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GERER UN PROJET AVEC MICROSOFT-PROJECT CHAPITRE 3 : Planification et Assignatio

GERER UN PROJET AVEC MICROSOFT-PROJECT CHAPITRE 3 : Planification et Assignation Des Ressources Aux Activités Les ressources d’un projet sont constituées de tous les éléments nous permettant de réaliser notre projet. Une bonne planification de ces ressources sur Ms-Project nous permettra de mieux gérer l’équipe du projet et surtout les ressources qui nous sont alloués. Souvenons-nous que dans un environnement ou les ressources sont de plus en plus rare, l’un des rôles du planificateur est de proposé une séquences d’activité qui permet une utilisation efficace et moins coûteuse des ressources alloués au projet. Il ne suffira donc pas à ce niveau de simplement lister les ressources et leurs caractéristiques et de les assigner aux activités mais d’abord de s’accorder avec l’équipe des différents types de ressources disponibles, de la façon avec laquelle elles sont consommées, de leurs compétences et ainsi que de leurs efficacités Il existe trois types de ressources:  LES RESSOURCES DE TRAVAIL Elles comprennent : Les individus Les individus identifiés par leurs noms ex: Jean, Paul … Les individus identifiés par leurs titres ex: Directeur commerciale … Les groupes d’individus ayant des aptitudes techniques identiques Ex : informaticien, électricien Les équipements Les équipements peuvent être les engins, les véhicules…  LES RESSOURCES MATERIELLES Elles comprennent tous ce qui est consommés tout au long du projet. Ex : papier, encre, sable, fer. ..  LES RESSOURCES DE COUTS Ces types de ressources sont utilisés pour représenter le coût financier associé à une activité le voyage, la formation ou les repas Pour planifier les ressources, on va dans la vue des ressources (tableau des ressources) Les informations à remplir lors de la planification des ressources sont les suivantes: Le nom de la ressource qui peut être une personne, un groupe de personne ayant les mêmes qualifications, un individu représenté par son titre, un équipement, un matériel, ou une ressource de coût. Le type de ressources: (travail, matériel, coût) Le groupe auquel la ressource appartient. Une ressource peut appartenir au groupe des manœuvres des, des cadres, de la coordination …etc. L’unité maximale qui représente la quantité de temps qu’une ressource va consacrer à la tâche. Cent pourcent signifie que la ressource utiliseras tout son temps disponible pour effectuer la tâche ou elle est assigner. Cinquante pourcent signifient que la ressource n’affectera que la moitié de son temps à la tâche. Notons que ces unités ne sont disponibles que pour les ressources de travail (people and Equipment) Le taux de salaire standard qui représente le coût de la ressource: elle est donnée par unité de temps pour les ressources de travail et par coût unitaire pour les ressources matérielles. En ce qui concerne les ressources de coût, leurs coûts est entrées lors de leurs assignations aux activités. Le taux de salaire pour les heures supplémentaires (coût par heure supplémentaire) Le moment ou la ressource serras payer(Allocation) Une ressource peut nécessiter les fonds en début de l’activité (début); au fur et à mesure que le travail avance (proportion); ou encore à la fin (fin) Le calendrier de la ressource: chaque ressource à un calendrier qui peut être différents de celles des autres ; en effet, si pendant la préparation du cadre de travail il a été prévue par exemple un calendrier spéciale basée sur les horaires de nuit, les ressources nécessaires pour ces tâches doivent être planifié avec ce calendrier afin de pouvoir rendre compatible les heures de disponibilité de la ressource et celle de l’activité. On peut entrer des informations supplémentaires sur une ressource ou encore y ajouté un document ou même un lien internet pour le faire, on procède de la même façon que avec les activités. Tous ces liens apparaîtrons ensuite à côté de l’activité pour laquelle elle a été définit dans le Gant Chart. Si non, dans le menu insert, cliquer colonne sélectionner indicateur et valider ASSIGNATION DES RESSOURCES NECESSAIRES AUX ACTIVITES Préalable à l’assignation des ressources aux activités. WORK=DURATION*UNITS TRAVAIL=DUREE*UNITE Le travail représente la quantité de travail effectué sur une activité c’est le résultat de la multiplication entre la durée et l’unité. La durée représente la quantité de temps nécessaire à l’accomplissement de la tâche. L’unité représente le nombre de ressources assignés sur une activité. Si deux informaticiens sont assignés à temps plein à l’activité installer le serveur, le pourcentage d’assignation est de deux cent pour cent et cela signifie que l’unité est égale à deux. Supposons par exemple que ces informaticiens installerons