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  Nom et Prénom________________________________________________ Classe_______________________________________________________ Etablissement fréquenté_________________________________________ PAR Mme NGA N. MARGO GISELE PETP/ACA   O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 2 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 2 Objectifs du cours d’O.T.A : - Distinguer les différents organes de la structure de l’entreprise afin de se situer dans le cadre où s’effectue le travail administratif : - Déterminer le rôle de l’information, dans le traitement des activités administratives ; - Distinguer les différentes organisations de l’information (ordres, procédés et niveaux de classement) ; - Déterminer l’importance du classement des informations dans les activités administratives. Chapitre 1 : LA FONCTION ADMINISTRATIVE DANS L’ENTREPRISE……………………………………………………………………………………… …… 2 Chapitre 2 : L’ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL ……………………………………………………………………………………………………………. 7 Chapitre 3 : L’INFORMATION, MATIERE D’ŒUVRE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF…………………………………………………………………….. 11 Chapitre 4 : LA COMMUNICATION…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… 15 Chapitre 5 : CODIFICATION FONCTIONNELLE DE L’INFORMATION…………………………………………………………………………………… ……… 18 O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 3 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 3 Chapitre 6 : LE CLASSEMENT………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………. 23 Chapitre 7 : LES ORDRES PRINCIPAUX DE CLASSEMENT………………………………………………………………………………………… ……………. 26 Chapitre 8 : LES ORDRES DERIVES DE CLASSEMENT………………………………………………………………………………………… …………………. 33 Chapitre 9 : LES PROCEDES DE CLASSEMENT………………………………………………………………………………………… ……………………………. 39 Chapitre 10 : LES DOSSIERS……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………. 44 Chapitre 11 : LES RELATIONS ET LES COMPORTEMENTS DANS LES GROUPES DE TRAVAIL……………………………………..…..………… 47 O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 4 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 4 Objectifs Distinguer les fonctions d’une entreprise ; Distinguer les liaisons entre les services ; Identifier les activités de la fonction administrative. Leçon 1 : la connaissance de l’entreprise. Leçon 2 : la fonction administrative. LEÇON 1 : LA CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE. I. DEFINITION ET ROLE DE L’ENTREPRISE A. Définition La notion d’entreprise est très précise et nous pouvons retenir les deux définitions ci-après : O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 5 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 5 L’entreprise désigne le lieu où le travail des hommes s’organise afin d’agir sur la nature pour en obtenir des résultats utiles. L’entreprise peut aussi être définit comme un ensemble organisé et hiérarchisé d’hommes, de matériels et de capitaux dont l’activité est de produire des biens et des services en vue de satisfaire un public moyennant paiement. La hiérarchie est le classement des personnels d’une entreprise selon leur rôle, leurs fonctions, leur autorité. Remarque : dans l’entreprise, les hommes n’ont pas le même rang, les mêmes pouvoirs. Les hommes sont disposés en paliers avec au palier supérieur les décideurs et au palier inférieur les exécutants. Voilà pourquoi l’on parle d’un ensemble hiérarchisé d’hommes. La structuration implique l’ordre et l’organisation qui interviennent dans le classement des hommes dans une entreprise. B. Rôles de l’entreprise L’entreprise joue deux rôles essentiels :  Le rôle social  Le rôle économique. 1. Le rôle social de l’entreprise L’entreprise est une cellule sociale. A ce titre, son rôle social lui impose trois impératifs majeurs : - Au niveau des salariés ; - Au niveau des clients ; - Au niveau de l’environnement. a) Au niveau des salariés Les activités d’une entreprise sont nombreuses et variées. Pour effectuer les différentes tâches liées à ces activités, l’entreprise a besoin de main-d’œuvre. Elle va donc recruter du personnel (cadres, agent de maîtrise, employés, manœuvres) et lui offrir de bonnes conditions de travail (salaires décents, bureaux confortables, informations utiles, outils et matériels de travail adéquats). L’entreprise est par conséquent créatrice d’emplois. Son rôle social ici consiste à réduire, voire éradiquer ( supprimer ) le chômage . Elle offre des formations, et permet l’insertion des salariés dans l’entreprise. Elle mène donc une politique sociale envers son personnel. L’entreprise a pour mission d’éduquer ses employés. Elle doit de ce fait, élaborer et faire respecter un code de bonne conduite, une éthique qui enseigne l’honnêteté, la confiance (sincérité), la loyauté (fidélité), l’équité, la transparence (clarté), la recherche du bien-être individuel et collectif. b) Au niveau des clients Toutes les stratégies de l’entreprise mettent en avant la recherche du profit. Pour réaliser ce profit, l’entreprise doit soigner sa clientèle. C’est la raison pour laquelle l’entreprise fait du client un roi. O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 6 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 6 Un des rôles sociaux de l’entreprise est de livrer au public des produits ou services sains, de bonne facture. On parle alors d’entreprise citoyenne. Fort