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INTRODUCTION À LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES Module 4.3 - Contrôle et audit

INTRODUCTION À LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES Module 4.3 - Contrôle et audit internes 1 Définition et composantes du contrôle interne Les contrôles internes de base L’audit interne Un mot sur le PEFA Plan du module 2 • « Le contrôle interne est un processus intégré mis en œuvre par les responsables et le personnel d’une organisation et destiné à traiter les risques et à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation, dans le cadre de la mission de l’organisation, des objectifs généraux suivants: • Exécution d’opérations ordonnées, éthiques, économiques, efficientes et efficaces; • Respect des obligations de rendre compte; • Conformité aux lois et réglementations en vigueur; • Protection des ressources contre les pertes, les mauvais usages et les dommages. » *International Organisation of Supreme Audit Institutions Contrôle interne – définition (INTOSAI*) 3 Contrôle Interne: analyse de la définition (1) Un ensemble de procédures, directives, tâches et comportements destinés à : • (performance) favoriser l’efficacité et l’efficience de l’organisation en lui permettant de répondre adéquatement aux risques de marché, opérationnels, financiers, légaux auxquels elle est confrontée; • (information) augmenter la qualité des informations financières et opérationnelles délivrées à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation; • (régularité) promouvoir le respect des régulations internes et externes applicables dans l’organisation. Contrôle Interne: analyse de la définition (2) Définition largement inspirée par la terminologie anglo- saxonne Ensemble de règles de bonne gouvernance centrées sur l’identification et l’analyse des risques et l’assurance qualité, couvrant l’ensemble des opérations de l’organisation concernée, qu’elle soit publique ou privée • S’inscrit logiquement dans un système budgétaire déconcentré, notion d’autocontrôle du ministère ou de l’agence • Notion intrinsèque à l’idée de responsabiliser les gestionnaires, impliquant la levée des contrôles a priori comme modalité privilégiée du contrôle. Convergence des secteurs public et privé L’approche sous-jacente à la définition de l’INTOSAI est dérivée des standards applicables aux entreprises privées Cette convergence s’explique par l’émergence de problématiques nouvelles et communes: • multiplication des risques opérationnels, financiers et légaux, liés à la complexification des opérations et des modes de financement; • poids croissant des systèmes d’informations et des risques associés; • augmentation des normes en matière de transparence financière; • modernisation des méthodes de management; • réformes budgétaires et comptables. Le contrôle interne comporte cinq composantes interdépendantes: • Environnement de contrôle • Évaluation du risque • Activités de contrôle • Informations et communication • Suivi Les composantes du contrôle interne 7 Pyramide COSO 8 Les 5 composantes du contrôle interne Objectifs Composantes d’un système de contrôle interne efficace (1) • 1. Environnement de contrôle (gouvernance et culture de contrôle) • Établissement, publication et conduite de la stratégie de l’organisation • Présence d’une charte éthique • Règles et pratiques de gestion des RH • Rôle et ressources des services d’audit interne • Fonctionnement du comité d’audit • 2. Evaluation des risques; • Identification complète des risques internes et externes et lien avec la gestion budgétaire Composantes d’un système de contrôle interne efficace (2) • 3. Activités de contrôle des opérations • Existence de procédures et de directives opérationnelles • Délégations et chaîne des responsabilités • Gestion des informations sensibles, contrôles d’accès • Chaîne de contrôle rationnelle (éviter les doublons) • 4. Systèmes d’information et de communication • Procédures et infrastructures supportant les informations opérationnelles (dont indicateurs de performance) et financières • Procédures d’émission des communications externes et internes • 5. Pilotage • Procédures de revue périodique des audits et de mise en place des recommandations L’analyse des risques • Les recommandations relatives à l’identification et à l’analyse des risques comprennent notamment: • La définition préalable des objectifs de l’organisation, et la cartographie de ses activités • L’existence de procédures d’identification et de documentation des risques internes et externes, dans leurs différentes composantes (opérationnelles, financières, RH, légales) et probabilités de réalisation • L’anticipation de mesures correctrices • Un système de revue continue des risques associé à la programmation du budget et au suivi de l’exécution budgétaire. Dans la mesure où le contrôle interne est une procédure mise en place par la direction d’une organisation celui-ci: • Peut permettre de prévenir la corruption au niveau du fonctionnaire/interne • Peut faire baisser une culture de corruption • A un capacité limitée en termes de détection de corruption au