le serveur en une journée de 8h de travail la quantité de travail crée par cette assignation serras de 8*2=16h de travail. La durée représente la durée de temps nécessaire pour l’accomplissement de la tâche. Il ne faut donc pas confondre la quantité de travail et la durée de l’activité. L’assignation des ressources aux activités est une tâche délicate, c’est une source de conflits sur les délais du projet. Avant de commencer ce travail il est important de comprendre qu’il existe deux catégories de tâches; la tâche pilotée par l’effort et les tâches non piloter par l’effort. Les tâches les tâches piloter par l’effort sont des tâches qui nécessite la même quantité d’effort (de travail) quelques soit le nombre de ressources qui seront augmenté sur l’activité. Les tâches qui ne sont pas piloté par l’effort sont des tâches dont la quantité de travail change lorsque des ressources y sont augmentées. Il est préférable de régler Ms-Project pour qu’il définisse toutes les tâches en tâches piloté par l’effort. On le fait en cochant la case « nouvelle tâche piloté automatiquement » dans l’onglet générale du menu option. En plus de ces deux caractéristiques c’est-à-dire pilotée par l’effort et non pilotée par l’effort, les activités peuvent être: À durée fixe ; dans ce cas, la durée de l’activité est fixe quelques soit les ressources qui y sont ajouté. À unité fixe ; dans ce cas les unités d’assignation des ressources sur une activité restent inchangées même si le travail ou la durée de l’activité est modifié. À travail fixe ; cette situation est pratiquement la même que celle d’une tache dirigé par l’effort. Dans ce cas la quantité de travail reste constante. Supposons l’activité dispenser un cours. Le cours est dispensé par deux enseignants et dure trois heures de temps pendant lesquelles chaque enseignant à une heure et demi. La quantité de travail ici est donc de 3*2=6h. Cette activité est dirigé par l’effort car la quantité de travail restera constante quelques soit le nombre de ressource augmenté par la suite. Le nombre d’heure de cours étant fixé à trois heures, cette activité est aussi à durée fixe. S’il arrive donc qu’une ressource supplémentaire est assignée à cette tâche, elle dispensera une heure de cours sur les 3 et on verra le pourcentage d’assignation de chaque ressource varier, la quantité de travail et la durée du cours restant constant. Supposons maintenant un voyage en avion de 4 heures. Il doit se faire par deux pilotes à temps plein si un troisième pilote est ajouté il fera aussi 4h heures de vol comme les autres pilotes.la quantité de travail passeras de 8h à 12h et le pourcentage d’assignation de chaque ressource serras toujours de cent pour cent. Il s’agit ici d’une activité non dirigée par l’effort et à unité fixe. On peut dès à présent affectées les ressources aux activités. Pour ce faire, on doit affecter toutes les ressources nécessaires pour l’accomplissement d’une tâche au même moment et chaqu’une suivant son type (humaine, matériel…) et cela pour plusieurs raisons : On ne saurait affecter une ressource humaine et une ressource matériel simultanément car la ressource humaine utilise la ressource matérielle pour effectuer la tâche on devra donc dans ce cas d'abord assigner toutes les ressources humaines et ensuite les ressources matérielles et plus tard les ressource de coût si nécessaire. Il existe une différence entre le fait d’assigner une ressource de travail ensuite une autre et le fait de les assignés au même moment. Car en assignant d’abord une seule ressource, le logiciel considère qu’elle est la seule prévue pour le travail ; lorsqu’on assigne alors la suivante, il considère que celle-ci vient cette fois aider la première. Suivant le type d’activité le travail est alors partagé entre les deux ressources. Etape d’assignation des ressources aux activités Pour assigner des ressources à une activité, on sélectionne l’activité, dans le menu ressource, on clique sur affecter les ressources. La fenêtre d’affectation des ressources apparait. On sélectionne les ressources à assigner et on clique sur affecter. On peut ensuite ajuster le pourcentage d’assignation et ensuite entré le coût de la ressource s’il s’agit d’une ressource de coût. On peut ouvrir la fenêtre d’assignation en faisant un clic droit sur l’activité ou en allant sur l’onglet ressources de la boîte de dialogue d’information sur les ressources. L’assignation des ressources aux activités peut créer un problème de sur- allocation des ressources et de modification des durées planifiés. Une erreur lors de l’assignation des ressources aux activités peu créer une modification des durées planifiées. Pour examiner les causes des modifications, sélectionner l’activité uploads/Management/ planification-et-assignation-des-ressources-aux-activites.pdf