de cette épithète, l’entreprise a une finalité sociale essentielle car elle se soucie des problèmes de société, elle se responsabilise envers la société et les pouvoirs publics. L’entreprise citoyenne est celle qui place l’intérêt de l’être humain devant toute autre préoccupation. L’entreprise doit être au service de l’homme et non le contraire. c) Au niveau de l’environnement L’entreprise doit non seulement améliorer la qualité de vie au travail, mais elle doit aussi rénover le cadre environnemental dans lequel elle est située. Elle doit participer à des activités sociales et communautaires, aux actions d’intérêt général : construction des écoles, des dispensaires, des routes. Elle participe à l’aménagement du territoire par ses implantations (succursales, agences). L’entreprise doit assurer le bien-être de ses employés en intégrant dans son exploitation le respect de l’environnement : Le traitement des eaux usées, La réduction des gaz émis, Le reboisement. 2. Le rôle économique de l’entreprise L’entreprise, est un acteur économique fondamental dans l’économie de type libéral. Son objectif est de produire des biens et des services pour réaliser un profit. Son rôle économique est par conséquent déterminant. L’entreprise : Identifie et satisfait l’essentiel des besoins de la société, Crée de la richesse et distribue des revenus, Crée des emplois. En effet, l’activité des entreprises crée de la valeur ajoutée qui est ensuite distribuée aux actionnaires, aux salaires, aux créanciers, à l’Etat. L’entreprise est ainsi, une source de richesse qui se mesurent par : - Les ventes des produits et services ; - Les bénéfices ; - Les salaires versés aux salariés ; - Les intérêts versés aux banques ; - Les impôts versés à l’Etat. II. LES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE Dans l’entreprise, les activités sont regroupées en fonctions. Celles-ci sont accomplies dans des cadres appelés services. Une fonction est un ensemble d’activités orientées vers un même but. L’entreprise comprend six fonctions essentielles qui sont : La fonction financière, La fonction commerciale, La fonction sécurité, La fonction comptable, La fonction technique, La fonction administrative. 1. La fonction financière, O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 7 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 7 Activité 1 : Combien d’entreprise y a-t-il dans votre communauté ? Citez les actions sociales menées par ces entreprises. La fonction financière regroupe toutes les activités qui visent à rechercher et à mettre à la disposition de l’entreprise, au moindre coût et dans les délais impartis, les moyens financiers dont elle a besoin. 2. La fonction commerciale, La fonction commerciale rassemble toutes les activités de promotion, d’étude des marchés, d’achat et de vente des produits de l’entreprise. 3. La fonction sécurité, La fonction de sécurité regroupe tous les procédés permettant la protection des hommes, des biens et services de l’entreprise. 4. La fonction comptable, La fonction comptable concerne la facturation des entrées et sorties des biens et services de l’entreprise. Elle s’occupe des inventaires des biens et service au sein de l’entreprise. 5. La fonction technique, La fonction technique rassemble toutes les méthodes de fabrication et de mise sur pied des produits, de la transformation des matières premières en produit fini ou semi-fini. 6. La fonction administrative. La fonction administrative qui nous intéresse dans le cadre de ce chapitre, regroupe toutes les activités de collecte, de tri, de traitement, de stockage et de diffusion de l’information. EXERCICE D’APPLICATION LEÇON 2 : LA FONCTION ADMINISTRATIVE. O.T.A / 2nde STT. MAGUY NNNNNNNNNTYTYY Page 8 Organisation du Travail Organisation du Travail Page 8 A. GENERALITES Rappelons que l’entreprise dispose de 6 fonctions essentielles : fonction technique, financière, comptable, sécurité, commerciale et administrative. FAYOL (ingénieur Français) dit la fonction administrative qu’elle est plus importante que les 5 autres fonctions. Pour FAYOL, chacune des 5 autres fonctions effectue des activités qui relèvent du travail administratif (rechercher, trier, collecter, rédiger, classer, transmettre…). C’est la raison pour laquelle chaque direction ou service est doté d’un secrétariat, c'est-à-dire un bureau qui s’occupe de la correspondance, du classement de documents et des communications. La fonction administrative à travers les activités administratives, saisit, collecte, traite et diffuse vers chaque poste de travail, les informations indispensables à son bon fonctionnement et à la prospérité économique et sociale de l’entreprise. B. OBJECTIF DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE L’objectif de la fonction administrative est d’apporter au moment opportun à l’ensemble des opérateurs et décideurs les connaissances fiables nécessaires à l’exécution de leur tâche et à la prise de décision. Par conséquent, le rôle de la fonction administrative est de définir les informations pertinentes et utiles pour l’entreprise, de les saisir, de les collecter, de les transformer, de les conserver afin d’en assurer la restitution et la diffusion le moment venu auprès des autres fonctions de l’entreprise. C. LES ACTIVITES DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE L’activité administrative consiste uploads/Management/ ota-2nde-stt-5.pdf