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CONTRÔLE INTERNE AU SEIN DES SFD DRS-SFD Novembre 2012 SOMMAIRE 1. Rappel du ca

CONTRÔLE INTERNE AU SEIN DES SFD DRS-SFD Novembre 2012 SOMMAIRE 1. Rappel du cadre réglementaire  Principes 2. Portée et Limite du CI  Etendue du CI  Indépendance  Incompatibilités 3. Diligences du CI 4. Dispositif de CI 5. Organisation spécifique aux SFD constitués sous forme de Sociétés 6. Organisation spécifique aux IMCEC 7. Organisation spécifique aux structures faîtières 8. Types de rapports prévus dans la Surveillance Interne  Revue de la Circulaire n°001292 du 28/11/2011 9. Sanctions prévues par la loi 2008-47 du 03 Septembre 2008 RAPPEL DU CADRE REGLEMENTAIRE Titre 3, chapitre 3 de la loi 2008-47 du 03 Septembre 2008 Elargissement de l’obligation de contrôle interne à tous les SFD Article 113 de la loi: Toute union, fédération, confédération est chargée d’assurer le contrôle sur pièce et sur place, des opérations des institutions qui lui sont affiliées et de ses organes financiers au moins une fois l’an. (al. 1 et 2) Spécifications des modalités d’organisation du contrôle interne par l’Instruction 17-12-2010 de la BCEAO, notamment les incompatibilités de fonction, l’indépendance, les niveaux et domaines de contrôle, les différents types de rapports à produire et à transmettre aux autorités de contrôle. PRINCIPES • Ensemble des mécanismes par lesquels le SFD surveille les risques avant, pendant et après les opérations. • Processus dynamique permettant de s’assurer que les opérations se déroulent en appliquant de bonnes pratiques. • Ensemble de dispositifs qui servent à assurer la maîtrise des activités et des risques du SFD. • Vérification de la conformité des opérations réalisées par le SFD et de l’organisation avec les dispositions législatives, réglementaires et prudentielles en vigueur; • Surveillance de la qualité de l’information comptable et financière, notamment les conditions d’enregistrement, de conservation et de disponibilité des données; • La prévention, détection et gestion des risques; • La protection des ressources humaines, de la clientèle et des actifs de l’institution; • La vérification du respect de la conformité des procédures avec les dispositions de la loi uniforme sur la LBC/FT. PORTEE ET LIMITES DU CONTRÔLE INTERNE ETENDUE DU CONTRÔLE INTERNE Article 17 alinéa 2 du décret: Pour l’exercice de sa mission, l’organe de contrôle peut faire appel à toute personne ressource et a accès à tous renseignements qu’il juge utiles. Article 37 de la loi: Le contrôle interne porte sur tous les aspects touchant à l’organisation et au fonctionnement des institutions, conformément aux textes législatifs, réglementaires, statuts et règlements les régissant. Les organes et les structures chargés de la surveillance et du contrôle ont droit, dans le cadre de cette mission, à la communication, sur leur demande, de tous documents et informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, sans que le secret professionnel ne leur soit opposable INDEPENDANCE Renforcement du principe de l’indépendance du service de contrôle à travers son rattachement à l’organe de contrôle; Article 25 de la loi: Stricte séparation entre l’organe d’administration et de gestion et l’organe de contrôle. Instruction 17-12-2010 • Indépendance organisationnelle et fonctionnelle de la personne ou du service auquel est confiée la fonction de contrôle. • Prérogatives étendues quant au champ de ses interventions et à la communication des données des autres structures du SFD. INCOMPATIBILITES Article 42 de la loi: Les fonctions d’inspecteur, de contrôleur interne ou d’auditeur interne sont incompatibles avec toute activité ou tout acte de nature à porter atteinte à son indépendance, ainsi que toute activité de vérification des états financiers durant le même exercice, au sein d’une même institution. Article 19 du décret: Ne peuvent être membre de l’organe de contrôle: les membres d’organes d’administration et de gestion les personnes recevant, sous une forme quelconque, un salaire ou une rémunération de l’institution, de ses structures ou du réseau; les personnes liées aux catégories de personnes visées aux points précédents. DILIGENCES DU CONTRÔLE INTERNE Article 17 du décret: L’organe de contrôle est habilité à entreprendre toute vérification ou inspection des comptes, des livres et opérations de l’institution et de faire appel à toute personne ressource. Gestion de l’épargne, du crédit et des engagements par signature Rapprochement entre l’inventaire comptable et extracomptable du portefeuille au moins une fois par trimestre. Système d’information et de documentation La piste d’audit du système de CI permet: reconstituer les opérations dans l’ordre chronologique justifier toute information par une pièce d’origine expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre. Les éléments de la piste d’audit doivent être conservés pendant dix (10) ans au moins DILIGENCES DU CONTRÔLE INTERNE Surveillance prudentielle: Elaboration et tenue, à jour, d’un document précisant l’organisation, les objectifs