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Excel – Calculs automatisés et graphiques 1. Calculs automatisés avec Excel Au

Excel – Calculs automatisés et graphiques 1. Calculs automatisés avec Excel Au lieu d’insérer des valeurs fixes dans un tableau, vous pouvez demander à Excel de faire de nombreux calculs à votre place. C’est très pratique et cela vous fera gagner du temps. 1.1 La barre de formules Une fois une cellule sélectionnée, c’est dans la barre de formules que tout va se dérouler. C’est dans cette barre que l’on indique la formule à calculer C’est ici que l’on va pouvoir écrire des formules et faire appel à des fonctions mathématiques proposées par Excel. 1.2 Ma première formule Excel Nous allons faire un premier calcul tout simple : une addition entre les valeurs de 2 cellules. Tout d’abord, nous allons indiquer 2 valeurs arbitraires dans n’importe quelle cellule : Nous avons écrit 2 valeurs arbitraires dans 2 cellules Puis nous allons ensuite sélectionner la cellule vide suivante, qui accueillera le calcul et le résultat de l’addition et placer notre curseur sur la barre de formules. Voici un élément essentiel à retenir : tout calcul mathématique, pour être compris par Excel, doit commencer par le signe = (égal). Attention Il est impératif de mettre le signe égal (=) pour demander à Excel de faire un calcul ! On peut ensuite écrire une formule mathématique comme = 2 + 2 et on obtiendra 4. Mais cela a peu d’intérêt. À la place on va demander de récupérer la valeur de nos 2 cellules. Commencez la formule par le signe =, comme on vient de le voir, puis sélectionnez la première cellule, elle prendra une couleur, ajoutez un +, puis sélectionnez la deuxième cellule. Notre formule ressemble à ça =B2+C2 : On demande donc de calculer la somme de B2 et C2. Addition de la valeur de B2 (en bleu) et de C2 (en orange). Le résultat est affiché en D2 Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier, le résultat ne se fait pas attendre ! Et voilà le résultat qui s’affiche ! Désormais, si je modifie l’une des 2 valeurs, le résultat est automatiquement recalculé ! Pratique non ? Modifiez l’une des deux valeurs, le résultat se met à jour automatiquement Et voilà, vous connaissez maintenant la technique de base pour réaliser des formules qui vont vous permettre d’automatiser des opérations et calculs. C’est un outil simple mais qui peut s’avérer très puissant et vous faire gagner beaucoup de temps. Cette connaissance va beaucoup vous servir dans la vie de tous les jours ainsi qu’au travail ! Question Comment savoir si une cellule affiche une valeur fixe ou le résultat d’une formule ? Très bonne question ! Ce serait bête d’effacer le résultat d’une cellule en écrivant un nombre fixe alors que la case contenait une formule. Pour le savoir , sélectionnez la case en cliquant dessus et regardez la barre de formule : Dans ce cas la cellule contient une formule, le résultat est donc calculé automatiquement Publicité – Les espaces publicitaires permettent de financer le site 1.3 Ajoutons des calculs au tableau du cours précédent Nous allons maintenant voir ça sur un exemple concret ! En reprenant le tableau Tombola, nous allons maintenant ajouter une nouvelle ligne Totaux en bas du tableau : L’ajout d’une ligne Totaux en bas du tableau Pour la faire ressortir, on peut mettre la ligne en Gras et si vous le souhaitez appliquer une couleur de texte ou de fond. Avant de se lancer dans des calculs, il faut aussi remplir le tableau avec des valeurs fictives. On va commencer par sélectionner la cellule à l’intersection de Totaux et Aaron, cliquez ensuite sur la barre de formule. On veut afficher la somme des ventes d’Aaron, tous types de ventes confondus. Excel propose une formule qui s’appelle Somme et qui permet d’additionner toute une plage de cellules. Pour trouver des formules cliquez sur l’icône F(x) à gauche de la barre de formule puis sélectionnez Somme. La liste des fonctions de calcul d’Excel Sélectionnez ensuite la plage à calculer, dans cet exemple C5 à C9. Validez. La somme apparaît ! Sélection des cellules à additionner On va pouvoir désormais appliquer le même calcul pour les autres personnes. Au lieu de s’embêter à retaper la formule, vous allez pouvoir étirer la case vers la droite en tirant le petit carré en bas de la cellule (comme on l’a vu au cours précédent). En tirant le résultat vers la droite, on étend la formule aux autres personnes Excel comprend qu’il doit adapter la formule aux autres colonnes (et pas rester sur la colonne C). Voilà le résultat : Excel a étendu la formule aux autres personnes ! Vous connaissez désormais la méthode pour créer des calculs et cela va beaucoup vous aider ! 