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Le rôle du Système d’Information dans les organisations Le Big Data est au cœur

Le rôle du Système d’Information dans les organisations Le Big Data est au cœur des systèmes d’information via les 3 V : - Volume (quantité de données créées et exploitées) - Vitesse (d’obtention et de circulation) - Variété (des supports, des représentations) La gestion et la qualité de ces informations constituent un enjeu crucial au service de la performance globale d’une organisation. Une organisation performante repose sur l’exploitation d’informations nécessaires à la prise de décision ou à la production de documents financiers, commerciaux ou juridiques : - l’information doit être utile dans un contexte précis - l’information transmise, échangée, traitée, conservée prend une dimension pratique et devient une donnée. Le rôle du Système d’Information dans les organisations Les critères de qualité de l’information. L’information est de qualité si elle répond aux besoins de l’organisation. Elle doit être : Accessible : • disponible au moment opportun pour le destinataire • conforme à la législation et aux droits d’accès des usagers, avec un accès sécurisé Exacte : • source fiable, vérifiable, spécialisée, non déformée, à jour, adéquate • les informations sont créées en interne par des personnels compétents Pertinente : • judicieuse et utile : aide à la prise de décision, documents de synthèse • appropriée à un problème de gestion donnée Exhaustive : • complète au regard du besoin ou de la prise de décision Le rôle du Système d’Information dans les organisations Les critères de qualité de l’information. PERTINENTE FIABLE RECENTE PRECISE Le rôle du Système d’Information dans les organisations Les sources internes ou externes Chaque organisation est amenée à utiliser des informations : - en provenance de l’extérieur : enquêtes statistiques Insee, enquêtes marketing, réseaux sociaux, sites Web, etc) - issues d’un processus généré en interne par les salariés et destinées aux acteurs internes (service comptable, commercial, production, etc.), aux partenaires économiques (clients, sous-traitants, fournisseurs) et aux entités administratives (centre des impôts, Urssaf, etc.) Cette production interne d’informations est régulière et prend des formes diverses : - établissement des documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexes), - calcul du montant de la TVA due, - réalisation d’un bulletin de salaire numérisé pour les salariés, à titre d’exemples. Le rôle du Système d’Information dans les organisations Les procédures de contrôle de la qualité de l’information : L’information vient alimenter la prise de décision, déclencher l’action ou répondre aux exigences légales et administratives. Elle constitue une ressource clé pour toute organisation et doit être contrôlée afin d’en vérifier la qualité. Contexte Procédure de contrôle - gestion des droits d'accès sur le système d'information afin de déterminer qui peut collecter, modifier, créer et supprimer des données - mise à jour planifiée de la gestion des droits d'accès : départ des utilisateurs, changement de poste de travail, embauche, etc. - utilisation de signature électronique, chiffrement - audit du SI afin d'en diagnostiquer les failles pouvant impacter la qualité des données : nombreuses saisies, absence d'interopérabilité entre les logiciels, manque de formation des utilisateurs etc. - utilisation de référentiel de bonnes pratiques (ex : Cobit) - visibilité des informations : CGV sur un site marchand - mise à jour régulière des logiciels de protection - compatibilité des logiciels entre eux à vérifier et à penser au moment des choix applicatifs - mise en place d'interfaces entre logiciels, d'échanges de données informatisées afin de limiter les saisies - mise en place d'une certification qualité ISO 9001 - utilisation de protocoles https garantissant la sécurité des sites partenaires Identification de l'émetteur et du destinataire des données Utilisation optimale de l'information Risques pesant sur la qualité de l'information Le rôle du Système d’Information dans les organisations On peut s’intéresser aussi au coût du système d’information : le SI comme toute autre fonction de l’entreprise doit être performant au meilleur coût. délai qualité coût Le rôle du Système d’Information dans les organisations Le fonctionnement du système d’information Un système d’information désigne un ensemble structuré de ressources matérielles et logicielles, humaines et organisationnelles. Le SI a vocation à collecter, traiter, communiquer (diffuser) et conserver (stocker) des données exploitées. Il se caractérise par : - les différentes fonctions assurées (voir ci-dessus et tableau à suivre) - les composantes : technologiques, humaines et organisationnelles - les rôles qui lui sont assignés. Le rôle du Système d’Information dans les organisations Les 4 fonctions du SI : - le SI n'est d'aucune utilité s'il n'est pas alimenté en données - ces données émanent de l'extérieur (clients), de l'intérieur de l'entreprise (création d'une facture), d'institutionnels (Etat , droit du travail) - les traitements successifs des données collectées et produites nécessitent à chaque étape un stockage (données d'un devis stockées avant de générer un bon de commande) - la sauvegarde des données est réalisée dans les bases de données clients - l'archivage des données est imposé dans les contrats de travail des salariés - les données doivent être transformées pour atteindre les objectifs (le bon de commande d'un client doit faire l'objet d'un bon de livraison, d'une facture et d'un enregistrement comptable dans le logiciel comptable (future lecture optique avec reconnaissance des champs) - toute information (stockée ou produite) n'a de réelle valeur que si elle parvient au bon destinataire au bon moment - les règles de confidentialité et de niveaux d'accès doivent être intégrées et actualisées diffusion des données traitement des données collecte des données stockage des données Le rôle du Système d’Information dans les organisations Les 3 composantes du SI : (en interaction permanente) La composante technologique : - dimension matériels : Ordinateurs, tablettes, smartphones, scanners, câblage, serveurs, etc. - dimension logicielle : Applications métiers, PGI, logiciels sécuritaires (avec surveillance et mise à jour régulière) La composante humaine : - utilisateurs, informaticiens - rôle central de la formation et des bonnes pratiques en matière d’usage du numérique - effectifs cohérents avec les besoins pour un fonctionnement optimal La composante organisationnelle : - planification de l’organisation et de l’évolution du SI - rythmes et procédures de sauvegarde des données - identification des personnels chargés de la sécurité du SI - respect des données à caractère personnel (RGPD) - circulation sécurisée des données Le rôle du Système d’Information dans les organisations Le positionnement du système d’information : système décisionnel, de pilotage système d’information système opérationnel Le rôle du Système d’Information dans les organisations ZOOM sur la dimension organisationnelle du SI L’objectif est de vous donner les compétences pour ; - Collaborer à un diagnostic du SI - Identifier les besoins d’évolution du SI - Justifier les enjeux de la transition numérique d’une organisation - Analyser un contrat de prestations de services informatiques La transition numérique désigne le processus d’évolution d’une organisation lui permettant de profiter pleinement du potentiel offert par les technologies numériques (réseaux sociaux, web, progiciels de gestion, d’aide à la décision). L’initiative France Num lancée par la Direction Générale des Entreprises du Ministère de l’Economie et des Finances en janvier 2019 a pour objectif de rassembler les actions menées par l’Etat, les régions et leurs partenaires pour accompagner les TPE/PME vers le numérique. France Num déploie aussi des prêts garantis par le secteur bancaire classique. Le rôle du Système d’Information dans les organisations Un exemple de démarche de la transition numérique en 4 étapes principales : 1- diagnostic du SI actuel - comment les attentes des clients (externes et internes) sont-elles prises en compte ? - quelle est la visibilité de l’entreprise sur le Web ? - l’entreprise est-elle présente sur les réseaux sociaux ? 2- identification des besoins et priorisation : (en fonction des budgets) - dématérialiser les processus internes (intranet, consultations et demandes de congés, traitement des notes de frais, bourse des emplois offerts et opportunités de mutation, consultation et demandes de formations, etc.) - se lancer sur les réseaux sociaux pour capter de nouveaux clients - traduire le site web (français -> anglais ou +) pour développer les exportations 3- réorganisation des services : - quels sont les services concernés (financier/commercial/production/rh) ? - comment adapter les biens et services proposés ? 4- accompagnement de la transformation digitale : - démarche de conduite du changement - implication des utilisateurs - formations uploads/Management/ 001-les-bases-du-si.pdf