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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES Octobre 2017 As

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES Octobre 2017 Association Burkinabè de Fundraising Pour le développement communautaire Page 2 sur 31 TABLE DES MATIERES Objectif du Manuel de procedures .................................................................................................................. 3 Vie de ce manuel ............................................................................................................................................... 3 CHAPITRE I : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ......................................................................... 4 I. CADRE REGLEMENTAIRE ....................................................................................................................... 4 I.1.Règles générales en vigueur ................................................................................................................. 4 I.1.1.Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité .............................................................. 4 I.1.2.Règle générale relative aux paiements .............................................................................................. 4 II. GESTION DU COURRIER ......................................................................................................................... 5 II.1. Courrier départ ...................................................................................................................................... 5 II.2. Courrier arrivée ..................................................................................................................................... 5 CLASSEMENT DES COURRIERS .................................................................................................................... 5 CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ............................................................................... 6 II.1. Généralités ................................................................................................................................................. 6 II.2. Principes généraux .................................................................................................................................... 6 II.3. Présentation du budget ........................................................................................................................ 6 II.4. Elaboration du programme de travail et du budget annuel ............................................................... 7 II.5. Exécution budgétaire ............................................................................................................................ 7 II.6. Contrôle budgétaire .............................................................................................................................. 9 II.6.1. Suivi quotidien ................................................................................................................................... 9 II.6.2. Suivi mensuel ..................................................................................................................................... 9 II.6.3. Suivi trimestriel .................................................................................................................................. 9 II.6.4. Rédaction des rapports ..................................................................................................................... 9 CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE .........................................................................11 III.1. Cadre Comptable .....................................................................................................................................11 III.1.1. Cadre général du système d’information comptable .........................................................................11 III.1.1.1. Présentation générale ...................................................................................................................11 III.1.1.2. Les principes comptables spécifiques .......................................................................................11 III.2. Plan Comptable ........................................................................................................................................11 III.2.4. Principe de saisie des pièces comptables .....................................................................................13 III.3. Organisation Comptable ....................................................................................................................13 III.4. Guide d’imputation comptable...................................................................... Erreur ! Signet non défini. IV.5. Gestion de la Caisse ...........................................................................................................................19 IV.6. Gestion de la Caisse –approvisionnement de la Caisse .................................................................21 Remarque fondamentale : ..........................................................................................................................22 IV.6.3.Cas d’approvisionnement de la caisse ...........................................................................................22 IV.7. Traitement comptable des pièces de Caisse ..................................................................................22 IV.8. Classement et archivage ....................................................................................................................25 IV.9. Rapports financiers ............................................................................................................................25 Page 3 sur 31 Objectif du Manuel de procédures Le bureau opérationnel de l’Association Burkinabè de Fundraising (ABF) a taillé ce manuel de procédures selon sa taille et ses moyens actuels. Elle compte l’adapter dans le temps en fonction de l’évolution de ses activités et de ses expériences. L’objectif est de permettre à ABF de disposer d’un outil de référence répondant aux normes de gestion et reconnu pour renforcer ses capacités opérationnelles, afin de mieux gérer les projets sous financement propre ou de bailleurs internationaux. Vie de ce manuel Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l'évolution du cadre structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement des opérations au sein de l’Association. La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu au bureau exécutif de ABF dans la conduite des projets et programmes et l’impact de l’évolution de l’environnement sur les méthodes de travail de l’Organisation. Page 4 sur 31 CHAPITRE I : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE I. CADRE REGLEMENTAIRE I.1.Règles générales en vigueur I.1.1. Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité Par définition, quatre niveaux de responsabilité sont appliqués pour toutes les opérations administratives, financières et comptables, dans le cadre du principe général de la séparation des fonctions : - Le Directeur Général (présentement le poste est confié provisoirement à un coach/chargé du management) assume le plus haut niveau de responsabilité du bureau, il valide tous les actes produits par le bureau opérationnel de ABF et du suivi des procédures administratives et financières à tous les niveaux du Bureau Opérationnel. - Le chargé des programmes qui assume la responsabilité de coordonner toutes les actions menées dans le cadre de la poursuite des objectifs de l’Organisation ; il assure la coordination du bureau opérationnel en cas d ’absence de la responsable. - Le secrétaire comptable et chargé des finances : assume la responsabilité de tenir à jour la comptabilité, le suivi et l’exécution du budget, le suivi administratif et de veiller à la bonne gestion administrative, financière et comptable. - Informaticien, chargé des Tics, Webmaster: est garant de l’animation du site www.guidepartenairesabf.org, et chargé des questions de Tics. I.1.2. Règle générale relative aux paiements Par application des bonnes pratiques permettant le renforcement de la gouvernance, de la transparence et de la sécurisation des flux financiers, tous les paiements effectués par l’ABF nécessitent au moins deux signataires légaux. Il s’agit du président et le trésorier pour le compte principal de l’ABF et du directeur général et le chargé des programmes pour le sous compte du Bureau Opérationnel)). Les signataires légaux sont désignés par application de la réglementation des pouvoirs fixée par le Conseil d’Administration de ABF. Ce dernier conférant la responsabilité de gestion au bureau opérationnel tout en gardant son œil de Superviseur de contrôle. Page 5 sur 31 II. GESTION DU COURRIER II.1. Courrier départ Tout courrier sortant doit être enregistré dans le registre « Courrier Départ » Le registre « Courrier Départ » renseignera les informations suivantes : – le numéro attribué au courrier, – la date de départ, – le destinataire– l’objet du courrier, – le nom ou le service de l’expéditeur y inclus l’expéditeur par mail et son email adresse – les éventuelles observations. Les accusés de réception sont matérialisés, soit dans un cahier de transmission. Une copie de chaque courrier officiel doit être conservée par le Secrétaire Administratif pour archive. II.2. Courrier arrivée Tout courrier à caractère privé est directement remis à son destinataire. Les courriers à caractère professionnel sont systématiquement enregistrés au secrétariat sous le nom « Courrier Arrivée »», s’il s’agit d’un mail le courrier est imprimé avec le mail accompagnant. Le registre « Courrier Arrivée » contient les informations suivantes : – Le numéro d’ordre de réception – la date d’arrivée, – la date et le numéro de la correspondance, – l’expéditeur, – l’objet du courrier, – le destinataire. Le secrétaire comptable appose le cachet « ARRIVEE LE » sur le courrier et inscrit la date et le numéro interne attribué au courrier. Tout courrier professionnel reçu devrait être transmis au Directeur Général pour prise de connaissance avant que le Secrétaire Administratif l’affecte aux destinataires. CLASSEMENT DES COURRIERS Dans chaque bureau, chaque responsable est chargé de ses archives. Il adopte sa technique propre à lui Dans le cadre professionnel il est possible de consulter ou de partager les ressources (courriers, documents) entre les membres. – copies des courriers internes (notes de service, PV de réunion etc.), – courriers entrants (ABC, etc.), – courriers sortants Page 6 sur 31 CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE II.1. Généralités La rareté des ressources ainsi que la nécessité de mise en place d’une gestion rigoureuse et transparente impose des règles et procédures adaptées permettant une saine maîtrise des coûts. Par conséquent, l’ABF doit se doter d’outils budgétaires. Ces outils de gestion budgétaire renferment notamment :  Des procédures budgétaires ;  Des dispositions d’exécution budgétaire. La première étape du cycle de préparation du budget consiste à définir au niveau de chaque rubrique budgétaire les orientations stratégiques qui doivent s’inscrire dans le cadre de la mission de l’association, ceci en vue de tester et assurer la cohésion entre les activités et la mission. C’est une étape importante d’où il est nécessaire que chaque Responsable s’implique dans l’identification des besoins, le choix des indicateurs de coûts, l’élaboration du budget, l’exécution du budget, son suivi ainsi que sa revue périodique. L’exécution du budget doit se dérouler dans le cadre des conventions signées avec les différents bailleurs et au présent manuel. L’objectif primordial est d’évoluer vers une utilisation efficace et rationnelle des ressources disponibles, et de faire en sorte que les ressources servent à la mise en œuvre des orientations stratégiques définies par l’association. II.2. Principes généraux . La gestion budgétaire comprend donc trois phases à savoir la prévision, l’exécution et le contrôle.  La prévision budgétaire consiste en l’établissement d’un programme précis en vue d’atteindre de façon quantitative et dans un délai déterminé, un résultat prévu d’avance (prévision dans le temps avec des données physiques et financières) ;  L’exécution budgétaire correspond à la mise à disposition des ressources financières afin de réaliser les programmes et activités prévues ;  Le contrôle budgétaire permet de rapprocher les prévisions des réalisations pour faire apparaître les écarts entre ces dernières. II.3. Présentation du budget Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré. Le Plan d’Action et Budget Annuel (PABA) est élaboré par l’équipe du Bureau Opérationnel, validé et approuvé par l’Assemblée Générale du l’ABF. Le PABA précise les coûts détaillés par :  Axe ; Page 7 sur 31  Objectif ;  Stratégie d’intervention ;  Activité ou action ;  Catégorie de dépenses II.4. Elaboration du programme de travail et du budget annuel II.4.1. Règles de Gestion  Le PABA porte sur une année ;  La préparation du PABA associe les membres de l’équipe du Bureau Opérationnel de l’ABF et les membres responsables pour le développement organisationnel et pour la communication du Conseil d’Administration de l’ABF.  Après la validation du budget par le Conseil d’Administration de l’ABF celui-ci est restitué au bureau opérationnel qui a la charge de mettre en œuvre les projets et programmes du plan d’action en cours. Le conseil par son président et le trésorier veilleront à l’exécution des projets et du budget ; l’équipe opérationnelle comprend :  le directeur général;  le uploads/Management/ manuel-abf.pdf