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Apprendre Excel : les bases La leçon 1 est une leçon de base qui vous permettra

Apprendre Excel : les bases La leçon 1 est une leçon de base qui vous permettra de débuter avec Excel, elle sera fort utile pour les prochaines leçons. Remarque : à chaque fois qu’il est demandé de cliquer, il s’agira d’effectuer un clic gauche si rien n’est précisé. A chaque démarrage d’Excel, un classeur vierge s’ouvre avec 3 feuilles. Vous pouvez passez d’une feuille à l’autre en cliquant simplement sur le nom de la feuille, voir zone noire au fond de l’image. Chaque « case » représente une cellule, voir zone verte. Ce sont les cellules que vous devrez modifier par la suite afin de créer toutes sortes de choses. La croix (jaune) représente la souris, elle peut prendre différentes formes. La zone rouge représente le nom de la cellule. La zone bleue représente le contenu de la cellule. Commençons la leçon. Ouvrez Excel et sélectionnez la cellule A1 (en cliquant une fois dessus) : Après avoir sélectionné la cellule, tapez le mot « T exte » : Appuyez ensuite sur Enter. Sélectionnez à nouveau la cellule A1, positionnez ensuite le pointeur de la souris au fond à droite de la cellule A1, un + apparaît. Faites maintenant un clic sans relâcher et descendez jusqu’à la ligne 12 : Puis, relâchez : Vous remarquerez que le texte a été copié dans chaque cellule. Replacez le pointeur en bas à droite, cliquez sans relâcher et avancez jusqu’à la colonne C. Nous allons maintenant annuler tout ce qui a été fait jusqu’ici. Cliquez sur la petite flèche noire (cercle rouge) et ensuite sur la dernière opération. Remarque : cette action va annuler tout ce qui a été créé jusqu’ici, pour n’annuler qu’une seule opération, cliquez sur la flèche bleue partant à gauche OU cliquez sur « Edition » puis sur « Annuler » OU appuyez sur « Ctrl + z ». Puisque la feuille est à nouveau vide, sélectionnez la case A1 et entrez « T exte 1 » au lieu du précédent « T exte ». Répétez ensuite les mêmes opérations qu’avec « T exte ». Vous devriez obtenir quelque chose ressemblant à cela : Observez les numéros (nous y reviendrons à la leçon 6). Sélectionnez ensuite les cellules de C1 à C12. Pour ce faire, cliquez sans relâcher sur la première cellule, descendez jusqu’à la dernière puis relâchez. Changer la police d’écriture : Maintenant que les cellules sont sélectionnées, vous pouvez changer leur police d’écriture. Cliquez sur la petite flèche noire (cercle vert) et cliquez ensuite sur une police. Changer la taille des caractères : Sélectionnez les cellules A5 à C5. Changez ensuite leur taille grâce au menu déroulant ci-dessous : Sélectionnez la taille 26. Vous devriez obtenir ceci : Cette deuxième leçon est plus théorique que les autres, elle vous sera cependant bien utile. Pour obtenir le menu déroulant ci-dessous, cliquez sur Fichier. 1. Permet d’ouvrir un classeur vierge 2. Permet d’ouvrir un classeur enregistré sur votre ordinateur 3. Ferme le classeur 4. Enregistre votre classeur sous son nom actuel 5. Enregistre votre classeur sous un nouveau nom 6. Permet de définir une mise en page 7. Permet de définir une zone d’impression 8. Permet de visualiser votre travail avant impression 9. Permet d’imprimer 10. Derniers classeurs ouverts sur votre ordinateur 11. Quitter Excel Les feuilles du classeur : Pour obtenir le menu ci-dessous, faites un clic droit sur le nom d’une des feuilles. 1. Permet d’insérer différentes feuilles 2. Supprime la feuille sélectionnée 3. Renomme la feuille sélectionnée 4. Change l’ordre des feuilles ou copie des feuilles 5. Permet d’ajouter une marque de couleur au fond de l’onglet (voir « Feuil1 ») Sélection de cellules : Vous pouvez constater que 4 cellules sont sélectionnées sur cette image : Pour sélectionner une ligne ou une colonne entière cliquez sur sa référence. Pour tout sélectionner, faites « Ctrl+A » ou cliquez à l’endroit indiqué sur cette image : Pour sélectionner plusieurs cellules dispersées, maintenez « Ctrl » enfoncé et sélectionnez vos cellules. Redimensionner les cellules : Pour redimensionner une ligne ou une colonne, placez le pointeur sur le trait de séparation (voir image). Cliquez sans relâcher pour modifier la longueur/hauteur. Pour redimensionner plusieurs lignes ou colonnes en même temps, sélectionnez-les et redimensionnez simplement une des lignes ou colonnes. Apprendre Excel : les tableaux Pour créer un tableau, il existe plusieurs possibilités, à la fin de la leçon choisissez celle qui vous convient le mieux. Sélectionnez la zone à quadriller. Cliquez à l’endroit indiqué par l’image. Vous obtenez un premier quadrillage. Vous pouvez également ajouter une autre sorte de bordure ... 