niveau politique • A besoin d’être perçu comme faisant partie d’un arsenal contre la corruption. Contrôle interne – et corruption 13 • Le contrôle interne ne peut, en soi, assurer la réalisation de ces objectifs d’ensemble Erreur humaine Contraintes sur le plan des ressources Changement Attitude de la direction Limites 14 Définition et composantes du contrôle interne Les contrôles internes de base L’audit interne Un mot sur le PEFA Plan du module 15 • Procédures d’autorisation et d’approbation • Séparation des tâches (autoriser, payer, enregistrer, examiner): principe du double contrôle, “règle des 4 yeux” • Contrôles des ressources et tenue des registres • Vérifications- évaluation de la situation • Rapprochements (relevés bancaires et livres comptables, entre livres comptables) • Supervision Activités de contrôle 16 1. Budgétisation et comptabilité 2. Recettes 3. Contrôles des dépenses 4. État de paie 5. Avances au personnel 6. Inscriptions du capital et des immobilisations 7. Informatique CONTRÔLES INTERNES CLÉS (1) 17 Budgétisation et comptabilité • Les réglementations financières sont mises à jour et appliquées • Le budget est voté avant le début de l’année • Comptes annuels audités & publiés dans l’année qui suit la fin de l’exercice • Codification/classification des opérations adéquate • Des sanctions sont appliquées si des dépenses sont effectuées hors budget Les recettes • Toutes les perceptions de recettes sont assorties de reçus et immédiatement déposées en banque ou au Trésor • Les recettes collectées concordent avec les relevés bancaires • Un état de toutes les recettes perçues est produit mensuellement Contrôles internes clés (2) 18 Les dépenses • Facture ou reçu conservé pour chaque dépense • Liste de fournisseurs agréés • Soumission compétitive pour les contrats importants • Séparation des tâches – Engagement, ordonnancement<->paiement – Contrôle financier ex-ante (interne au ministère ou centralisé) • Rapprochements bancaires, rapprochements Trésor/payeur et ordonnateur effectués chaque mois Paye • Tous les postes et nominations sont autorisés • Les modifications vérifiées de manière appropriée • Rapprochements entre les données en matière de personnel et de l’état de paie effectuée trimestriellement Contrôles internes clés (3) 19 Avances au personnel • Les avances restant à apurer sont examinées trimestriellement • Les avances restant à apurer sont déduites de la dernière paie Actifs physiques • Examen indépendant réalisé annuellement • Le registre des immobilisations est mis à jour & vérifié annuellement • La vente de tous les biens publics est rigoureusement contrôlée dans le cadre de ventes aux enchères Informatique • Contrôles d’accès – mots de passe • Continuité de service – sauvegarde - anti-virus Contrôles internes clés (4) 20 Définition et composantes du contrôle interne Les contrôles internes de base L’audit interne Un mot sur le PEFA Plan du module 21 Approches: • Inspection ou audit de conformité • Audit de système: vérifie que les contrôles internes fonctionnent correctement et formule des recommandations pour l’optimisation des contrôles En pratique: • Très peu d’unités dans les pays francophones, mais des inspections (souvent faibles) • Les unités d’audits des pays africains anglophones font surtout des audits de conformité. Certaines unités “d’audit” font aussi du contrôle financier ex-ante (dit quelquefois pre-audit) AUDIT INTERNE 22 L’ inspection générale des finances – systèmes francophones • examine les transactions, les comptes et les organismes • conformité – les lois des finances & les réglementations sont-elles respectées ? • rectifie – analyse les problèmes & préconise des changements • rend des comptes au ministère des Finances L’inspection s’assure que tous les comptables respectent les réglementations (si l’audit interne n’est pas effectué au sein du Trésor) Inspections dans les ministères sectoriel (éducation, santé, etc.) 23 Examine le système de contrôle interne Définition « moderne » de l’audit "L'audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée" (Institute of internal auditors) Audit de systèmes (axé sur le risque) 24 • Il est plus simple d’identifier les irrégularités qu’un mauvais contrôle interne • Le champ d’application de l’audit interne devrait inclure tous les systèmes, procédures et lieux des entités • L’audit interne devrait vérifier tous les systèmes de contrôle interne des entités, sa gestion du risque et ses procédures de gouvernance d’entreprise • Doit couvrir les systèmes les plus importants (présentant des risques) chaque année Difficultés d’introduction de l’audit de systèmes (axé sur le risque) 25 • Rend des comptes directement au secrétaire permanent/général ou au ministre Indépendance de l’audit interne 26 Définition et composantes du contrôle interne Les contrôles internes de base L’audit interne Un mot sur le PEFA Plan du module 27 Activités de contrôle. • PI-23 Contrôle des états de paie; • PI-24 Gestion de la passation des marchés; • PI-25 contrôle interne des dépenses non salariales ; • PI-12 Gestion des actifs uploads/Management/ mks-pfm-i-fr-mod-4-3-controle-interne.pdf