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Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base FICHIERS DE BASE FICHIERS DE BASE

Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base FICHIERS DE BASE FICHIERS DE BASE © Sage Page 1 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base SOMMAIRE 1. INTRODUCTION..............................................................................................................................................3 2. SOCIÉTÉ/SITE/SERVICE................................................................................................................................4 2.1. SOCIÉTÉ........................................................................................................................................................ 4 2.2. SITE............................................................................................................................................................. 5 2.3. SERVICE........................................................................................................................................................ 6 3. RESSOURCES.................................................................................................................................................8 3.1. SALARIÉ........................................................................................................................................................ 8 3.1.1. Suivi Salarié........................................................................................................................................8 3.1.2. Fiche Salarié.......................................................................................................................................8 3.1.3. Traitement de la fiche salarié..............................................................................................................9 3.2. MATÉRIEL.................................................................................................................................................... 12 3.2.1. Suivi Matériel.....................................................................................................................................12 3.2.2. Fiche Matériel....................................................................................................................................14 3.2.3. Traitement de la fiche matériel..........................................................................................................15 3.3. ENSEMBLE.................................................................................................................................................... 20 3.4. GESTION DES APPARTENANCES..........................................................................................................................20 3.4.1. Association de ressources et d’affrétés.............................................................................................20 3.4.2. Historisation des Appartenances de Ressources..............................................................................21 3.4.3. Gestion des Coûts.............................................................................................................................22 4. TIERS............................................................................................................................................................. 23 4.1. SUIVI DES TIERS............................................................................................................................................ 23 4.2. FICHE TIERS................................................................................................................................................. 23 4.3. TRAITEMENT DE LA FICHE TIERS.........................................................................................................................25 4.4. SUIVI COMMERCIAL........................................................................................................................................33 5. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 10..............................................................................................35 © Sage Page 2 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base 1. INTRODUCTION Ce document a pour but de décrire les principaux fichiers de base afin de faciliter leur mise en œuvre et la mise en œuvre du progiciel. Les principaux thèmes sont société/site/service, ressources et Tiers. Il existe d’autres fichiers de base, les tarifs, les modes de règlements, les banques, les codes activités…. Ces différents éléments sont décrits dans des documents qui expliquent l’ensemble d’un process (exemple banques voir doc « Gestion des règlements »). © Sage Page 3 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base 2. SOCIÉTÉ/SITE/SERVICE Ces éléments permettent de structurer les données et de définir les sociétés et les sites. Le progiciel transport est multi-site multi-société. 2.1. SOCIÉTÉ Il est possible de créer plusieurs sociétés dans la même base. La première société sera considérée comme la principale. Pour créer une société il suffit de cliquer sur nouveau et de coder la fiche société. La codification utilisée habituellement est 01 02 03 …. Les coordonnées renseignées sur la fiche sont utilisées lors de l’impression de certains documents. La fiche société contient une liste de traitement. Gestion de parc : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes liées au module Parc. Exploitation transport : Cet écran contient des informations liées à plusieurs thème (Voir documentation Gestion EDI , Voir documentation Saisie des Ordres ). Comptabilité : Ce traitement permet de définir une partie du paramétrage comptable. SMS : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes liées au module SMS. Paramètres EDI : Voir documentation Gestion EDI Commentaires : Voir documentation Facturation Client Affacturage société : Permet de définir les sociétés d’affacturage associées à la société sélectionnée. Traitement disponible qu’avec la mise en œuvre de module d’affacturage. Informatique embarquée : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes liées au module SMS. GED : voir doc GED Facturation : Voir documentation Affrètement Inter-Société Détail de société : Ce traitement permet de renseigner le Siret et certaines informations qui seront reprises lors de l’impression des documents. © Sage