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Rapport d’Audit Qualité interne Audit N° 01 /R/DQV/2017 : SIKASSO Agence commer

Rapport d’Audit Qualité interne Audit N° 01 /R/DQV/2017 : SIKASSO Agence commercial de Bougouni, Centre de Transmission de Bougouni, centre réseaux de Bougouni. Sites Fermés : Ouéléssébougou ; Sélingué ; Sido ; Yanfolila Processus : Tous les PS Pilote:Youssouf SANGARE :Point Focal du SMQ Date de Retour d’audit : 18 -19 -20 Sept 2017 Réf. : RAI Version : 08 Page 1 sur 9 Date d’émission : ……./17 OBJECTIFS DE L’AUDIT & CONTEXTE (Cette partie décrit les objectifs de l’audit et précise le contexte de l’audit (audit, retour d’audit…) - Respect des exigences du SMQ de SOTELMA-SA - Actions correctives issues des constats des audits précédents PERIMETRE DE L’AUDIT (Cette partie précise les entités ainsi que les processus/activités audités)  Agence Commerciale de Bougouni ; Centre Réseaux de Bougouni ; Centre Transmission de Bougouni.  Sites Fermés : Ouéléssébougou ; Sélingué ; Sido ; Yanfolila. REFERENTIELS & DOMAINES PRIORITAIRES (Cette partie précise le référentiel d’audit (Norme ISO9001/2015, procédures internes,…) ainsi que les domaines prioritaires) Référentiels :  Norme ISO 9001 v 2015  Informations documentées du SMQ  Exigences contractuelles Domaines prioritaires :  Ecoute Client et traitement des réclamations (PS Ecoute)  Qualité du réseau (PS MAD)  Etat de fonctionnement des équipements Techniques et des sites fermés (PS MAD, PS AAL) EQUIPE D’AUDIT Responsable d’audit : TOURE Fadimata TRAORE Auditeur(s) : Drissa KONE NECESSITE DE RETOUR D’AUDIT Oui Non (L’équipe d’audit statuera sur la nécessité d’un retour d’audit en fonction des résultats de l’audit) VALIDATION DU RAPPORT D’AUDIT RESPONSABLE DE L’ENTITE QUALITE Visa Date :…………..2017 X Dates des audits précédents (sur 12 mois glissants) Audit externe : Novembre 2016 (Visite de renouvellement) Audit interne : du 03 au 08 Juillet 2017 Suivi des actions issues des audits précédents ACTIONS ETAT DATE DE CLOTURE OBSERVATIONS Actions issues de l’audit Externe L’amélioration de l'efficacité du système de management de la qualité en utilisant les objectifs qualité n’est pas démontrée : Les objectifs sont établis sans prendre en considération les résultats des années passées. Ouvert Sur les fiches de maintenance mensuelle des panneaux solaires et régulateurs solaire, les valeurs de la tension mesurée sont reportées, absence des références et seuil de bon fonctionnement servant à comparer les valeurs trouvées et juger de leur conformité. Ouvert Absence de planification des dates de réalisation des actions suite à audits précédents de LRQA. La date rapportée sur la fiche correspond la date effective de la réalisation compète des actions [DR SIKASSO]. Ouvert Il conviendrait de déployer l’outil de gestion (CRM, Recouvrement) en tableau de bord à évaluer périodiquement et entreprendre des actions le cas échéant. Ouvert L’organisme doit de façon adaptée pourvoir à la formation pour acquérir les compétences nécessaires. Réalisé Actions issues de l’audit Interne Les obligations de vérifications de certaines installations sont définies en nombre d’intervention mais pas en fréquence. Ce qui ne garantit pas la conformité aux exigences produits (ex : dans le contrat de Etimex il est spécifié que la vérification des extincteurs soit faite 02 fois par an mais pas d’intervalle de la fréquence/ voir les articles 29 et 32 du contrat 01/2016 Etimex) Réalisé 100% 19/09/17 Tous les extincteurs ont été vérifiés Les produits non conformes ne sont ni isolés, ni traités Réalisé 100% 19/09/17 Au magasin les produits non conformes ont été isolés L’environnement de travail sur les sites audités ne répond pas aux engagements cités dans la politique Qualité et pose des risques éventuels sur les équipements, les produits et les hommes. Ouvert Le suivi des objectifs de la qualité n’est pas assuré. Très faible maitrise du calcul et de l’interprétation des indicateurs de performance Faible exécution des plannings de maintenance Ouvert Les actions nécessaires en lien avec les actions correctives ne sont pas planifiées. Le JAM ne fait l’objet de mise à jour régulière (constats d’audits non renseignés ou actions réalisées non reportées) Ouvert Le JAM du Chef d’agence n’a pu être consulté ce jour. Absences d’informations documentées justifiant que les prestations externalisées sont sous le contrôle du SMQ Réalisé 100% 19/09/17 Le contrat du prestataire STTT existe à Bougouni contrat N° 70/2016 /Sotelma du 3/11/16 Raccordement provisoire de Câble 16 FO ; Fiche d’entretien du GE du 1/07/17 Contrat 001/2016/sotelma ; ETIMEX date d’entretien le 3/07/17. Les actions faces aux risques et opportunités ne sont pas démontrées Ouvert Mauvaises conditions de travail dans les Agences Visitées Ouvert Aucune trace de dérangement n’existe à l’Agence de Bougouni alors que des dérangements ont été