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Version 1.1 Guide méthodologique sur la conduite des audits relatifs à la perfo

Version 1.1 Guide méthodologique sur la conduite des audits relatifs à la performance de processus, d’activité ou de structure Guide méthodologique d’audit « performance de processus, d’activité ou de structure » 2 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................... 3 PREPARATION DE LA MISSION ...................................................................................................... 6 Liste des personnes à rencontrer .................................................................................................................... 6 Liste des documents à exploiter ...................................................................................................................... 7 PLAN TYPE DE NOTE DE CADRAGE ................................................................................................. 8 Fiche 1 - Objectif d’audit : s’assurer que le cadre de l’activité est défini de manière à permettre la performance (régularité, efficacité, efficience, optimisation) .............................................................. 10 Fiche 2 - Objectif d’audit : s’assurer que la conduite de l’activité est tournée vers la recherche de la performance (régularité, efficacité, efficience, optimisation) .............................................................. 12 Fiche 3 - Objectif d’audit : s’assurer que les résultats de l’activité traduisent la performance (régularité, efficacité, efficience, optimisation) attendue de l’activité .................................. 14 Fiche 4 -Objectif d’audit : s'assurer que les moyens permettent l’atteinte de la performance (régularité, l’efficacité, l’efficience ou l’optimisation) ............................................................... 15 Fiche 5 - Objectif d’audit : s’assurer que la mise en œuvre opérationnelle des moyens est de nature à permettre l’atteinte de la performance (régularité, efficacité, efficience, optimisation) .................... 17 ANNEXES : APPROFONDISSEMENT DE LA DEMARCHE D’AUDIT PORTANT SUR LE PILOTAGE PAR LA PERFORMANCE ........................................................................................................................... 18 Introduction ................................................................................................................................................... 19 Fiche annexe 1 - Objectif d'audit: s’assurer que les objectifs retenus reflètent une approche stratégique et cohérente avec le contexte de la structure ou de l’activité .................................................................. 21 Fiche annexe 2 - Objectif d’audit : s’assurer que les objectifs stratégiques de la structure ou de l’activité sont déclinés au niveau de chacun des acteurs opérationnels ............................................................. 22 Fiche annexe 3 - Objectif d’audit : s’assurer que chaque acteur dispose de moyens clairement définis et de capacités d’action suffisantes pour les mettre en œuvre ..................................................................... 23 Fiche annexe 4 - Objectif d’audit : s’assurer que le dialogue de gestion est organisé par le responsable de la structure ou de l’activité et concerne tous les acteurs ..................................................................... 24 Fiche annexe 5 - Objectif d'audit : s’assurer de la pertinence des indicateurs par rapport aux objectifs et de leur capacité à traduire la performance ........................................................................................... 25 Fiche annexe 6 - Objectif d’audit : s’assurer que les différentes étapes du processus d’élaboration des résultats des indicateurs sont fiables .................................................................................................... 27 Fiche annexe 7 - Objectif d’audit : s’assurer que l’ensemble des systèmes d’information concourant à la production des résultats des indicateurs est fiable .............................................................................. 29 Fiche annexe 8 - Objectif d’audit : s'assurer de la qualité des contrôles des processus d’élaboration des résultats des indicateurs ....................................................................................................................... 30 Fiche annexe 9 - Objectif d’audit : apprécier le lien entre la réalité de l’usage des indicateurs dans le suivi de la performance et la qualité des résultats fournis par les indicateurs ............................................. 31 Fiche annexe 10 - Objectif d’audit : in fine, évaluer le dispositif de mesure de la performance .................. 33 Fiche annexe 11 - La conduite de tests sur les données et les systèmes ...................................................... 35 Guide méthodologique d’audit « performance de processus, d’activité ou de structure » 3 INTRODUCTION GENERALE Le présent guide a pour objet la réalisation d’audits de performance de processus, d’activités ou de structures correspondant ou contribuant à la mise en œuvre d’une politique publique. Par souci de simplification, c’est le terme d’activité1 qui sera le plus souvent utilisé pour désigner l’objet de l’audit. La performance ici envisagée correspond à l’exécution régulière, efficiente et efficace de l’activité ou à son amélioration, au regard de référentiels et de critères prédéterminés. Cette démarche d’audit ne se confond pas avec une évaluation de politique publique qui consiste à apprécier ses résultats au regard de ses finalités, en en mesurant les impacts. Par ailleurs, un guide méthodologique distinct a été élaboré par le CHAIE sur la conduite des audits relatifs à la performance de programmes. Sous le vocable d’audit de la performance, il s’agit ici de vérifier si l’activité est définie, conduite, organisée et réalisée dans des conditions qui permettent : - le respect des référentiels existants (lois, règlements, circulaires, notes internes, référentiels techniques…) (régularité de l’activité) - une efficacité et une efficience de l’activité au regard des objectifs qui lui ont été assignés - l’optimisation de l’activité Selon les finalités de l’audit, une ou plusieurs de ces trois perspectives peuvent être envisagées dans le cadre d’audits d’assurance ou de missions de conseil. 