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A Monsieur le Directeur Général de L’institut Pasteur Objet : synthèse relative

A Monsieur le Directeur Général de L’institut Pasteur Objet : synthèse relative au rapport de base réalisé par l'IGF au niveau de l'IPA. Monsieur ; Par le présent document, J’ai l'honneur de vous transmettre les principales recommandations, ainsi qu’une synthèse reprenant tous les réserves, observations et remarques qui ont été formulées et consignées dans le rapport établi par l’équipe d’inspection de l IGF lors de son passage a l'IPA en 2021. Principales recommandations: A la lumière des constatations consonées dans le rapport de l IGF, la mission a formulée les principales recommandations suivantes: - Elaborations des procédures internes de gestion. - Assainissement du fichier des immobilisations (régularisation du patrimoine). - Revoir le fonctionnement de la Direction des Approvisionnements et de la Direction commerciale. - Encourager la production en améliorant les procédures de production et de conditionnement des vaccins humaines et vétérinaires. - Opter pour une mise a niveau de la production actuelle a travers l’amélioration de son efficacité et l’élargissement de la gamme des produits biologiques a traves le développement de nouveaux créneaux. - Eviter la perte de change, considérée comme perte sèche, en maitrisant les plannings de livraison et les délais de paiement. - Instaurer une coordination entre la Direction des Approvisionnements charge des achats et celle de la commerciale chargée de la livraison ainsi qu’avec la DFC chargée du paiement et de recouvrement. - Revoir le mode de financement prévu par l’instruction N01 du 01/02/2012. Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur General, l'expression de mes salutations distinguées. Synthèse Rapport IGF 2021 Page 1 I.EXAMEN DE L'ASPECT ORGANISATIONNEL ET DISPOSITIF DU CONTROLE INTERNE Site Structure Observations 1. Evaluation de l’organisation mise en place  Une lenteur a été constate pour l’application des modifications recommandées par le C.A voir résolution N01 du 31/07/2013 (page 03).  Création de certaines structures sans quelles soient prévues par l’organigramme (page 03).  Chevauchement de mission entre la direction commerciale et la Direction des Approvisionnements (page 03).  Chaque structure (Direction et différentes laboratoires et Antennes) procède à l’établissement de leur propre bon de commande (page 03).  Certains laboratoires se trouvent en situation d’inactivité totale (page 03).  Absence de la nomenclature des postes et des fiches de poste (page 03).  Des postes d’encadrements ne sont pas prévues dans l’organigramme (page04).  L’instabilité dans le maintien dune composition unique du Conseil d’administration sur le même mandat (page 04).  Non respect du décret exécutif n 94-74 érigeant L IPA suite a la non désignations des deux 02 membres choisis parmi la communauté scientifique nationale /ou internationale par le conseil scientifique (page04).  Ecart constate entre la date de signature de la décision N 79 portant nomination des membres du conseil scientifique et sa date d’effet. (page 04). Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger DG DG DG DG Divers DG DG DG DG DG Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever A justifier Reserve à lever Reserve à lever A expliquer Reserve à lever A expliquer 2. Evolution du dispositif de contrôle interne 2.1 Faiblesses lies aux activités de contrôle:  La composition humaine de la cellule audit est insuffisante en nombre et en matière de compétence (page 04).  Le programme d’audit n’est pas supervise et approuve par la Direction Générale (page 04).  Absence de suivi et de la prise en charge des recommandations émises par la structure d’audit (page 04).  Absence des tableaux de bord et le contrôle de la structure des frais et charges (page04). Alger Alger Alger DG DG DG Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Synthèse Rapport IGF 2021 Page 2 2.2 Faiblesses lies a la mise en place des procédures internes de gestion:  Absence de certaines procédures de gestion écrites (page 05).  Absence dune procédure de maintenance préventive (page 05).  Non-respect de certaines procédures de gestion (page 05). 2.3 Faiblesse liées au système d’information:  Les annexes et les antennes ne sont pas liées à la Direction Générale (page 05).  Le système d’information ne permet pas l’intégration de la gestion électroniques des documents et la consolidation des données (page 05).  