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Clients : QUESTIONNAIRE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Code : Folio : Exercice : Collabo

Clients : QUESTIONNAIRE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : I- Informations de base : Nature des stocks Par lieu si nécessaire Valeur approximativ e % Support inventaire permanent Date prise d’inventair e Nom(s) du ou des responsables Fonction dans l’entreprise 100 Nom et niveau de(s) auditeur(s) intervenant : Clients : QUESTIONNAIRE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : Questions Évaluation des procédures Vérification du fonctionnement II- INSTRUCTIONS : 1. Les inscriptions écrites sont-elles établies et transmises : a) Au responsable de l’établissement des comptes ? b) Au personnel participant à l’inventaire physique ? c) Aux auditeurs ? 2. Est-ce que les instructions sont satisfaisantes et suffisamment claires pour le personnel participant ? 3. Ces instructions sont-elles explicitées oralement avant le démarrage de l’inventaire ? 4. Est-ce que tous les lieux de stockage et tous les types de stocks sont couverts par le comptage ? En particulier est ce que les procédures pour le traitement des stocks en transit, des stocks détenus par des tiers ou pour le compte de tiers, et des stocks endommagés, à écoulement lent ou invendables sont correctes ? III- RANGEMENT ET IDENTIFICATION : 1. Le découpage des lieux de stockage par sections, et le rangement des stocks, permettent ils d’effectuer les comptages avec facilité ? 2. L’accès aux locaux est-il limité à des personnes autorisées ? 3. L’identification des stocks est-elle faite ? (Par exemple : étiquettes) 4. Est-ce qu’il y a un système de double comptage ? 5. Dans le cas d’une différence entre les quantités constatées lors des doubles comptages, est ce que la procédure pour détermination de la quantité à retenir est satisfaisante ? Clients : QUESTIONNAIRE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : Questions Évaluation des procédures Vérification du fonctionnement 6. Est-ce que les fiches ou feuilles de comptage sont prénumérotées et affectées par section de comptage ? IV- PERSONNEL ET SUPERVISION : 1. Est-ce que les équipes de comptage sont composées d’au moins une personne indépendante du service approvisionnement et n’ayant pas des responsabilités sur les magasins, les fiches de stock ou le kardex ? 2. Les personnes faisant partie des équipes de comptage ont- elles les connaissances techniques nécessaires pour bien identifier les stocks ? 3. Au cas où la réponse à la question est « non », est ce qu’on peut avoir confiance dans les quantités relevées par les équipas de comptage ? Pourquoi ? 4. L’attribution des responsabilités concernant les sections devant être couvertes par chaque équipe a-t-elle été faite ? 5. Les numéros des fiches ou feuilles de comptages attribuées, les numéros des feuilles (fiches) utilisées et rendues vierges au Responsable de l’inventaire sont-ils suivis ? 6. L’ensemble des opérations est-il effectué sous la supervision d’un responsable indépendant de la garde et de l’enregistrement des stocks ? 7. Cette personne contrôle t-elle que tous les stocks ont été comptés ? Clients : QUESTIONNAIRE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : Questions Évaluation des procédures Vérification du fonctionnement V. COMPTAGE ET ENREGISTREMENT : 1. Les techniques de comptage à appliquer sont-elles bien définies pour les différents articles (Peser, mesurer, compter) ? 2. Les contenus des cartons et autres emballages sont-ils vérifiés, ou procède t-on uniquement par le relevé des quantités indiquées sur les étiquettes ? Considérer la nécessité de prélever des échantillons pour vérification (Produits chimiques, vins…) 3. Les heures de début et de fin de comptages sont-elles fixées ? 4. L’enregistrement des quantités est-il fait de manière à ne pas pouvoir être modifié ? 5. Les feuilles de comptage sont-elles signées par l’équipe et le responsable de chaque section ? VI. INFORMATIONS POUR ETABLIR LA PROPRIETE DES STOCKS ET EFFECTUER L’ARRETE COMPTABLE 1. Les entrées et les sorties des stocks sont-elles faites sur la base de bons d’entrée et de bons de sorties prénumérotés ? 2. Si la réponse à la question est « oui », relever les numéros des derniers bons d’entrée et bons de sortie avant l’arrêté comptable et les numéros des premiers bons d’entrées et bons de sorties après l’arrêté comptable. 