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Manuel d'organisation Table des matières : Manuel d'organisation ..............

Manuel d'organisation Table des matières : Manuel d'organisation ............................................................................................ 1 Préambule ............................................................................................................ 1 Introduction ....................................................................................................... 1 Pourquoi un manuel d'organisation ? ..................................................................... 1 Périmètre du manuel ........................................................................................... 2 Présentation des cabinets ................................................................................. 2 Réseau / association technique .......................................................................... 3 Politique du cabinet ............................................................................................. 3 Diffusion / Confidentialité du manuel ..................................................................... 3 Le respect des règles professionnelles ...................................................................... 4 Règles générales de comportement ....................................................................... 4 Confraternité ...................................................................................................... 5 Indépendance .................................................................................................... 5 Secret professionnel ............................................................................................ 7 Conflits d'intérêts................................................................................................ 7 Responsabilité .................................................................................................... 8 Organisation et gestion du cabinet ........................................................................... 8 Principes fondamentaux d'organisation du cabinet .................................................. 8 Projet de cabinet .............................................................................................. 9 Revue de direction ........................................................................................... 9 Communication du cabinet ..................................................................................10 Respect de l'environnement ................................................................................10 Principes .....................................................................................................10 Obligation de vigilance ..................................................................................11 Procédures et mesures à prendre en fonction du niveau de risque client .............13 Procédures et mesures de contrôle interne ......................................................14 Formation ...................................................................................................15 Déclaration à Tracfin.....................................................................................15 Surveillance.................................................................................................15 Suivi des temps ..............................................................................................16 Archives ........................................................................................................16 Différend avec un client ...................................................................................16 Interruption d'une relation client .......................................................................16 Accueil...........................................................................................................17 Courrier .........................................................................................................17 Achats ...........................................................................................................18 Honoraires .....................................................................................................18 Impayés ........................................................................................................19 Assurances .....................................................................................................19 Locaux et conditions de travail..........................................................................20 Les ressources du cabinet ......................................................................................20 Définition des fonctions ...................................................................................20 Recrutement ..................................................................................................20 Formation / gestion des compétences ................................................................21 Affectation des équipes aux missions .................................................................21 Documentation ..................................................................................................21 Informatique .....................................................................................................21 Les métiers du cabinet ..........................................................................................22 Présentation des métiers du cabinet .....................................................................22 Acceptation et maintien des missions ................................................................22 Lettre de mission ............................................................................................23 Programmation, orientation et planification de la mission .....................................24 Délégation et supervision .................................................................................25 Réalisation de la mission ..................................................................................25 Documentation des travaux ..............................................................................25 Responsabilité du cabinet .................................................................................26 Surveillance et amélioration du système de maîtrise de la qualité ...............................26 Surveillance ......................................................................................................26 Amélioration continue.........................................................................................27 1 Préambule Introduction Un manuel obligatoire Le code de déontologie des commissaires aux comptes et la norme professionnelle de maîtrise de la qualité font obligation aux cabinets de disposer d'une "documentation appropriée" sur certaines règles essentielles de fonctionnement interne (les moyens mis en œuvre pour réaliser les missions, les règles d'acceptation et de maintien sur les missions, les règles de déontologie appliquées, le contrôle qualité interne, etc.). Concrètement, le cabinet doit mener une "démarche qualité" sur toutes ses missions tant en commissariat aux comptes qu'en expertise comptable. Cette démarche doit être consignée dans un document qui décrit les dispositifs