul sont satisfaisantes (provisions pour IDR ou licenciement) La provision est admise au regard du règlement CRC 2000-06 (restrictions pour la provision pour licenciement…). Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué. La séparation des exercices est respectée : le dispositif de clôture et la procédure d’arrêté doit permettre un recensement des charges à payer à la clôture (notamment, les éléments variables des rémunérations.) 2.3.1. Principales phases du cycle 19 2.3.2. Revue de procédure Les outils Les outils Entretiens Entretiens Tests Tests Flow chart Flow chart Tableaux forces/faiblesses Tableaux forces/faiblesses Recommandations Recommandations Analyse des procédures écrites Analyse des procédures écrites Documentation juridique interne et externe Documentation juridique interne et externe 20 2.3.3. Compétences nécessaires  Compétences nécessaires Exemple: Audit social limité de la SAS X Intervenants Eléments revus Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto- (SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données Juristes Lecture de certains contrats de travail présentant (Magellan) des risques, litiges particuliers (prud'hommes), respect des minima sociaux (rémunérations)… 21 2.4. Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche  Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter ►Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, ►Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence  Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final ►Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision ►Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques 22 Cycle Personnel 3. REVISION DES COMPTES 23 3. Révision des comptes 3.1. Préparation du final 3.2. Travaux de contrôle finaux 3.3. Rédaction d’un mémo de synthèse 3.4. Contrôle de l’annexe 24 3.1. Préparation du final Préparation des circularisations Préparation des circularisations  mise en place d’un tableau de suivi sélection des organismes sociaux et avocats à circulariser préparation et envoi des lettres Anticipation du final Anticipation du final  Transmission d ’une liste des documents à obtenir  Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…)  Mise à jour du programme de travail du final 25 Cycle Personnel 3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX 26 3.2. Travaux de contrôle 3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse 3.2.2. Revue analytique 3.2.3. Comptes des charges 3.2.4. Comptes de bilan 3.2.5. Césure des charges de personnel 3.2.6. Organismes sociaux - circularisation 3.2.7. Litiges - circularisation 27 3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse ►Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale ►Présentation des comptes concernés : ACTIF : 42 - Créances sur le personnel 43 - Créances sur les organismes sociaux PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel 43 - Dettes vis-à-vis des organismes sociaux RESULTAT : 641 - Salaires et traitements 645 - Charges sociales 647 - Autres charges liées au personnel (ticket restaurant…) 28 3.2.2. Revue analytique Objectifs Comprendre uploads/Management/ ma-ad-2005-slides-personnel.pdf