Le logiciel SAGE duplique plusieurs codes pour le même client ce qui augmente le risque d’erreur (page 05).  Le logiciel de traitement comptable ne permet pas l’édition directe des états financiers (page 05).  Certaines interfaces du logiciel informatique ne sont pas liées (page 05).  La gestion des congés n’est pas prise en charge par le logiciel informatique (page 05).  Inexistence d’un système informations intégré reliant tous les systèmes mise en place (page 06). Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever II.EVOLUTION DE LA GESTION DES MOYENS HUMAINES ET MATERIELS  La nomination de Mr HARRAT ZOUBIR au poste de Directeur General na pas respecte les conditions de nomination exigées par les dispositions es articles (04 et 14) du décret N94-94 du 30 mars 1994 (page 06).  Non-respect de la calcification de certaines employés par rapport a la calcification prévues Alger Alger DG DG A expliquer A justifier Synthèse Rapport IGF 2021 Page 3 1. Evolution de la gestion des moyens humains par la convention collective, notamment le niveau d’instruction exigé (page 06).  Recrutement des cadres déjà mise a la retraite (page 07).  Il est mis fin de fonction de certains cadres avec rétrogradation de l’échelle (de 17 a 15) en contradiction avec l’article N69 de la convention collective (page 07).  Non-respect de l’article N39 de la loi N90-11 du 21/04/1990 relative au travail par rapport aux reliquats de congés (page 07).  Absence d’un plan annuel prévisionnel de recrutement (page 07). 1.1 Gestion de rémunérations:  Absence du contrat du cadre dirigent en poste de Directeur Général (page 07).  L’octroie de la prime de caisse en faveurs des employés qui n’occupent pas le poste de caissiers (page 07).  Non-respect de la convention collective concernant la recalcification de Mr HARRAT ZOHIR suite a son départ a la retraite (pat 08).  Non-respect de l’article N02 de la convention collective par la résolution du CA N04 de la 21/mars2021 portante régularisation de la situation des primes relatives aux enseignants chercheurs Hospitalo-universitaires (page 08).  l’octroie de l’indemnité de qualification en faveur des employés qui n’ouvrent pas droit (page 08). 1.2 En termes d’action de formation:  le règlement intérieur ne tient pas compte des taches et les missions, ainsi que le fonctionnement de la commission de la formation (page 08).  L’institut ne bénéficie pas de l’avantage aux actions liées à la formation professionnelle et a apprentissage (page 08).  Les formations à l’étranger ne sont pas validées par la commission de formation scientifique conformément a l’article N26 du règlement intérieur (page 08). Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG A justifier A justifier A justifier Reserve à lever A expliquer A justifier A justifier A justifier A justifier Reserve à lever Reserve à lever Synthèse Rapport IGF 2021 Page 4 Alger DG Reserve à lever 2. Evaluation de la gestion des moyens matériels 2.1 le parc roulant:  Absence de décisions des affectations des véhicules (page 09).  Défaut d’établissement des carnets de bord des véhicules de en service (page 09).  l’affectation au ministère de la sante de deux (02) véhicules (page 09). 2.2. la gestion du carburant:  absence dune procédure écrite encadrant la gestion du carburant (page 09).  Les registres retraçant les mouvements des carburants durant la période allant de 2019 jusqu’a 2021, ne sont pas cotés ni paraphés et comportes des ratures et des surcharges (page 09).  Le registre de carburant ne retrace pas dune manière systématique le stock restant (page 09).  Le relevé kilométrique concernant les véhicules du parc n’est pas porte au registre du carburant (page 09). 2.3. l’activité de maintenance de matériels:  Défaut établissement dune politique et d’un programme de maintenance préventif du matériels (page 09).  Défaut de la mise à jour du dossier historique des équipements en matière de travaux de maintenances, de déplacement et de Transfer (page 09).  Absence d’un recensement des équipements scientifiques et de production (page 09).  Absence d’un logiciel ou d’un registre retraçant les travaux de maintenances curative (page 09).  L'existence d’un (01) seul ingénieur en électronique charge de la maintenance de l’ensemble des équipements (page 09). Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger Alger DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG DG Reserve à lever Reserve à lever A expliquer Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve à lever Reserve uploads/Management/ synthese-rapport-igf.pdf