enregistrés chez le réseau. (Constat fait lors de l’audit précédent) Les informations documentées ne sont pas correctement servies en vue d’une évaluation suffisante de la maitrise des opérations de suivi et relève des rangements. L’annexe 8 fichier de suivi journalier des dérangements a été abandonnée au profit d’un registre dont les colonnes sont non adaptés à celle de la dite fiche (absence des colonnes délai de relève et plage de relève sur le registre Réalisé 100% 19/09/17 Un registre a été mise en place pour le suivi des dérangements signalés au niveau de l’Agence. L’environnement de travail sur les sites audités ne répond pas aux engagements cités dans la politique Qualité et pose des risques éventuels sur les équipements, les produits et les hommes. Ouvert Une nouvelle Agence est disponible a Bougouni depuis 2014, mais la devanture de l’Agence n’est pas aménagée (fossé à ciel ouvert) rendant l’Agence non fonctionnelle depuis 02 ans. Il n’a pas également de câblage de la prise Internet dans le nouveau bâtiment dédié au commercial. Synthèse de l’audit Résultats de l’audit en chiffres : Catégorie des constats Nombre Non-Conformités majeures 00 Non-Conformités mineures 01 Corrections à apporter 04 Pistes de progrès 02 Points forts 03 Constats d’audit N° du Constat Chapitre de la norme/ points vérifiés Informations documentées (Exigence interne/ Règlementaire)* Process us Entité Catégori e du constat PF, PP, CAP, NC Description du constat Preuve(s) du constat de la NC** Risque(s) associé(s)*** Responsable de l’action corrective 01/Boug/SF/ 17 5.1.1(b) Leadership et engagement PS DIR Centre Transmission Centre Réseaux PF Bonne réceptivité du personnel suite à la fixation de nouveaux objectifs qualité et ainsi qu’à la communication de la Politique Qualité 02/Boug/SF/ 17 7.1.5 Pr maitriser les dispositifs de surveillance et de mesure PS MAD Centre Transmission Centre Réseaux PF Tous les appareils de mesure ont été étalonnés Metrix et Combiné d’éssai, prochaine date le 03 /08/2018. 03/Boug/SF/ 17 7.1.3 7.5 Infrastructure Informations documentées PS DIR Sites Fermés Ouelessebougou , Sélingué, Sido et Yanfolila PF Sur tous les sites fermés visités les cahier de bord existe. Toutes les informations sur les maintenances des différents équipements sont bien enregistrées. 04/Boug/SF/ 17 7.5 Informations documentées PS SAV Centre Réseaux Bougouni PP La fiche d’Avis de passage chez le client n’est pas renseignée au niveau du centre. Chef de Centre réseau Bougouni 05/Boug/SF/ 17 7.1.4 Environnement pour la mise en œuvre des processus DERANOR CI PS DIR CI PS AAL Sites fermés Sélingué, SIDO, Yanfolila PP Sélingué : l’équipement 2G de SIEMENS doit être dégagé ; Remblayer la cours et faire une clôture pour protéger les câbles Hauban ; Remplacer l’ampoule de Balisage PS AAL PS MAD Yanfolila : Désherbage des alentours de l’antenne. SIDO : La cours est à moitié remplie de gravier, Les équipements sont bien entretenus. 06/Boug/SF/ 17 6.2/9.2.2/ 10 0bjectif Qualité PR « dynamique d’amélioration » PS DIR PS MSQ PS AAL Centre Transmission Centre Réseaux CAP JAM mal renseigné au niveau des deux centres, les constats des audits passés étaient enregistrés en parti ; l’indicateur taux de relève de dérangement dégradé en janvier 83,33% n’était pas enregistré dans le JAM. Chef s des Centres 07/Boug/SF/ 17 7.1.2 Procédure « Gérer le recrutement » Pr « Gérer la mobilité » PS MRH CI PS DIR Agence Commerciale Bougouni CAP L’agent nouvellement affecté à l’agence de Bougouni n’avait ni bureau ni ordinateur le jour de l’audit. PS MRH 08/Boug/SF/ 17 6.1 Politique Qualité (actions face aux risques et opportunités) Centre réseau Bougouni Centre Transmission Bougouni CAP Les actions faces aux risques et opportunités ne sont pas démontrées. Chefs des Centres 09/Boug/SF/ 17 7.1.4 CI PS Direction PR « Gérer la maintenance préventive d’énergie, de climatisation et de système de détection d’incendie » PS DIR/ PS AAL/ PS MAD Sites Fermés Ouéléssebougou , Sélingue, SIDO, Yanfolila CAP Oueléssébougou : manque d’extincteurs sur le site (salle de redresseur et salle d’équipement de FO) ; 4ampoules sont coupées ; la dernière date de maintenance n’était pas inscrite dans le cahier de bord. S’élingue : PS AAL/ PS MAD Chef de Centre Trans 10/Boug/SF/ 17 7.1.3 Politique Qualité (assurer la disponibilité des ressources requises) PS DIR PS AAL Agence Bougouni/ Site Fermé de Ouéléssébougou NC mineure L’environnement de Travail sur les sites audités ne répond pas aux engagements cités dans la politique qualité Bougouni : Une nouvelle Agence en cours de construction depuis 2014 n’est pas fonctionnelle faute de câblage de la prise Internet dans la salle, pas de mobiliers de bureau ; dans la cours les poteaux utilisés pour les guides de câbles lors de la construction du nouveau bâtiment uploads/Management/ rapport-de-retour-d-x27-audit-bougouni-et-sites-fermes-sept-17-pdf.pdf