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Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 1 GUIDE DU TELETRAVAIL Etap

Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 1 GUIDE DU TELETRAVAIL Etape 1 L’initialisation de la demande ................................................................................ 3 Etape 2 L’entretien .......................................................................................................... 4 Etape 3 La réponse du manager ........................................................................................ 5 Etape 4 La préparation au télétravail ................................................................................ 6 Etape 5 Le télétravail ...................................................................................................... 8 Etape 6 La fin du télétravail ........................................................................................... 10 Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 2 Ce guide s’adresse à tous les collaborateurs qui souhaitent télétravailler, ainsi qu’à leur manager. Il explique la démarche à suivre pour faire une demande de télétravail ou pour répondre aux demandes de vos collaborateurs. Organisé par étapes, il précise les actions à réaliser par le collaborateur qui demande le télétravail et celles qui incombent à son manager qui doit évaluer l’aptitude au télétravail et donner son accord pour la mise en œuvre. En complément, vous retrouverez, dans l’espace intranet dédié au télétravail, des fiches thématiques qui apportent des compléments d’information sur des sujets spécifiques. Bonne lecture ! Le télétravail vous intéresse ? Avant de faire une demande auprès de votre manager, répondez à 8 questions incontournables en cliquant ici. Schéma de la démarche de passage en télétravail Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 3 Cette étape a pour objectif d’initialiser une demande de télétravail. La formalisation de cette demande auprès du manager se fera au travers de l’application Formulaire. Un déploiement progressif du télétravail, de janvier à juin 2014, est organisé par établissement. Consultez le planning prévisionnel sur l’espace intranet dédié au Télétravail pour savoir quand initialiser une demande de télétravail. COLLABORATEUR Avant de débuter votre demande de télétravail, réalisez à votre domicile le test d’éligibilité de votre ligne internet. Vous devez l’intégrer dans le formulaire dès cette première étape. Pour savoir comment réaliser ce test, consultez la Fiche pratique Le test d’éligibilité de la ligne internet 1. Créez un formulaire télétravail. Pour cela, connectez-vous à l’application formulaire. Pour accéder au formulaire télétravail, cliquez ici 2. Renseignez les informations demandées (type de demande, hiérarchique, HRBP et assistant HRBP, site de rattachement, entité de rattachement, lieu de travail, fonction actuelle, équipement informatique actuel –ordinateur fixe ou portable-, numéro de FAN et test d’éligibilité de la ligne internet du domicile). 3. Cliquez sur « soumettre ». Le formulaire est envoyé à votre manager, une copie est transmise à votre HRBP pour information. MANAGER Lorsque l’un de vos collaborateurs fait une demande de télétravail, vous recevez un e-mail qui vous informe de cette demande. 1. Cliquez sur le lien contenu dans cet e-mail pour accéder aux détails de la demande. 2. Consultez le test d’éligibilité de la ligne internet du domicile de votre collaborateur et assurez-vous que le résultat est conforme aux préconisations DSIN. Pour vérifier la conformité du test, consultez le § « Comment interpréter les résultats » de la Fiche pratique Le test d’éligibilité de la ligne internet 3. Vous disposez alors de 15 jours pour organiser un entretien avec votre collaborateur. Cet entretien sera l’occasion d’analyser la demande de télétravail avec votre collaborateur et de déterminer, le cas échéant, les modalités de réalisation du télétravail. Voir étape 2 L’entretien ETAPE 1 L’INITIALISATION DE LA DEMANDE Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 4 L’entretien est une étape essentielle du processus de passage en télétravail. Le collaborateur et son manager se rencontrent afin d’échanger sur la possibilité, pour le collaborateur, de télétravailler. Pour structurer cet entretien, un questionnaire est à disposition. Il contient les questions essentielles à se poser pour apprécier l’éligibilité d’un collaborateur au télétravail. Consultez le questionnaire d’entretien COLLABORATEUR Dans les 15 jours qui suivent votre demande de télétravail, votre manager vous reçoit en entretien pour échanger sur votre demande de télétravail. Pour préparer cet entretien, posez-vous les questions essentielles relatives à votre demande : vos motivations, les éléments qui rendent le télétravail possible sur votre poste actuel, l’organisation de votre activité en télétravail, etc.. A la suite de cet entretien, votre manager dispose d’un délai de réflexion de 15 jours pour répondre à la demande (refus ou acceptation du télétravail). Dans ce laps de temps, un entretien complémentaire peut être nécessaire, le cas échéant, pour déterminer les modalités de