en place pour garantir le respect des règles professionnelles et la qualité des missions, et qui documente les procédures opérationnelles appliquées. Ce manuel répond à cette obligation. Il décrit les dispositifs mis en place par notre cabinet pour garantir le respect des règles professionnelles et la qualité des missions ainsi que les procédures appliquées. ... et utile ! Bien qu'obligatoire, ce manuel ne doit pas être considéré comme un document obligatoire et théorique, mais comme un document pratique, vivant et utile à la vie du cabinet. En effet, au travers de ce manuel, le cabinet présente l'organisation mise en place pour atteindre les objectifs suivants : - s'assurer d'être indépendant des clients - être en mesure d'identifier et d'apprécier les situations susceptibles de présenter un risque lié à une relation avec un client - disposer d'un personnel suffisant en termes d'effectif et dont les compétences sont adaptées à ses missions - disposer de procédures décrivant le fonctionnement du cabinet et vérifier leur application. Ce guide répond donc à l'obligation qui nous est faite et constitue un gage du respect des règles professionnelles et de qualité des missions réalisées. Pourquoi un manuel d'organisation ? Introduction Au-delà des obligations réglementaires de disposer d'un document écrit qui présente les procédures internes, le présent manuel doit surtout permettre à l'équipe de faire connaissance et de s'approprier les règles de fonctionnement de notre cabinet. Ces règles, qui sont présentées dans le manuel, doivent impérativement être comprises et appliquées par chaque collaborateur. Si certaines règles ne sont pas claires, il est essentiel que les collaborateurs interrogent le titulaire afin de se les faire expliquer. 2 Périmètre du manuel Présentation de la structure d'exercice Le cabinet Mauro Michelini de Nice est inscrit à : - l'Ordre des Experts-Comptables, auprès du Conseil Régional de Marseille PACA ; - la Compagnie des Commissaires aux comptes, auprès de la Compagnie Régionale de Aix-Bastia. Le « Studio Mauro Michelini » de Milan est inscrit : - à l’ « Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili » de Milan ; - au « Registro dei Revisori Legali » . Présentation des cabinets Informations générales sur les cabinets NICE - FRANCE Forme juridique : profession libérale Adresse : 33, Boulevard Dubouchage-Résidence Azur 06000 NICE Tél. : 04.93.76.83.16 Port. : 06.08.99.52.40 E-mail : mauro.michelini@michelinimauro.fr Site internet : www.michelinimauro.fr Effectif : 1 VINTIMILLE – ITALIE Forme juridique : profession libérale Adresse : Lungomare Varaldo, 33 – 18039 Ventimiglia (IM) Tél. : 0039-389.68.30.799 Port. : 0039-335.62.55.933 E-mail : mauro.michelini@michelinimauro.it Site internet : www.michelinimauro.it Effectif : 4 Appartenance à l'Ordre des Experts-Comptables et à la Compagnie des Commissaires aux Comptes Dans le cadre de son activité, notre cabinet de Nice est inscrit à l'Ordre des Experts- Comptables 3 - inscription en 1998 auprès du conseil régional de l'ordre de Marseille PACA - numéro d'inscription : 10-00005475-01 De même, notre cabinet de Nice est membre de la Compagnie des Commissaires aux Comptes - inscription en 2007 auprès de la compagnie régionale d'Aix-Bastia - numéro d'inscription : 1100029598 Appartenance à l’« Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili » et au « Registro dei Revisori Legali » Dans le cadre de son activité, notre cabinet de Milan est inscrit à l' « Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili » de Milan - inscription en 1985 - numéro d'inscription : 1903 De même, notre cabinet de Vintimille est inscrit au « Registro dei Revisori Legali » - inscription en 1996 - numéro d'inscription : 68800 Réseau / association technique Membre d'aucun réseau ou groupement Notre cabinet n'est membre d'aucun réseau, d'aucun groupement et d'aucune association technique. Politique du cabinet L'entière satisfaction du client constitue pour notre cabinet un objectif essentiel. Il convient de comprendre ses besoins présents et futurs et de s'efforcer d'aller au-devant de ses attentes. C'est pourquoi, chaque membre de l'équipe doit s'attacher à respecter les instructions présentées dans ce manuel afin de respecter les exigences règlementaires et professionnelles et d'améliorer en permanence le niveau des prestations rendues par le cabinet. Nous demandons à l'ensemble du personnel de s'impliquer dans la démarche qualité du cabinet afin d'assurer la réussite de la politique engagée. Diffusion / Confidentialité du manuel Ce manuel est destiné à être diffusé au sein du cabinet. Ce manuel est confidentiel. Sa diffusion est strictement interdite en dehors des intervenants du cabinet. 4 Le respect des règles professionnelles Règles générales de comportement Mise en œuvre de la déontologie au sein du cabinet La direction du cabinet a notamment la responsabilité : - de définir et de veiller au respect des règles du cabinet en matière de déontologie, - faire évoluer ces règles, si nécessaire. Rappels des textes Les textes qui régissent notre profession nous font obligation de respecter des règles strictes en matière de déontologie afin de garantir nos clients et les tiers de la qualité de nos travaux. Ces obligations s'articulent autour des textes suivants : En tant que commissaire aux comptes : - Le titre II du livre VIII du Code de commerce ; - Le Code de déontologie de la profession de commissaire aux comptes (annexe au décret du 16 novembre 2005 modifié). En tant qu'expert-comptable : - L'ordonnance du 19 septembre 1945 sur la profession d'expert-comptable ; - Le Code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable (publié par décret n°2012-432 du 30 mars 2012). Obligations fondamentales Les codes de déontologie des experts-comptables et des commissaires aux comptes précisent, avec des formulations un peu différentes, que nous devons exercer nos activités avec conscience et honnêteté. Nous devons notamment nous abstenir de tout agissement contraire à la probité et à l'honneur. En pratique, nous devons exercer notre activité avec compétence, conscience professionnelle et indépendance d'esprit. Ces règles qui s'appliquent aux experts-comptables et aux commissaires aux comptes concernent également leurs équipes. Chaque membre de l'équipe doit veiller à : - mettre régulièrement à jour ses connaissances, - ne jamais se placer dans une situation qui puisse diminuer son libre arbitre ou faire obstacle à l'accomplissement de sa mission, - ne pas se trouver dans une situation de conflit d'intérêts, - respecter les textes qui régissent notre activité (normes professionnelles, NEP, codes de déontologie, etc.). En cas de doute, il est important que chaque membre de l'équipe s'adresse à son supérieur hiérarchique pour lui faire part de ses questions ou des difficultés rencontrées. 5 Confraternité Le respect des règles de confraternité fait partie des règles de notre cabinet. En pratique : - Les membres de l'équipe doivent se garder de tout acte ou propos déloyal à l'égard d'un confrère ou susceptible de ternir l'image de la profession ; - Nous devons nous efforcer de résoudre à l'amiable nos éventuels différends professionnels ; - Nous nous refusons de faire des propositions d'honoraires déloyales ; - En matière de commissariat aux comptes, avant l'acceptation d'un nouveau mandat, nous prenons uploads/Management/ manuel-d-x27-organisation.pdf