1.4 Les types d’opérations et formules possibles avec Excel Il y a de nombreuses formules de calcul proposées par Excel, des plus simples aux plus complexes. On va en voir quelques unes : Addition, soustraction, multiplication, division Excel gère très bien toutes les opérations mathématiques standards. Comme on l’a vu précédemment, vous pouvez faire appel à la fonction SOMME() pour additionner plusieurs cellules en même temps. Pour une multiplication utilisez le signe étoile : * et pour une division le signe slash : / Moyennes et Pourcentages Afin de pousser plus loin les études statistiques, Excel prend en charge les moyennes, pourcentages… La fonction MOYENNE() s’occupe de faire le calcul toute seule. Mathématiques avancées Et pour les mathématiciens, les fonctions de trigonométrie sont disponibles (sinus, cosinus…) ainsi que des fonctions pour calculer l’écart type d’une population… Bref, Excel est un outil de calcul et statistiques très puissant ! Mais rien n’empêche de l’utiliser, à notre niveau, pour des petits calculs simples ! Publicité – Les espaces publicitaires permettent de financer le site 2. Générer un graphique Générer des données et des calculs, c’est une chose, mais parfois on a besoin d’avoir une vue simplifiée des données importantes. C’est là qu’interviennent les graphiques ! Qu’ils soient en camembert, à barre… vous trouverez forcément votre bonheur pour mettre en avant les données importantes de vos tableaux. Voici quelques exemples de graphiques Excel : Camembert, graphiques à bâton… Excel propose de nombreux types de graphiques Pour insérer un graphique Excel, sélectionnez tout d’abord les cellules contenant les valeurs qui auront du sens pour le graphique. Dans le cadre de notre exemple nous allons sélectionner toutes les cellules de notre tableau à l’exception de la ligne des totaux. Sélectionnez toutes les valeurs du tableau à l’exception des totaux Rendez-vous ensuite dans l’onglet Insertion du ruban et cliquez sur le type de graphique que vous souhaitez afficher. Un graphique à bâtons ou à secteurs (camembert) sont adaptés à la situation. Dans ce cas nous allons choisir le graphique à bâtons empilés. En cas de doute, Excel vous suggère des graphiques Choisissez un graphique, ou laissez-vous inspirer par la section Graphiques recommandés. Vous pourrez avoir un aperçu et opter pour le graphique le plus parlant ! Et voilà le résultat : Pour chaque produit vendu, on voit la part de vente de chacun des membres Les graphiques sont générés avec une légende, afin de faciliter sa compréhension. Elle se trouve en bas du graphique. Vous pouvez également indiquer un titre en haut du graphique afin de lui donner un sens. Vous pouvez déplacer le graphique dans le document et même l’agrandir en tirant les petites poignées présentes dans les angles. Ce graphique nous montre des informations intéressantes : Les cartons et les boissons ont le plus été vendus. On remarque que c’est François qui a le plus vendu de cartons de tombola (en jaune). Aaron a été le plus performant au niveau de la vente de boissons. De nombreux types de graphiques sont disponibles et adaptés chacun pour un cas précis. Il y aurait encore beaucoup à dire sur le sujet, mais ces bases seront suffisantes pour progresser et réaliser vos propres tableaux et graphiques. Parfois, on aimerait inverser les données, c’est-à-dire qu’au lieu de voir les produits vendus, on voudrait plutôt voir les membres. Publicité – Les espaces publicitaires permettent de financer le site Excel permet de le faire facilement. Cliquez sur le graphique puis dans le ruban, cliquez sur l’onglet Création. Trouvez le bouton Intervertir et cliquez dessus ! Ce sont désormais les membres affichés en abscisse et non plus les produits On voit donc maintenant les ventes par personne, ce qui peut être plus pratique pour analyser les résultats dans ce cas précis. On voit désormais que ce sont François et Rémi qui ont fait les meilleurs ventes. François n’a pas vendu de Hot dog mais s’est concentré sur les cartons de tombola. Un graphique peut dire énormément de choses ! Astuce Vous pouvez également copier ce graphique et le coller dans un document Word ou PowerPoint ! 3. Filtrer et trier un tableau Je vais vous montrer une dernière fonctionnalité facile à mettre en place et très pratique : Les filtres et les tris d’un tableau. Imaginons que nous ayons une liste des élèves avec leur uploads/Marketing/ excel-1.pdf