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CICR Genève Normes Logistiques 18. 02. 2012 NORMES LOGISTIQUES Adaptées au “Fie

CICR Genève Normes Logistiques 18. 02. 2012 NORMES LOGISTIQUES Adaptées au “Field Supply System” (FSS) 2.2.7 CICR Dernière mise à jour 18. 02. 2012 TABLE DES MATIERES Table des matières 2 1- Introduction 3 Normes Logistiques 1 Logistique médical CICR Genève Normes Logistiques 18. 02. 2012 2- Mise en place et gestion d’un département Logistique 3 2.1 Recrutement des Logisticiens 3 2.2 Gestion du personnel 3 2.3 Passation 4 2.4 Auto évaluation 4 2.5 Gestion de la performance 5 2.6 Mission de Support 6 2.7 Planification de la réponse face aux imprévus et aux urgences 7 2.8 Déploiement d’urgence et mise en place de nouveaux services 7 3- Gestion des commandes 10 3.1 Réapprovisionnement du stock sur les sites assistés 10 3.2 Mesures pour minimiser la distorsion des demandes 11 3.3 Traitement des commandes des clients 11 3.4 Prévisions et planification collaborative 13 3.5 Réapprovisionnement du stock dans les entrepôts du CICR 14 3.6 Gestion des pénuries et des ruptures de stocks 16 3.7 Tenu et archivage des registres 17 4- Achat 18 4.1 Achat local d’urgence 18 6- Gestion des entrepôts 19 6.1 Planification du réseau de l’infrastructure 19 6.2 Choix des sites et des infrastructures pour les entrepôts 19 6.3 Configuration des entrepôts 21 6.4 Mise en place d’une chaîne du froid 23 6.5 Gestion des entrepôts 25 6.6 Réception et Rangement 26 6.7 Stockage et Manipulation 27 6.8 Préparation d’une commande, emballage et chargement 29 6.9 Gestion des articles de la chaîne du froid 31 6.10 Sécurité incendie 33 6.11 Elimination des articles médicaux indésirables 35 7- Expédition 39 7.1 Contrôle de la température pendant le transport sur le terrain 36 10- Statistique et rapports 36 10.1 Rapports statistiques 36 Abréviations et acronymes 40 INTRODUCTION Ces normes Logistiques visent à • encourager et à renforcer l’utilisation des procédures Logistiques à la norme du CICR. • résumer les plus importantes informations du ‘’ Logistics Field Manual’’ du CICR. • fournir des détails supplémentaires que le ‘’ Logistics Field Manual’’ du CICR ne donne pas.  servir de référence rapide pour le travail quotidien des logisticiens sur le terrain. • servir d’outil pour la formation du (nouveau) personnel Logistique. Normes Logistiques 2 Logistique médical CICR Genève Normes Logistiques 18. 02. 2012 Chaque norme est autonome, et si possible, les contenus sont présentés dans l’ordre dans lequel les opérations ou les activités sont exécutées. 2.1 Recrutement des logisticiens  Le recrutement et la formation des employés de la délégation doivent être la première priorité pour le personnel expatrié. Des employés de la délégation compétents et qualifiés sont la clé pour une gestion Logistique réussie. Le grand nombre d’entrepôts médicaux à travers le monde ne permet pas d’affecter le personnel expatrié à tous les entrepôts. La taille de plusieurs entrepôts est très petite pour justifier l’affectation d’un personnel expatrié.  Evaluer les besoins du personnel en fonction de la charge de travail. Considérer la moyenne ainsi que le maximum de charge de travail et prendre en compte les autorisations d’absences (congés annuels et de maladie, formation etc.).  Fournir à l’Administrateur une fiche de poste mise à jour. La une fiche de poste sera utilisée par l’Administrateur pour faire une annonce du poste vacant. Il est important de recruter du personnel selon des exigences spécifiques et claires.  Les qualifications professionnelles en Logistique et en service de santé sont importantes mais d’autres aptitudes, compétences et attitudes sont au moins aussi important. Les candidats doivent être qualifiés et compétents dans leur profession, avoir une bonne maîtrise de l’écrit et de l’oral de la langue utilisée par la délégation, être lettrés, avoir des compétences en mathématique, avoir une bonne maîtrise de l’ordinateur, avoir des compétences analytiques, être capable d’identifier les problèmes, avoir un sens des priorités et être capable d’organiser leur travail et d’exécuter les tâches de manière autonome. Le personnel doit être honnête, digne de confiance, ponctuel, précis, consciencieux et respectueux des règles et procédures. La flexibilité, l’adaptabilité, la capacité et la volonté à travailler sous pression, l’ouverture d’esprit ainsi que l’intérêt et la capacité à d’apprendre sont aussi importants. Le personnel devra être motivé, engagé, enthousiaste, montrer et prendre des initiatives ainsi que travailler avec décision, détermination, constance et ténacité. La volonté de travailler dur et au-delà des heures légales (en cas d’urgences), l’esprit d’équipe et la volonté de suppléer un membre de l’équipe sont importants.  