du CI et les moyens destinés à assurer cette fonction (ce document fait partie des procédures internes de l’institution); DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE Obligation pour les SFD de se doter: plan d’affaire triennal ou quinquennal; procédures et techniques appropriées de gestion des risques; dispositif de suivi budgétaire; outils de mesure, de prévision et de simulation afin de tester la vulnérabilité et la sensibilité du SFD aux chocs internes et externes; un système fiable et performant de reporting aux autorités de contrôle; un code de déontologie; un dispositif de LBC/FT conformément aux dispositions légales et réglementaires. DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE Obligation de mettre en place un dispositif de contrôle adapté: Hiérarchique ou non Individuel ou collectif Assimilable à une autorisation ou une validation CA ou organe assimilé, tenu de veiller à la mise à jour des politiques et procédures écrites de contrôle indispensables pour une gestion saine et prudente des activités du SFD. Copies des manuels de procédures de vérification, d’audit et d’inspection doivent être transmises au MEF, à la BCEAO et à la Commission Bancaire pour les SFD art. 44 DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE Pour chacun des risques quantifiables auxquels est exposé le SFD, CA ou organe équivalent fixe des limites globales dont le caractère adéquat est revu périodiquement. • CA ou organe équivalent veille à la séparation des tâches incompatibles (la manipulation des valeurs, l’enregistrement, l’autorisation des opérations, leur vérification et l’inspection) • Limites opérationnelles par la Direction ou la gérance qui s’assure en permanence de leur respect. DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE • Directeur ou gérant met en place un dispositif de contrôle interne couvrant toutes les structures du SFD et l’ensemble des risques auxquels l’institution de microfinance est exposée: • Permanence, cohérence et efficacité du système de contrôle interne • Sensibilisation du personnel sur l’importance et l’intérêt des contrôles (notamment à travers une formation adaptée et un enrichissement des tâches). • Contrôle interne doit être rattaché au CS pour les IMCEC et au CA ou organe compétent pour les autres structures pour en assurer l’indépendance ORGANISATION SPECIFIQUE AUX SFD CONSTITUES SOUS FORME DE SOCIETES Obligation de mettre en place un comité d’audit qui a pour attributions: Examen de l’organisation du système de CI et le suivi de son évaluation ainsi que l’appréciation du dispositif de maîtrise des risques de crédit et des risques opérationnels; Participation à la sélection de commissaires aux comptes et l’examen des conclusions de leurs travaux; Analyse de la conformité des principes comptables appliqués avec les normes en vigueur; Examen approfondi des comptes annuels avant leur présentation au CA. ORGANISATION SPECIFIQUE AUX IMCEC NIVEAUX DE CONTRÔLE Article 38 de la loi Les organes et les structures chargés de la surveillance et du contrôle au sein des SFD peuvent recourir à toute assistance technique en vue de les aider à accomplir efficacement leur mission. Les agents intervenant dans le cadre de l’assistance technique peuvent être admis, à leur demande ou sur l’initiative des dirigeants, à participer à des réunions des organes de l’institution. Article 16 du décret Les membres de l’organe de contrôle sont élus par l’AG parmi ses membres. L’organe de contrôle est chargé de la surveillance de la régularité des opérations de l’institution, du fonctionnement des autres organes et du contrôle de la gestion. ORGANISATION SPECIFIQUE AUX IMCEC Article 6 du décret: Obligation aux SFD constitués sous forme de sociétés coopératives ou mutualistes, de se doter d’un organe de contrôle. Obligation au CS de se doter, de procédures écrites et à jour relatives à l’évaluation des aspects du fonctionnement de l’institution: Efficacité du contrôle interne; Politiques et pratiques financières (épargne, crédit, gestion financière et budgétaire, politiques de placement et d’investissement; Comptabilité; Caisse; Aspects de gestion administrative; Politiques et pratiques coopératives. ORGANISATION SPECIFIQUE AUX STRUCTURES FAITIERES Le CS doit s’assurer que les services de la structure faîtière sont contrôlés au même titre que les entités affiliées; Le CI doit également porter sur les états financiers combinés du réseau; Les services chargés du contrôle interne des réseaux doivent identifier les indicateurs de prévention et de détection des risques des SFD qui doivent servir à alimenter leur tableau de bord. TYPES DE RAPPORTS PRÉVUS DANS LA SURVEILLANCE INTERNE Voir Circulaire n°001292 du 28 Novembre 2011 RAPPORTS PERIODE DELAIS SUPPORTS Programme Annuel Indicatif N Au plus tard le 15 Janvier de l’année N Electronique Rapport Global sur le Bilan du Programme d’Inspection N-1 Au plus tard le 31 Janvier de l’année N Electronique Rapport de Contrôle Général ou Global N-1 Au plus tard dans les 6 mois suivant la uploads/Management/ presentation-du-controle-interne-drssfd.pdf