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AUDIT DE LA FONCTION COMMERCIALE : Cas de la société « X » Après avoir passé en

AUDIT DE LA FONCTION COMMERCIALE : Cas de la société « X » Après avoir passé en revue la théorie concernant l’audit de la fonction commerciale, cette deuxième partie sera consacrée à la mise en application des acquis tout en utilisant l’ensemble des outils mis à la disposition de l’auditeur. Pour ce faire, nous allons présenter dans un premier point la description générale de la société X ainsi que de la procédure vente/client. Dans un deuxième point, l’accent sera mis sur le déroulement de la mission d’audit de la fonction commerciale de ladite société. Présentation de la société X Section 1. Description Générale de la société 1. Fiche signalétique : 2. Eléments d’exploitation actuels : - Moyens matériels : La société X dispose dans le cadre de son activité des chambres froides d’une capacité totale de 1 200 tonnes servant pour le stockage de produits frais. Elle dispose aussi d’un parc matériel composé de voitures fourgon, de camions de 14 tonnes ainsi que des camionnettes pour distribution rapides. - Moyens humains : Pour assurer son activité, la société est dotée de moyens humains qualifiés aussi bien dans le domaine du frais que dans le domaine du froid. Le réseau de distribution et de commercialisation est conjointement assuré par le gérant, ses frères ainsi que l’équipe dirigeante. L’effectif se répartit entre personnel spécialisé (33) et d’encadrement et d’administration (7) outre le personnel saisonnier qui peut atteindre 20 personnes. Raisonsociale SociétéX Formejuridique SARL Datedeconstitution 2001 Capitalsocial 1.000.000.000 Activités Approvisionnement,conditionnement, etcommercialisationdeproduitsfrais Stockageenfroid Effectif 40 Numérodepatente 00000000 Adresse LOT.ALBASSATINEN°00VALFLEURI DOUALA 3. Les fonctions de la société X : Les fonctions dont dispose la société sont (voir organigramme) : - Le département commercial : • La fonction Vente : assurer la gestion des commandes et l’établissement des bons de livraison et des factures ; • La fonction Achat : rechercher les offres qui peuvent garantir des prix convenables, des brefs délais, et une meilleure qualité ; • La fonction Import/Export : assurer le développement des ventes et la présence de la société sur les marchés étrangers. - Le département technique : • La fonction Réception : contrôler les entrées et les sorties des divers articles en qualité et en quantité ; • La fonction Logistique : assurer la livraison des marchandises commandées ; • La fonction Maintenance : assurer la maintenance technique de tout le matériel roulant et le matériel frigorifique constituant la plateforme de la société ; - Le département administratif et financier : • La fonction Administrative : tenir les dossiers juridiques et assurer la gestion administrative du personnel ; • La fonction Comptable : enregistrement des opérations comptables et règlement des factures ; • La fonction Financière : assurer les relations avec les banques, donner les directives en matière de gestion financière et contrôler les flux monétaires (entrées et sorties). Il est à signaler que la société ne respecte pas l’un des principes du contrôle interne qui est la séparation des tâches puisque chaque personne est chargée de 2 ou 3 responsabilités à la fois, et cela est dû au fait qu’il s’agit d’une PME familiale. 4. Organigramme DirectionGénérale Assistance deDirection Dépar tement Admi nistratif etFin ancier Dépar teme nt Com mercia l Service Vente Service Achat nt Dépar teme nique Tech Service Logistique Service Réception Service Maintenance Service Administratif Service Comptable Service Financier Département Contrôlede Gestion Import Export Service Manutention ( chef&ouvriers) 5. Principaux clients et fournisseurs : Principaux Clients Mode de règlement  Groupe EUREST (français)  Marjane (Douala et Littoral)  Etablissements publics  Marché de gros  Divers commerçants grossistes  Super Marchés  Virement à 70 jours  Chèque à 60 jours  Chèque à 70 jours  Comptant  Comptant  Chèque à 30 jours Principaux Clients Mode de règlement  Domaine Royale  Groupe ZNIBER  ARBOR  Chèque à vue  Chèque à vue  Chèque à 15 jours L’activité commerciale de la société est concentrée sur la représentation exclusive des produits agricoles de haute qualité particulièrement les produits du Domaine Royale et de grands groupes structurés. Grâce à sa notoriété, son expérience, la société assure la distribution de fruits et légumes pour différentes chaînes de distribution à Douala et Littoral. Section 2. Le cycle Ventes – Clients : Description Narrative Le cycle Ventes – Clients se déroule, généralement, de la manière