5 objectifs d’audit ont été identifiés et font chacun l’objet d’une fiche : 1er objectif d’audit : s’assurer que le cadre de l’activité (objectifs, stratégie, champ d’action, relations avec divers acteurs…) est défini de manière à permettre la performance, qu’elle corresponde à la régularité, l’efficacité, l’efficience ou l’optimisation (fiche 1) ; 2ème objectif d’audit : s’assurer que la conduite de l’activité (pilotage, communication…) est tournée vers la recherche de la performance définie comme la régularité, l’efficacité, l’efficience ou l’optimisation (fiche 2) ; 3ème objectif d’audit : s’assurer que les résultats de l’activité traduisent la performance attendue de l’activité en termes de régularité, d’efficacité, d’efficience ou d’optimisation (fiche 3) ; 4ème objectif d’audit : s'assurer que les moyens consacrés à l’activité (ressources humaines, moyens matériels et informatiques) sont pertinents pour l’atteinte de la performance en termes de régularité, d’efficacité, d’efficience ou d’optimisation) (fiche 4) ; 5ème objectif d’audit : s’assurer que la mise en œuvre opérationnelle des moyens (conception des processus, mise en œuvre effective, contrôles…) est de nature à permettre l’atteinte de la 1 Ce terme, pris ici dans son acception courante, ne renvoie pas au concept technique défini et utilisé par le décret du 7 novembre 2012 sur la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) Guide méthodologique d’audit « performance de processus, d’activité ou de structure » 4 performance considérée sous l’angle de la régularité, de l’efficacité, de l’efficience ou de l’optimisation (fiche 5). En cohérence avec la méthodologie de l’audit interne, pour chacune des thématiques, les fiches dédiées aux différents objectifs d’audit correspondants détaillent, pour chacun d’eux, les risques inhérents ainsi que les mesures attendues de maîtrise des risques. Ces fiches constituent un support pour la conduite de la démarche d’audit mais peuvent également servir de base du plan du rapport d’audit. Par ailleurs, une série de 11 fiches annexes, développant le thème 2 mentionné supra, est destinée aux auditeurs qui souhaiteraient approfondir, au cours de leur mission, la qualité du pilotage par la performance d’une structure, d’une activité ou d’un processus. Les auditeurs trouveront, ci-après, des éléments utiles à la préparation d’une mission, qu’ils pourront utiliser, en faisant les choix et les adaptations nécessaires, en fonction de leurs besoins : - liste des documents à exploiter ; - liste des personnes à rencontrer ; - plan type de note de cadrage (ou de cahier des charges) qui peut servir de base à la prise de connaissance mais aussi constituer la trame de l’introduction du rapport d’audit. Guide méthodologique d’audit « performance de processus, d’activité ou de structure » 5 Ce document a été produit par un groupe de travail présidé par Danièle LAJOUMARD, Inspecteur général des finances, Chef de la Mission ministérielle d’audit interne des Ministères économiques et financiers, composé de : Agriculture Dominique BRINBAUM, Inspectrice générale de l'agriculture, Mission d'inspection générale et d'audit au CGAAER Défense Olivier GOUSSEAU, Contrôleur des armées, Pôle audit comptable et budgétaire du CGA Ecologie Lionel RIMOUX, Inspecteur général de l'administration du développement durable, Coordonnateur du collège audits et inspections au CGEDD Economie, finances : (outre la Présidente) Nicolas BERTIN, Administrateur civil hors classe, Expert de haut niveau, Adjoint au chef de la mission d'audit interne Education nationale, enseignement supérieur et recherche Philippe SULTAN, Inspecteur général de l'administration de l'éducation nationale et de la recherche à l’IGAENR, membre du COPIL de la mission ministérielle d’audit interne Justice Anne BONENFANT, Adjointe à la responsable de la mission ministérielle d'audit interne, Inspection générale de la justice. Karine DEJUMNÉ, Auditrice interne, Adjointe à la responsable de la mission ministérielle d'audit interne depuis mars 2017, Inspection générale de la justice Direction du budget Éric LE CLERCQ DE LANNOY, Contrôleur général de 1ère classe, Chef de la Mission de l’audit et du contrôle internes budgétaires Bernard ZAKIA, Administrateur hors classe de l’INSEE, Expert de haut niveau, chef-adjoint de la Mission de l’audit et du contrôle internes budgétaires Véronique FOUQUE, Cheffe du bureau en charge des référentiels en matière de performance Philippe LATASTE, Attaché d’administration hors classe Direction générale des finances publiques Gabriel SENAUX, Administrateur civil, Chef du pôle audit à la Mission risques & audits Annelise MEISSIMILLY, Inspectrice principale des finances publiques, Mission risques & audits Comité d’harmonisation de l’audit interne Luc CHARRIÉ, Administrateur civil hors classe, Secrétaire général du CHAIE Guide méthodologique d’audit « performance de processus, d’activité ou de structure » 6 PREPARATION DE LA MISSION LISTE DES PERSONNES A RENCONTRER 1. Personnes n’appartenant pas à la structure (ou ne participant pas directement à l’activité ou au processus) pouvant fournir des informations générales ou des éléments de contexte - Au sein du ministère en charge de la politique publique uploads/Management/audit-des-processus.pdf