réalisation du télétravail (type de télétravail, nombre de jours en télétravail, jours télétravaillés, etc.). Si vous souhaitez un appui de votre HRBP au cours de cette étape, n’hésitez pas à le contacter. MANAGER Dans les 15 jours qui suivent sa demande de télétravail, vous recevez le collaborateur pour échanger avec lui sur l’opportunité de son passage en télétravail. En vous appuyant sur le questionnaire d’entretien, vous abordez les différents sujets qui vous permettront de déterminer si votre collaborateur répond aux critères d’éligibilité du télétravail qui ont été définis au niveau de l’entreprise : situation au sein de l’entreprise, autonomie, compétences, organisation de l’activité et du service, poste de travail et espace de télétravail. Pour plus de précisions sur ces critères, consultez la Fiche pratique Les critères d’éligibilité Avant ou après l’entretien, vous pouvez contacter le HRBP du collaborateur si vous avez besoin d’un appui RH pour évaluer la demande. Un entretien complémentaire avec votre collaborateur peut être nécessaire pour déterminer les modalités de réalisation du télétravail. Voir Etape 3 La réponse du manager ETAPE 2 L’ENTRETIEN Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 5 A l’issue de l’entretien, le manager dispose d’un délai de 15 jours pour rendre une réponse (acceptation ou refus du télétravail) à son collaborateur et formaliser cette réponse dans le formulaire télétravail. COLLABORATEUR L’entretien a permis à votre manager d’évaluer votre demande de passage en télétravail. Il y répond dans un délai de 15 jours à la suite de cet entretien. Il formalise sa réponse au travers du formulaire télétravail. Vous recevez un e-mail pour consulter le formulaire. Si vous n’êtes pas en accord avec la décision de votre manager, vous pouvez formuler un recours auprès de votre N+2. Ce recours est géré en dehors du formulaire télétravail. Envoyez un e-mail à votre N+2 (copie manager et HRBP). Il vous recevra afin d’analyser la situation. MANAGER Dans un délai de 15 jours maximum après l’entretien, vous devez répondre à la demande de télétravail de votre collaborateur et formaliser cette réponse au travers du formulaire télétravail. En vous connectant au formulaire, vous indiquez les éléments suivants :  Date de l’entretien  Résultat de l’entretien (accord / refus / accord après recours N+2) En cas d’accord :  Type de télétravail  Jours télétravaillés (volume de jours télétravaillés en cas de télétravail mensuel)  Plages horaires pendant lesquelles le collaborateur est joignable  Date souhaitée de passage en télétravail Pour savoir comment compléter ces éléments, consultez la Fiche pratique L’organisation du télétravail Le choix de ces éléments est réalisé, dans la mesure du possible, de manière à concilier les impératifs du service et les aspirations des salariés. Cependant, c’est au manager que revient le choix définitif de l’organisation du télétravail. Ce choix ne devra pas avoir d’impact négatif sur l’activité du service, son organisation et sa productivité. En cas de refus :  Motif du refus Tous les refus doivent être justifiés. Il existe 8 motifs de refus qui se réfèrent aux critères d’éligibilité : - Le collaborateur ne fait pas partie du personnel concerné par le télétravail. - Le collaborateur nécessite l'appui quotidien de ses collègues et de sa hiérarchie. - Le collaborateur pourrait rencontrer des difficultés pour organiser son travail à distance. - Le collaborateur ne maîtrise pas suffisamment les savoirs, les outils et le réseau d'interlocuteur dont il a besoin pour travailler en télétravail. - L'organisation du travail en place ne permet pas au collaborateur de télétravailler. - Les tâches effectuées par le collaborateur ne sont pas compatibles avec le télétravail. - Le collaborateur ne peut télétravailler pour des raisons de confidentialité et de sécurité des données qu'il traite. - Le collaborateur ne dispose pas d’un espace équipé dédié au télétravail à son domicile. En complément, vous devrez expliquer votre refus dans le champ « commentaires ». Pour plus de précisions sur les critères d’éligibilité, consultez la Fiche pratique Les critères d’éligibilité ETAPE 3 LA REPONSE DU MANAGER Guide du télétravail - Janvier 2014 - Usage interne 6 L’acceptation du télétravail par le manager marque le début de la 4ème étape : la préparation du passage en télétravail. Cette 4ème étape se déroule en plusieurs phases. Préparation de l’équipement informatique En cas d’accord du manager, la demande de télétravail est transmise au support informatique, afin d’approvisionner le matériel. Le support indique alors une date de début de télétravail au plus tôt :  Délai de 15 jours après accord si le salarié est doté d’un ordinateur portable.  Si le salarié est doté d’un ordinateur fixe, le délai de remplacement par un ordinateur portable dépendra du stock disponible (3 mois maximum). L’ordinateur portable affecté sera alors un poste standard bureautique recyclé. L’équipement informatique du télétravailleur est composé : - d'un ordinateur portable PSAV3 - d'un casque audio-micro USB homologué - d'un logiciel de téléphonie sur le poste de travail (Lync uploads/Management/ teletravail-guide-psa.pdf