suivante : • Ventes : Fixation des prix 1. A la fin de chaque journée de travail, le Directeur Général, en se basant sur son expérience et sur la demande du marché, communique le prix des différents produits au Département Commercial. Ce prix sera pratiqué la journée suivante ; 2. Le Département Commercial en informe le service Vente. Ce dernier établit une offre de prix (O.P.), la vérifie et l’envoie au client par fax. • Ventes : Commande 3. Chaque matin, l’assistant de Direction reçoit les commandes écrites (par fax) des clients et les transmet au Département Commercial, ce dernier en informe la Direction Générale ; 4. Après accord de la Direction générale le Service Vente saisit les données correspondantes sur ordinateur ; • Ventes : Livraison 5. Le Service Vente établit l’ordre de chargement (O.C) (annexe 1) en quatre exemplaires dont : - Deux exemplaires sont transmis au Département Technique :  Un est signé et remis au service logistique pour chargement de la marchandise ;  L’autre est archivé. - Un exemplaire au Service Réception ; - Une souche est archivée. 6. Le service réception procède à la sortie des marchandises en transcrivant sur le cahier d’expédition (annexe 2) les éléments suivants : - Date de sortie de la marchandise ; - Désignation de la marchandise ; - Poids de la marchandise. 7. Le service réception transmet le cahier d’expédition (C.E) au Département Technique ; 8. Le Département Technique vise le CE et le transmet au Département Commercial ; 9. Le Département Commercial établit un BL en quatre exemplaires à la réception du CE : - Deux exemplaires au client dont un retourné par le service logistique après signature du client. Il est destiné au Département Commercial ; - Un au Département Technique, il servira à la mise à jour du stock par le service réception ; - Une souche est archivée. • Ventes : Facturation 10. A la réception du BL signé par le client, le Département Commercial établit la facture en trois exemplaires : - Un exemplaire au client ; - Un exemplaire à la Direction Comptable accompagné du BL signé ; - Un exemplaire est archivé. • Ventes : Enregistrement 11. A la réception de la facture et du BL, le comptable procède à l’enregistrement comptable de la facture et ne fait aucun rapprochement entre cette dernière et le BL et le BC. 12. Après la comptabilisation, le comptable classe les factures selon l’ordre chronologique dans le journal « Ventes ». 13. Aucun cachet n’est apposé sur le verso des factures, pour distinguer les factures comptabilisées de celles non comptabilisées. • Ventes : Encaissement 14. Il n’existe pas une procédure de suivi des règlements clients, et aucune mise à jour de la fiche du suivi des règlements clients n’est effectuée. • Ventes : Relances 15. Il n’existe pas une procédure de relance pour les factures impayées. • Ventes : Avoirs 16. En cas de retour de marchandise, aucune vérification de la marchandise retournée n’est effectuée. 17. Le département commercial établit un avoir, en trois exemplaires, sur la base du BL : - un est transmis au service comptable pour comptabilisation ; - un est envoyé au client ; - une souche est archivée. 18. Les avoirs sont déduits de la facturation ultérieure. • Ventes : Classement 19. Il n’existe pas un dossier client pour classer toute la correspondance entretenue avec le client. Section 3. Analyse de l’activité de la société X 1. Sur le plan commercial : Au titre de l’exercice 2003, la société X a brassé un CA de 22MDHS. Cette performance a été réalisée grâce à la position du gérant dans la distribution et commercialisation des fruits et légumes sur la région de Douala-Littoral. De même, il importe de souligner le dynamisme de l’équipe dirigeante en amont et en aval du circuit d’approvisionnement, du traitement, du conditionnement et le stockage sous froid. En considération des capacités du gérant, de sa contribution personnelle au sein des associations professionnelles, de ses liens étroits auprès des négociants de marchés de gros, du partenariat de la société avec les grandes surfaces telle que MARJANE, de ses liens développés auprès des fournisseurs que la société a pu afficher ces réalisations après une période de veille de 2 ans. 2. Sur le plan financier et ratios : Rappelons en 1er lieu que l’affaire X sous forme de S.A.R.L constitue un prolongement de l’affaire personnelle de M. NADI (famille opérante dans le domaine depuis plus de 40 ans). En raison du démarrage réel d’activité en 2003, la structure financière comme elle se dégage du dépouillement des bilans, celle-ci fait état d’une structure équilibrée avec un actif net comptable de 909 MFCFA, un uploads/Societe et culture/ cas-pratique-audit-operationnel-de-la-fonction-commerciale.pdf