3. Au cas ou la réponse est « non », quels sont les moyens mis en place pour déterminer la propriété de tous les stocks faisant objet des comptages ? Clients : Questionnaire d’inventaire physique Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : Questions Évaluation des procédures Vérification du fonctionnement 4. En fonction des éléments de réponse à la question précédente, relever les informations nécessaires. Sinon consulter le responsable de l’inventaire et trouver une solution, ou avertir le chef de mission. 5. Les mouvements des stocks d’un lieu de stockage à un autre ont-ils cessé pendant la prise de l’inventaire physique ? 6. Relever les informations nécessaires pour vérifier que les stocks faisant l’objet des mouvements ne sont pas comptés deux fois ou omis entièrement – numéros des bons de production, d’entrée de matière et fournitures en production, etc. 7. Est-ce qu’il y a des expéditions faites directement par les fournisseurs aux clients ou aux sous-traitants ? 8. Est-ce qu’on a relevé les informations nécessaires pour vérifier que l’enregistrement dans les stocks de ces expéditions directes est correct ? Relever les dernières expéditions avant et les premières expéditions après l’inventaire physique. 9. Est-ce qu’il y a comparaison entre les entrées et les sorties sur les fiches de stock et les bordereaux de réception et d’expédition, pour vérifier que les dates des derniers mouvements avant l’inventaire et les dates des premiers mouvements après l’inventaire correspond bien ? 10. Est-ce que les articles reçus en consignation ont été identifiés et comptés séparément ? 11. A-t-on demandé des confirmations pour les stocks détenus par des tiers ? 12. Les articles déjà vendus et facturés dont le client assure le transport, et qui se trouvent toujours stockés dans l’entreprise, ont-ils été identifiés et comptés ? 13. La société s’est-elle mise d’accord avec les clients sur les stocks appartenant aux clients mais détenus par elle ? Clients : Questionnaire d’inventaire physique Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : Questions Évaluation des procédures Vérification du fonctionnement VII- COMPARAISON AVEC LES FICHES DES STOCKS ET PROCEDURE SUIVI : 1. Les comptages sont-ils comparés avec les fiches de stock par des personnes autres que les magasiniers et les équipes de comptage ? 2. Les raisons de différences entre les quantités comptées et les quantités sur les fiches de stock sont-elles recherchées ? 3. L’ajustement des fiches de stock en raison d’une différence importante est-il approuvé par un responsable autre que le magasinier ? 4. Une liste récapitulative de toutes les différences constatées lors de l’inventaire physique est-elle dressée et communiquée aux responsables des services Financiers et de Production. VIII- PROCEDURES D’AUDIT : 1. En plus du travail nécessaire pour répondre aux questions posées ci-dessus, l’auditeur doit effectuer les contrôles suivants pour pouvoir porter un jugement sur la saisie des stocks : 2. Suivre les équipes de comptage. Compter en même temps qu’elles et noter si les équipes font bien leur travail. 3. Surveiller les mouvements de stocks pendant l’inventaire. Rechercher les raisons de ces mouvements et s’assurer que l’inventaire n’est pas faussé en conséquence. 4. Sélectionner un certain nombre de produits emballés et vérifier que le contenu correspond bien en quantité et qualité à l’étiquette. Vérifier le résultat avec les comptages faits par les équipes de comptage. Clients : Questionnaire d’inventaire physique Code : Folio : Exercice : Collaborateur : Date : Questions Évaluation des procédures Vérification du fonctionnement 5. En fin d’inventaire : a) Sélectionner un certain nombre d’articles à partir des feuilles de comptage, les compter partout où ils sont stockés, et confronter le résultat avec les comptages faits par les équipes. b) Faire un tour dans tous les lieux de stockage et déterminer si tous les stocks ont été comptés. c) Faire attention aux stocks qui semblent être en mauvais état, et vérifier que si ce fait a été relevé par les équipes de comptage, et signalé aux responsables. d) Vérifier si toutes les feuilles de comptage attribuées ont été retournées par les équipes de comptage. e) Vérifier par sondage que les feuilles de comptage précisent clairement les unités de comptage. Conclusions générales du responsable du contrôle de l’inventaire physique. Avis sur la saisie de l’inventaire physique : ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Recommandations à faire pour l’amélioration des saisies les exercices suivants : (éventuellement renvoi à lettre de recommandation) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Date : Signature : Observations du directeur du cabinet : ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Date : Signature : uploads/Management/ questionnaire-inventaire-physique.pdf