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XDEMAT Département GED & ARCHIVAGE Electronique 13 septembre 2010 Créé par : Za

XDEMAT Département GED & ARCHIVAGE Electronique 13 septembre 2010 Créé par : Zahir MOUHOUBI Nous présentons dans ce mémoire, le travail accompli durant le stage de fin d'étude, réalisé au sein de la société Reactis, en partenariat avec la société XDemat, dans le domaine de la dématérialisation et l'archivage électronique. Nous avons travaillé sur le développement d'une interface qui respecte la norme EAD (Encoded Archival Description) et qui puisse assurer l'interopérabilité entre progiciels et SAE en suivant le Standard d'Echange de Données Archivistiques (SEDA). Interface généralisée EAD - SEDA Mémoire de fin d'étude Conseil en Dématérialisation & Archivage électronique Faculté des Sciences de Luminy Département Informatique Master 2 Informatique Avancée et Applications (I2A) Option Algorithmique et Recherche Opérationnelle (ARO) XDEMAT Remerciements Je souhaite présenter un grand merci à ma famille pour leur soutien qui n'a jamais fléchi. Je tiens à remercier M. MASSAT et le corps enseignant de m'avoir accepté au sein de la formation I2A, qui m'a permis de pratiquer ma passion pour l'informatique. Mes sincères remerciements à tous les enseignants de la formation I2A, pour le savoir et les connaissances qu'ils m'ont apportées. Je remercie mes tuteurs de stage, M. GIMENEZ et Mme BOUTIER de m'avoir accepté au sein de l'entreprise XDEMAT pour mon stage de fin d'études, et tiens à leur exprimer mon respect et ma gratitude pour tout ce qu'ils m'ont appris grâce à leur professionnalisme et leurs valeurs humaines, et sans qui ce travail n'aurait pas pu se faire. Je remercie également mes amis et toutes les personnes qui ont contribué de près ou de loin à la réalisation de ce rapport. À Kahina. XDEMAT XDEMAT i Sommaire INTRODUCTION GENERALE .......................................................................................................................... 1 CHAPITRE 1 PRESENTATION DE LA SOCIETE XDEMAT. .............................................................................. 2 I. INTRODUCTION ............................................................................................................................ 2 II. XDEMAT : DEMATERIALISATION ET ARCHIVAGE ELECTRONIQUE .................................................................. 3 A. Présentation de la Société ......................................................................................................................... 3 B. Savoir faire et domaines de compétence ......................................................................................................... 4 C. Effectif : ............................................................................................................................................. 5 D. Références en GED & Archivage électronique .................................................................................................. 5 III. PRESENTATION DES TUTEURS DU STAGE : .............................................................................................. 7 A. GIMENEZ Roger : directeur technique REACTIS et PDG XDemat ........................................................................ 7 B. BOUTIER Claude : Consultante en dématérialisation & archivage électronique XDemat.............................................. 7 CHAPITRE 2 .................................................................................................................................................... 8 DEMATERIALISATION ET ARCHIVAGE ELECTRONIQUE : ETAT DE L'ART. ................................................ 8 I. INTRODUCTION ............................................................................................................................ 8 II. QUELQUES DEFINITIONS DE BASE (1) .................................................................................................... 8 A. Définition du mot archive ......................................................................................................................... 8 B. Autres sens du mot « archive » ................................................................................................................... 9 C. Archives Informatiques ............................................................................................................................10 D. Document électronique ...........................................................................................................................10 E. Fonds (d'archives) .................................................................................................................................10 F. Instrument de recherche ..........................................................................................................................11 III. CYCLE DE VIE DES ARCHIVES ........................................................................................................... 12 A. Archives courantes .................................................................................................................................12 B. Archives intermédiaires ...........................................................................................................................12 C. Archives définitives ................................................................................................................................12 IV. DEMATERIALISATION .................................................................................................................... 13 D. Avantage de la dématérialisation ...............................................................................................................14 V. GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) ................................................................................. 15 A. Domaines fonctionnels ............................................................................................................................15 VI. DE LA GED AU RECORDS MANAGEMENT ............................................................................................ 16 A. Qu'est ce que le Record Management ? .........................................................................................................16 B. Intérêt du Records management .................................................................................................................17 C. GED et records Management ....................................................................................................................17 VII. ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS A VALEUR PROBANTE ........................................................ 18 A. Les enjeux de la conservation sur le très long terme : l’obsolescence technologique (3) ................................................18 B. XML et l'archivage électronique (4) ............................................................................................................21 C. La valeur probante d'un document : ............................................................................................................21 D. Archivage électronique : définitions et objectifs ...............................................................................................21 E. Objectifs.............................................................................................................................................22 F. L’organisation type d’un système d’archivage électronique .................................................................................23 VIII. CADRE NORMATIF ................................................................................................................... 26 A. MOREQ2 ...........................................................................................................................................26 B. Dublin Core (4) ....................................................................................................................................26 C. NFZ 42013 (5) ...................................................................................................................................27 D. OAIS (Open Archival Information System) ....................................................................................................27 E. ISAD(G) ............................................................................................................................................30 F. EAD (Encoded Archival Description) ...........................................................................................................31 G. ISAAR (CPF), (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) ..................33 XDEMAT ii H. EAC (Encoded Archival Context) ................................................................................................................34 I. SEDA (Standard d'Echange de Données pour l'Archivage) .................................................................................34 J. Synthèse sur les normes (6): ......................................................................................................................41 CHAPITRE 3 : GESTION DE PROJET ET OUTIL COLLABORATIF. .................................................................42 I. METHODOLOGIE DE GESTION DE PROJET. ........................................................................................... 42 II. L'OUTIL COLLABORATIF : MICROSOFT ONLINE SERVICES ......................................................................... 43 A. SharePoint : ........................................................................................................................................43 B. Live Meeting : ......................................................................................................................................44 CHAPITRE 4 : RAPPORT TECHNIQUE ET CONTRIBUTIONS. .......................................................................46 I. PRESENTATION DU SUJET DE STAGE : ................................................................................................. 46 A. Applications métiers ...............................................................................................................................46 B. Interface généralisée...............................................................................................................................47 C. Les systèmes d’archivage électronique ..........................................................................................................47 II. ANALYSE DES BESOINS : ................................................................................................................. 48 A. Mission de l'interface généralisée ...............................................................................................................48 III. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES .................................................................................................... 49 A. Identification des acteurs de l’interface généralisée ..........................................................................................49 B. Identification des cas d’utilisations .............................................................................................................49 C. Diagramme des cas d’utilisation ................................................................................................................50 D. Description textuelle des cas d’utilisation (8) .................................................................................................50 E. Description graphique des cas d’utilisation ...................................................................................................53 F. Evolution du cahier des charges : ...............................................................................................................55 IV. SPECIFICATIONS TECHNIQUES : ........................................................................................................ 56 A. Outils utilisés : ....................................................................................................................................56 B. Choix des outils et technologies : ................................................................................................................56 C. Architecture de l'application : ...................................................................................................................59 D. Diagramme des classes : ..........................................................................................................................61 E. Présentation de l'application développée ......................................................................................................65 V. PLEADE : PUBLICATION, RECHERCHE ET CONSULTATION DE DOCUMENTS D'ARCHIVES .................................... 