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TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Audit des Achats Master

TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Audit des Achats Master 2 Audit et Contrôle de Gestion ; IFACE/FASEG 2016 TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Sommaire Contexte Chapitre I : Concepts du Contrôle Interne et Méthodologie de l’Audit des achats I. Aspect conceptuels du contrôle interne I.1 Principe de base du CI I.2 Aspects du contrôle interne au sein de la direction de l’approvisionnement II. Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des approvisionnements II.1 Généralité sur la fonction achat II.2 Les services Intervenant dans le processus achat II.3 L’organisation typique de la direction des approvisionnements Chapitre II : Audit du cycle Achats Fournisseurs I. Connaissance des Opérations II. Evaluation du contrôle Interne III. Contrôle des Comptes Master 2 Audit et Contrôle de Gestion ; IFACE/FASEG 2016 TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Contexte : Mieux acheter suppose une parfaite maitrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs. De ce fait le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut être faite. L’Entreprise ne peut maitriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée. Pour mieux permettre à l’entreprise de bien cerner les risques afférents à ses activités, la mise en œuvre d’un contrôle interne est indispensable. C’est ainsi que dans notre travail, nous essaieront de présenter une partie théorique qui traitera les aspects conceptuels dans la fonction achats, et ensuite, dans une seconde partie, une étude portant sur l’application de l’Audit du cycle Achats/Fournisseurs. Master 2 Audit et Contrôle de Gestion ; IFACE/FASEG 2016 TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Chapitre I : Concepts du Contrôle Interne et Méthodologie de l’Audit des achats I. Aspects conceptuels du contrôle Interne I.1 Les principes de base : Pour avoir sa crédibilité et garantir une qualité satisfaisante, le contrôle interne doit observer et respecter un certain nombre de règles de conduite ou de percepts. Ces principes sont au nombre de sept à savoir : - L’organisation ; - L’Intégration ; - La permanence ; - L’Universalité ; - L’Indépendance ; - L’Information ; - L’Harmonie. Le principe d’organisation. Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède un certain nombre de caractéristique. L’organisation doit être : - Préalable, l’improvisation étant l’exception. - Adapté et adaptable, se conformer aux objectifs, mais aussi être souple pour ne pas être vulnérable aux événements exceptionnels. - Formalisée, à fin d’être vérifiable. - Elle doit comporter une séparation convenable des fonctions. L’organisation doit être établie sous la responsabilité du chef d’entreprise. La règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans l’exercice d’une activité de l’entreprise un même agent cumule : - Les fonctions de décision ; - Les fonctions de contrôle, - Ou même simplement deux d’entre elles. Le Principe d’intégration Les procédures de contrôle interne doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle qui permet de déceler des anomalies par des recoupements ou des contrôles réciproques. Le recoupement consiste à comparer des informations semblables alors qu’elles existent dans des documents différents. Ils permettent de s’assurer de la fiabilité d’une information au moyen de renseignements émanant de sources différentes (concordance d’un compte collectif avec la somme de comptes individuels). Les contrôles réciproques consistent en un traitement subséquent ou simultané d’une information selon la même procédure, mais par un agent différent, de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus (total des relevés de chèques reçus et total des bordereaux de remise en banque. Master 2 Audit et Contrôle de Gestion ; IFACE/FASEG 2016 TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Le principe de permanence Pour la mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation qu’est le contrôle interne, il faut une pérennité de ce dernier, elle aussi indépendante de la continuité d’exploitation. Les systèmes de contrôle interne doivent être maintenus aussi bien qu’il y’a une continuité d’exploitation. Le principe d’universalité Pour que le contrôle interne soit d’une qualité satisfaisante, il doit couvrir toutes les personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés ou d’établissements mis en dehors du contrôle interne. Le Principe d’Indépendance Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des procédés, méthodes et moyens de l’entreprise. En particulier, l’informatique ne doit pas éliminer certains contrôles intermédiaires.  