Une formation de professionnel de la santé est souhaitable mais moins important que des compétences Logistiques, analytique, organisationnel et informatique. S’il y a un choix à faire, il est plus facile familiariser un personnel compétent et engagé (de préférence avec une expérience en Logistique) avec les articles de Santé plutôt que d’apprendre à un professionnel de la Santé les aptitudes requises pour la gestion Logistique.  Evaluer les candidats très soigneusement avant l’embauche. Prenez le temps pour interviewer autant de personnes nécessaire et soyez sur d’évaluer leur compétence en informatique. Examiner minutieusement le personnel durant leur période d’essai et n’hésitez pas à recruter quelqu’un d’autre en cas de doute. La plupart des membres du personnel travaille pour le CICR pendant plusieurs années et plus tard les changements (mutation ou démission) deviennent malaisés.  Evaluer le recrutement du personnel au sein du département Logistique, des autres départements et des sous-délégations. Le personnel ayant travaillé pour le CICR à l’avantage que des informations crédibles sur leur performance sont disponibles. Ils connaissent le CICR et ses procédures (Logistiques) et cela nécessite moins de formation.  Embaucher tout personnel qui susceptible d’avoir une promotion future au sein de la structure. Le personnel engagé pour des postes moins importants devrait avoir le potentiel pour la formation et à assurer des postes élevés à l’avenir (par exemple les aidemagasiniers avec le potentiel de devenir magasiniers).  Assurez-vous que les postes correspondent au grade de la fonction. Les membres du personnel doivent être capables d’assumer leur responsabilité dès le début et ne pas recevoir un grade bas durant la période d’essai. Evitez l’incohérence de niveau des membres du personnel (par exemple les membres du personnel avec la même responsabilité et la même ancienneté mais de niveau différent).  Assurez-vous que chaque nouveau membre du personnel reçoive une description poste officielle. Essentiel pour l’évaluation et pour tenir le personnel responsable de leur performance et de toute lacune.  Prendre le temps pour orienter et pour former le nouveau personnel. 2.2 Gestion du personnel  L’Administration est responsable de toutes les questions relatives à l’emploi du personnel.  Inclure tous les membres du personnel dans un organigramme. Faire des schémas clairs et déterminer les relations concernant la supervision et le reporting.  Assurez-vous que le personnel qu’il faut est disponible. N’hésitez pas à demander plus de personnel si la charge de travail augmente. Mais évitez aussi d’en abuser s’il s’agit d’une augmentation momentanée de la charge de travail ; vu qu’il sera difficile de renvoyer le personnel permanent qui sera engagé quand la charge de travail diminuera.  Assignez des tâches bien définies et des responsabilités à chaque membre du personnel. S’assurer qu’à chaque tâche est assignée à une personne et évitez les chevauchements. Mettre à jour les fiches de poste immédiatement si les devoirs et les responsabilités changent.  Assurez-vous que chaque membre du personnel a une fiche de poste officielle et signée. Cela concerne les employés de Délégation aussi bien que le personnel expatrié. Les employés ne doivent pas seulement avoir une copie dans leur dossier, mais aussi avoir leur propre exemplaire.  Assurez-vous que chaque membre du personnel peut être supplée par un autre membre du personnel. Cela garantit la continuité du travail et permet à chaque membre du personnel faire la passation l’un à l’autre, si les absences sont planifiées.  Etablir un tableau de service d’urgence. Déterminez les membres du personnel qui doivent être disponibles en cas d’urgence et ayez une liste de contact.  Contrôler l’assiduité du personnel.  Tenir chaque jour de brèves réunions matinales. Consulter le registre des ‘’RO’’ chaque matin et déterminer les envois à prendre, à emballer et à expédier à la cour de la journée. Améliorer la coordination en informant chaque membre du personnel de ce que leurs collègues feront aux cours de la journée. Normes Logistiques 3 Logistique médical Recrutement Gestion du personnel CICR Genève Normes Logistiques 18. 02. 2012  Organiser des discussions approfondies chaque semaine sur diverses questions. Même si le personnel ne demande pas de réunion, les problèmes surviennent à tout moment. Il est mieux de les régler très tôt avant qu’ils ne s’amplifient.  Planifier les congés annuels. S’assurer que les congés sont repartis sur toute l’année et qu’on aura le personnel suffisant tout le temps.  Contribuer au développement de votre personnel Encouragez la participation aux cours institutionnels et à la formation professionnelle. Soyez flexible en leur accordant des permissions pour réaliser leur participation à des séances de formations privées, mais avec l’accord de l’administration. Mettez à leur disposition les livres recommandés pour la formation et comme référence.  Assurez-vous de la disponibilité du ‘’Logistics Field uploads/Management/ normes-logistiques.pdf