Page 4 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base Contrôle et paramétrage de saisie : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes de saisies qui seront appliquées lors de la création de fiches tiers. Paramétrage des équivalences : Ce traitement permet de configurer les contraintes de calcul d’un taux de remplissage simplifié dans le suivi des voyages (détail voir documentation Exploitation) 2.2. SITE Le progiciel transport est multi-site. Un site ne peut être associé qu’à une seule société. La partie inférieure permet d’associer à une fiche site, une banque (Voir documentation Gestion des règlements clients). La codification utilisée habituellement est 01 02 03 …. Les coordonnées renseignées sur la fiche sont utilisées lors de l’impression de certains documents. © Sage Page 5 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base La fiche site contient une liste de traitement. Gestion des emballages : Voir documentation Gestion des emballages Exploitation SAV : Ce traitement permet de configurer la génération des ordres de retour et le service par défaut pour la gestion du SAV. 2.3. SERVICE Il est possible de créer des services. Ces services ne sont pas associés à un site ou à une société par contre ils peuvent être associés à une fiche exploitant ou une fiche tournée ou une fiche tiers. Lors de la saisie d’un ordre ou de son exploitation le code service est attribué. Il est possible dès lors de faire des recherches sur ce code. © Sage Page 6 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base © Sage Page 7 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base 3. RESSOURCES 3.1. SALARIÉ 3.1.1. Suivi Salarié Le suivi des salariés permet de créer les chauffeurs qui pourront être utilisés lors de l’exploitation. Ce suivi permet comme tous les suivis de faire des recherches, de paramétrer des listes et des tris, d’exporter ces listes sur Excel par exemple. 3.1.2. Fiche Salarié Code : Code alphanumérique de 8 caractères. Nom : Nom du chauffeur © Sage Page 8 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base Actif : Permet de rendre actif ou non le chauffeur, si le chauffeur est désactivé, il ne sera plus visible dans les listes. Adresse 1 / Adresse 2 / ville : Adresse et ville du chauffeur. Date d’entrée : date d’entrée du chauffeur dans l’entreprise Date de sortie : date de départ du chauffeur de l’entreprise, la saisie de cette date interdira l’affectation d’un chauffeur à un voyage qui aurait une date postérieure à la date de sorite. Catégorie : code de la catégorie du chauffeur, cette zone est à titre informative Service : code du service du chauffeur, cette zone est à titre informative Téléphone : téléphone personnel du chauffeur. Téléphone interne : téléphone portable d’entreprise, ce numéro apparaît dans la liste des chauffeurs lors de l’affectation. E-Mail : adresse E-Mail du chauffeur 3.1.3. Traitement de la fiche salarié Paramètres d’identification : Traitement permettant d’identifier les caristes dans le Progiciel Entrepôt. Langue Parlée : Cet écran permet de paramétrer des contraintes lié au planning graphique (Détail voir doc. EAO) Situation : Zone informative permettant d’indiquer entre autre la date alerte permis. © Sage Page 9 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base Commentaires : Divers : Zones Jokers permettant de traiter des contraintes spécifiques. Fiches Techniques : Il est possible à titre informatif de créer des formulaires de saisie (permis de conduire pour les chauffeurs, carte grise pour les véhicules). Une fois ces formulaires créés, pour chaque salarié il est possible de renseigner les informations demandées par le formulaire. © Sage Page 10 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base Temps et Législation : Cet encart permet de renseigner des éléments qui permettent de calculer des temps de service théorique ou de suivre les temps de l’informatique embarquée. © Sage Page 11 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base Attaché un document (cette fonction remplace la fonction album) : Cette fonction permet d’associer des images, des documents Word ou autres à une fiche salarié (Détail voir doc. Documents-Attachés). Informatique embarquée : Cet écran permet de renseigner les éléments nécessaires aux interfaces d’informatique embarquée. 3.2. MATÉRIEL 3.2.1. Suivi Matériel Le suivi du matériel permet de créer les moteurs, porteurs ou remorques qui pourront être utilisés lors de l’exploitation. Ce suivi permet comme tous les suivis de faire des recherches, de paramétrer des listes et des tris, d’exporter ces listes sur Excel par exemple. © Sage Page 12 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base © Sage Page 13 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base 3.2.2. Fiche Matériel Code : Code alphanumérique de 4 caractères, ce code peut correspondre au code parc du matériel. Identification : Cette zone alphanumérique sert à renseigner en général l’immatriculation. Libellé : cette zone alphanumérique de saisie libre Date d’entrée : date d’entrée du matériel dans l’entreprise Date de sortie : date de départ du matériel de l’entreprise, la saisie de cette date interdira l’affectation d’un matériel à un voyage qui aurait une date postérieure à la date de sorite. Actif : Permet de rendre actif ou non le matériel, si le matériel est désactivé, il ne sera plus visible dans les listes. Type : code du type du matériel, cette zone est à titre informative Marque : code de la marque du matériel, cette zone est à titre informative Catégorie : code catégorie du matériel, cette zone est à titre informative Service : code du service du matériel, cette zone est à titre informative Téléphone interne : téléphone portable d’entreprise E-Mail : adresse E-Mail du matériel Photo : Bouton permettant d’associer une image ou photo. © Sage Page 14 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base La partie inférieure de l’écran contient les mêmes informations que le traitement caractéristique transport et permet d’indiquer la typologie du matériel. 3.2.3. Traitement de la fiche matériel Achat : Traitement informatif permettant d’indiquer des éléments liés à l’achat du véhicule. Commentaires : © Sage Page 15 sur 35 Aide Progiciel Transport 10 Fichiers de Base Options de matériel : Ce traitement permet de renseigner les options d’un matériel (Hayon, groupe …). Caractéristiques Transports : Cet écran est déterminant pour le uploads/Societe et culture/ 1-principaux-fichiers-de-bases.pdf