Le principe d’Information L’information doit répondre à certains critères tels que : - la pertinence, - l’utilité, - l’objectivité, - La communicabilité et la vérifiabilité.  Le principe d’harmonie C’est l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement, il exige que le contrôle interne soit bien, adapté au fonctionnement de l’entreprise. En particulier, dans l’entreprise, le contrôle interne connait des limites inhérentes à la dimension, notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre généralisée du principe de séparation des fonctions. Mais, il ne faut pas ignorer que cette lacune se trouve en partie composée par la connaissance des hommes et des activités par le chef d’entreprise qui est un des éléments essentiels du contrôle interne. I.2 Contrôle Interne au sein de la direction d’approvisionnement a. Principes d’évaluation du Contrôle Interne A ce stade, nous allons examiner les différents principes du contrôle interne quant à la procédure d’achat.  L’exhaustivité des procédures A ce niveau, l’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise ont été enregistrées, le risque d’omission peut se manifester par : L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir, L réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir, Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs. Pour s’assurer de l’exhaustivité des procédures, l’auditeur effectue les tests suivants : Il sélectionne des bons de réception et s’assure de l’enregistrement des factures correspondantes. Il sélectionne des doubles de bon de commande, retrouve les bons de commandes et les factures correspondantes et s’assure de leur enregistrement. Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées. Master 2 Audit et Contrôle de Gestion ; IFACE/FASEG 2016 TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouver les avoirs reçus et les enregistrements correspondants. En somme, l’auditeur doit acquérir la certitude que toutes les opérations intervenues ont été bien communiquées à la comptabilité et traitées par cette dernière.  La Réalité des procédures Il s’agit de s’assurer que toutes les procédures effectuées traduisent correctement une opération réelle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les suivants : - Enregistrement d’achats non effectués - Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées ; - Non détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures.  L’Autorisation L’objectif à ce niveau est de s’assurer que : - Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité, - Le choix du fournisseur est approuvé par la personne compétente, - Toutes les commandes sont autorisées, - Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait, - Les règlements des factures sont autorisés et en cas de paiement par traite s’assurer que leur acceptation est faite par les personnes compétentes ; - Les avoirs sont justifiés ; - Les fiches d’inventaires sont validées. Les risques qui peuvent existés sont :( le manque de précision, existence d’achats fictifs, détournements…).  L’Optimisation  Il s’agit d’optimiser les besoins et les conditions d’achats de ces besoins via la maitrise du processus d’achats. Pour cela, il faut disposer d’informations fiables afin de prendre une très bonne décision, car cela est reflété dans les documents comptables de la société. b. Risques liés à la direction d’approvisionnement Principes du CI Risques propres Autorisation - Manque de précision (quantité, qualité) - Abus de pouvoir - Des demandes d’achats non justifiées - Engagements non autorisés - Fraudes et détournements - Omission de la comptabilisation ou double comptabilisation - Paiement non autorisé Coupure - Mauvais rattachement des charges - Surévaluation ou sous évaluation des résultats - Omission ou perte de données des commandes Exhaustivité - Omission des demandes d’achats - Manque d’information pour la passation d’une commande - Pertes liées à la fluctuation des monnaies - Réception ou livraison d’éléments non commandés - Achats fictifs Master 2 Audit et Contrôle de Gestion ; IFACE/FASEG 2016 TD : Direction de l’Approvisionnement/Audit des Achats - Fraude et détournement d’argent Optimisation - Risque fournisseur (qualité, quantité, prix, délais …) - Rupture de stocks - Retard dans la comptabilisation - Retard de paiement (litige, amendes pour retard) - Dépassement du budget alloué Réalité - Enregistrement d’achats non effectués - Enregistrement des charges ou dettes non autorisées - Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures - Choix erroné des fournisseurs - Livraison partielle - Sur-paiement ou sous-paiement de la facture. II. Méthodologie de l’audit interne et uploads/Management/ td-sur-l-x27-audit-des-achats.pdf