70 A. Présentation : ......................................................................................................................................70 B. Les principales fonctionnalités : .................................................................................................................71 C. Quelques références : ..............................................................................................................................73 D. Automatiser la publication avec PLEADE .....................................................................................................73 E. Les avantages : .....................................................................................................................................76 VI. DIFFICULTES RENCONTREES ............................................................................................................ 77 A. Génération de fichier XML sous MAC OS X ..................................................................................................77 B. Compatibilité des rapports et des comptes rendu ..............................................................................................77 C. Manque de documentation sur PLEADE .......................................................................................................77 D. Réutilisation des feuilles de style XSL de PLEADE : .........................................................................................77 E. Récupération du statut de publication de PLEADE ..........................................................................................78 VII. CONCLUSION ET PERSPECTIVES .................................................................................................... 78 CONCLUSION GENERALE ..............................................................................................................................79 BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................................................80 VIII. ANNEXE A : QUELQUES TERMINOLOGIES ARCHIVISTIQUES .................................................................... 81 IX. ANNEXE B : LES ELEMENTS DE LA NORME DUBLIN CORE .......................................................................... 83 X. ANNEXE C : EXEMPLE D'INSTRUMENT DE RECHERCHE AVEC SON ENCODAGE EN EAD ....................................... 84 XI. ANNEXE D : EXEMPLE DE FICHIER XMLEAD GENERE AVEC L'APPLICATION EAD_WEB, LE FICHIER XSL DEVELOPPE ET LE RESULTAT EN PDF ............................................................................................................................... 90 XDEMAT 1 Rapport de stage| 13/09/2010 Introduction générale Avec l’évolution de l’informatique et le développement des nouvelles technologies, la prolifération des échanges numériques ne cesse de s’accroitre. Les administrations publiques et les organismes privés se sont rendu compte du gain de temps et d’espace que l’on pouvait avoir dans la création, gestion et stockage des archives en utilisant les outils informatiques. Le monde de l’archivage a durant des années, travaillé avec des documents papier, mais avec l’informatique, sa présence dans les administrations, les entreprises et l’équipement des foyers en micro informatique, il s’est éveloppé une nouvelle forme d’échanges de données numériques, qui a induit le développement d’un nouveau type d’archivage : l’archivage électronique. La loi sortie en mars 2000, donne le même pouvoir de preuve au document numérique que celui du document papier. Cependant, réussir une opération d'archivage numériques dépend de divers paramètres : l'échange des données, les formats des données, assurer leurs intégrité et leurs intelligibilité…etc. L'état français s'est investit considérablement pour développer ce domaine, c'est d'ailleurs l'une des missions de la DGME (Direction générale pour la Modernisation de l'Etat)1 et des Archives de France2. Que ça soit au niveau des collectivités publiques ou privés, les différents acteurs se devaient de travailler avec le même langage, c'est pourquoi des normes et standards ont été établis pour structurer et faciliter l'échange et la manipulation des données informatiques. Parmi ces normes, nous pouvons citer OAIS, ISAD(G), ISAAR(CPF), SEDA, EAD…etc. L'objet de notre travail se portera essentiellement sur la norme EAD et le SEDA. Globalement, L'EAD est utilisé pour la description archivistique en langage XML, et le SEDA est utilisé pour l'échange des données entre systèmes informatique. Nous y reviendront plus en détail au cours de ce rapport. Ce rapport de stage est composé de quatre chapitres : - Le premier chapitre va présenter les deux entreprises et les tuteurs de stage qui m'ont accueilli pour réaliser ce travail. - Le deuxième chapitre est consacré à la découverte du domaine des archives et du cadre normatif qui s'est développé pour assurer un archivage électronique pérenne. - Le troisième chapitre contient la méthodologie suivi pour la réalisation du travail, ainsi qu'un bref aperçu d'un outil collaboratif. - Le quatrième chapitre présente le travail réalisé, les outils utilisé et la contribution apporté durant ce stage. 1 www.modernisation.gouv.fr 2 www.archivesdefrance.culture.gouv.fr XDEMAT 2 Rapport de stage| 13/09/2010 Chapitre 1 Présentation de la société XDEMAT. I. Introduction Je vais vous présenter dans ce chapitre l'entreprise, REACTIS, qui m'a accueillit dans le cadre de mon stage de six mois que j'ai entamé le 01 avril 2010. REACTIS travaille en étroite collaboration avec une jeune entreprise, XDemat cabinet de consultants spécialisé dans le domaine de la GED3, de la dématérialisation et de l'archivage électronique. Ce partenariat, présente l'avantage d'élargir l'offre de services aux clients potentiels tout en enrichissant les compétences de chacune des sociétés. Pourquoi deux entreprise ? Depuis 2007, le domaine de l'archivage électronique ne cesse de se développer. Consciente de cette évolution, REACTIS a dû développer son département GED & archivage et acquérir les compétences adéquates pour satisfaire les besoins du marché. En janvier 2010, XDemat arrive en tant que cabinet de conseil spécialisé dans la dématérialisation et l'archivage électronique. Elle apporte la partie étude et conseil et devient complémentaire avec les offres de REACTIS en uploads/Management/ xdemat-interface-generalisee-seda-ead-memoire.pdf