2e méthode : Sélectionnez les cellules de votre choix. Faites un clic droit, cliquez sur « Format de cellule ». Cliquez sur l’onglet « Bordure » et modifiez-la à votre guise. 3e méthode : Cliquez à l’endroit indiqué par le pointeur ... Des points apparaissent. Reliez-les maintenant avec la bordure de votre choix pour obtenir votre tableau. Si vous avez suivi cette leçon, il est recommandé de faire l’exercice 3. Il s’agit, à partir des données existantes, de reproduire ce tableau : Apprendre Excel : format et mise en forme Format de cellule : Faites un clic droit sur votre sélection de cellules et choisissez « Format de cellule ». Depuis cette fenêtre vous pourrez personnaliser vos cellules pour les adapter à vos besoins. L’onglet « Nombre » : Pour obtenir un nombre avec plusieurs décimales : Monétaire (nombre avec symbole monétaire) : D’autres possibilités telles que l’affichage d’heure, pourcentage, fraction, ... sont également disponibles. L’onglet « Alignement » : Vous pouvez choisir l’alignement du texte dans la cellule. Le texte peut être aligné de différentes façons horizontalement (2) et verticalement (3), le texte peut également être orienté par degrés (1). Apprendre Excel : fonctions et calculs La structure des formules de calcul : Commencez toujours votre calcul par un « = », ensuite, sans laisser d’espaces, placez un chiffre suivi d’un signe suivi d’un autre chiffre, etc. Ajoutez des () si cela s’avère nécessaire. Exemples : =45-32 (Excel affichera la réponse : 13) =(45-32)^2/10 (Excel affichera la réponse : 16.9) Observez ce tableau : Les calculs peuvent également être effectués à partir des données provenant de cellules. Dans ce cas, commencez aussi par un « = », cliquez ensuite sur une première cellule, ajoutez un signe, cliquez sur une autre cellule, etc. Ajoutez des () si cela s’avère nécessaire. Observez bien les formules : Les formules du tableau ci-dessus utilisent les valeurs de A8 et A9. Le principal avantage de ce système est de pouvoir modifier simplement A8 et A9 ce qui va changer toutes les réponse sans changer les formules, exemple : Introduction sur les fonctions : Nous allons aborder quelques exemples permettant de vous montrer l’utilité des fonctions. Les fonctions les plus utilisées sont détaillées sur la page consacrée aux fonctions (voir menu à gauche). Exemple 1 : la somme : Cliquez sur la case où le résultat de la fonction doit apparaître. Cliquez ensuite sur « Insertion » (au sommet) puis sur « Fonction ». Cette fenêtre apparaît : Sélectionnez « SOMME » et appuyez sur OK. Cliquez dans la case « Nombre1 » puis effectuez cette sélection : Nous constatons que les cellules de D2 à D6 seront utilisées pour déterminer la somme. Appuyez sur OK, la somme de D2 à D6 apparaît en D7. Apprendre Excel : base de données simple Exemple d’utilisation d’une base de données : Le but de cette leçon est de vous montrer un exemple d’utilisation d’une base de donnée (carnet d’adresse, listes fournisseurs, listes d’articles, etc. les possibilités sont illimitées). Il est recommandé de faire cet exercice en suivant la leçon : cliquez ici pour télécharger l’exercice. L’exemple choisi est le suivant : à partir d’un choix dans une liste déroulante qui contient le nom des contacts d’un carnet d’adresse, l’adresse complète sera affichée automatiquement sur une lettre à l’emplacement du destinataire. Entrez la valeur « 1 » dans A1. Sélectionnez une cellule quelconque, puis insérez-y une fonction RECHERCHEV : Complétez les paramètres de la fonction (voir image ci-dessous) : Valeur_cherchée = $A$1 = la cellule qui contient le n° du contact à rechercher Table_matrice = sélectionnez ici les colonnes A à F de la feuille « Base de donnée » (en indiquant des colonnes et non pas des cellules, vous pourrez enrichir votre base de données ultérieurement sans avoir à modifier les formules) No_index_col = le n° de colonne indiqué ici correspond à une colonne de « T able_matrice ». En indiquant 2 nous obtiendrons le nom, 3 le prénom, 4 l’adresse, 5 le code postal et 6 le lieu. Le but ici est d’indiquer 2 pour obtenir le nom, vous pouvez soit mettre « 2 » directement puis changer ce chiffre manuellement après recopie à la prochaine étape, soit mettre « ‘Base de donnée’ !A3 » (=2) et qui vaudra après recopie 3-4-5-6 Valeur_proche = FAUX pour obtenir des valeurs exactes Validez. Faites une recopie : Vous obtenez l’adresse complète du contact 1 (choix cellule A1) : uploads/Marketing/ excel.pdf