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COMMENT RENFORCER LA GOUVERNANCE D’ENTREPRISE DANS L’ESPACE OHADA 2 - PRESENATI

COMMENT RENFORCER LA GOUVERNANCE D’ENTREPRISE DANS L’ESPACE OHADA 2 - PRESENATION GENERALE Ce point devra permettre de présenter la société sur le plan historique, financier, social et du point de vue de ses activités et du marché. L’engagement pour la gouvernance sera rappelé. - Conseil d’administration :  composition ;  nomination des administrateurs ;  mandat du conseil ;  évaluation des activités du Conseil.  Président du Conseil ;  Rôle et attribution ;  Objectifs et évaluation du rendement. - Direction général :  rôle et pouvoirs ;  Objectifs et évaluation du rendement. - Direction générale adjoint  Rôle et pouvoirs ;  Evaluation du rendement. - Comités d’études  Comité de vérification, des finances et risque ;  comité de gouvernance d’entreprise et des mises en candidatures ;  comité des ressources humaines et de la rémunération ;  comité de l’environnement de l’hygiène et de la sécurité ;  Comité des investissements ;  Comité de planification stratégique ;  Programme de formation continue à l’intention des membres du conseil ;  Politique de rémunération des administrateurs ;  Accès à la direction et à des conseils extérieurs ;  Communication des parties intéressées avec le président du conseil ;  Mécanismes d’alerte ;  Commissariat aux comptes ;  Responsabilités des dirigeants ;  Règlement intérieur (ou charte de l’administration) ;  Code d’éthique. 3 Toutes les entreprises opérant dans les pays membres de l’organisation pour l’harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA), doivent désormais intégrer les principes de la gouvernance d’entreprise dans leurs outils et moyens de gestion. En effet, l’Acte Uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du groupement économique, comporte de nombreuses règles relevant de la gouvernance d’entreprise. A titre d’exemples on peut citer : - les règles de répartition des pouvoirs entre les dirigeants ; - les règles de contrôle par le commissaire aux comptes et les associés ; - les règles concernant l’information des associés et des tiers etc. La question essentielle qui se pose aux dirigeants des sociétés depuis l’entrée en vigueur de l’Acte Uniforme précité, est celle de savoir comment diriger les entreprises dans le strict respect des règles de l’OHADA et générer un capital de confiance à l’égard de toutes les personnes intéressées. A notre connaissance, à ce jour, bien que des séminaires, ateliers et autres réunions aient été régulièrement organisés dans tous les Etats parties de l’OHADA, la question de la gouvernance d’entreprise n’a pas été clairement posée et traitée. Le présent guide a pour but d’aider les dirigeants de sociétés anonymes à mieux identifier et appliquer les principes de gouvernance d’entreprise inscrits dans le texte de l’Acte Uniforme relatif au Droit des Sociétés Commerciales. C’est connu, l’absence d’une gouvernance d’entreprise efficace peut entraîner d’importantes pertes de richesse qui vont au-delà de la perte du capital social. Les sociétés ont donc besoin de processus et de structures de gouvernance pour créer de la valeur. Elles doivent également pouvoir contrôler et gérer de manière satisfaisante les risques potentiels. Le présent guide comporte donc des informations relatives au conseil d’administration, au Directeur général, au contrôle de la société et à l’information des parties concernées. VOTE PAR CORRESPONDANCE En application de l’article 133 de l’AUSC, les décisions des assemblées générales peuvent se prendre par correspondance. PROCES VERBAUX DES REUNIONS Les délibérations des actionnaires sont obligatoirement constatées par un procès- verbal qui doit comporter les mentions suivantes : - date de réunion ; - lieu de réunion ; 4 - noms et prénoms des associés présents ; - l’ordre du jour ; - les documents et rapports soumis à discussion ; - un résumé des débats ; - le texte des résolutions mises au vote et le résultat des votes ; - les signatures requises. Les consultations écrites, s’il y a lieu, font l’objet d’une mention dans le procès- verbal, auquel est annexé la réponse de chaque associé et qui est signé. LA TENUE DU REGISTRE DES PROCES-VERBAUX Chaque société anonyme doit mettre en place un registre des procès-verbaux. Le registre dans lequel seront collés tous les procès-verbaux sera obligatoirement côté et paraphé par le juge chargé des affaires commerciales. L’Acte Uniforme autorise l’utilisation de feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées par le juge compétent et, revêtues du sceau de ce dernier. Dès qu’une feuille a été même partiellement utilisée, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression ou interversion de feuille est interdite. L’ARCHIVAGE DES PROCES –VERBAUX Les procès verbaux sont archivés au siège de la société. Même si le texte ne le précise pas, nous pensons qu’il s’agit du siège social. CERTIFICATION DES COPIES OU EXTRAITS DE PROCES VERBAUX Les copies ou extraits des procès verbaux sont valablement certifiés conformes, par le représentant légal de la société ou, s’ils sont plusieurs par l’un d’entre eux seulement. A notre avis la certification des procès-verbaux doit être confiée au président du conseil d’administration qui préside toutes les réunions des assemblées. ETATS FINANCIERS DE SYNTHESE ANNUELS. A la clôture de chaque exercice, le conseil d’administration établit et arrête les états financiers de synthèse conformément aux règles du SYSCOHADA. RAPPORT DE GESTION Le conseil d’administration établit un rapport de gestion dans lequel il expose la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible et, en particulier les perspectives de continuation de l’activité, l’évolution de la situation de trésorerie et le plan de financement. 5 ETATS FINANCIERS ANNEXES Sont annexés aux états financiers de synthèse, les documents ci-après : - un état des cautionnements avals et garantis donnés par la société ; - un état des sûretés réelles consenties par la société. COMMUNICATION DES ETATS FINANCIERS AU COMMISSAIRE AUX COMPTES Les états financiers de synthèse annuels et le rapport de gestion sont adressés aux commissaires aux comptes, quarante cinq jours au moins avant la date de l’assemblée générale ordinaire. PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS A L’ASSEMBLÉE GENERALE Les états financiers et annexes sont présentés à l’assemblée générale de la société pour y être statués. DATE LIMITE DE LA TENUE DES ASSEMBLEES L’assemblée annuelle d’approbation des comptes doit se tenir dans les six mois de la clôture de l’exercice. A défaut, l’autorisation de report doit être donnée par le juge compétent. MODIFICATION DANS LA PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS Lorsque la société modifie la présentation des états financiers ou les méthodes d’évaluation, d’avertissement ou de prévisions, cela doit être signalé dans le rapport de gestion et dans celui du commissaire aux comptes, le cas échéant.. AFFECTATION DES RESULTATS L’assemblée qui statue sur les comptes annuels procède à l’affectation des résultats. Après l’approbation des états financiers de synthèse et constation de l’existence de sommes distribuables, l’assemblée générale détermine : - le cas échéant les dotations à des réserves facultatives (se référer, aux statuts de la société) ; - la part de bénéfices à distribuer ; - le montant du report à nouveau éventuel, La distribution de bénéfices en violation des règles précitées est sanctionnée. Dans ce cas on considère, qu’il y a dividende fictif. PAIEMENT DES DIVIDENDES Les modalités de paiement des bénéfices distribués ou dividendes sont fixées par l’assemblée générale qui peut déléguer ce pouvoir au directeur général. 6 DELAI DE PAIEMENT DES DIVIDENDES Les dividendes sont payables au plus tard 9 mois après la clôture de l’exercice, soit dans les trois mois suivants l’assemblée tenue au plus tard dans les six mois. Il est précisé que passé ce délai, le paiement doit autorisé par le juge compétent à travers la prorogation du délai précité. Le paiement hors délai n’est pas sanctionné par le texte. ATTRIBUTION DE COMPETENCE POUR LE REGLEMENT DES LITIGES Les litiges entre associés ou entre un ou plusieurs associés et la société sont réglés au choix des associés, par la juridiction compétente ou par voie d’arbitrage. MESURES DE PREVENTION DES DIFFICULTES L’AUSC a prévu des mécanismes d’alerte pour prévenir les difficultés dans les sociétés anonymes. C’est ainsi que le commissaire aux comptes et les associés ont le droit de déclencher ces mécanismes en cas de nécessité. Outre la procédure d’alerte, l’AUSC prévoit au profit des associés, la procédure de l’expertise de gestion. ACTION EN RESPONSABILITE CIVILE ENTRE LES DIRIGEANTS Chaque dirigeant social est responsable individuellement envers les tiers des fautes qu’il commet dans l’exercice de ses fonctions. L’action individuelle se prescrit par trois à compter du fait dommageable ou, s’il a été dissimilé, dès sa révélation. Elle se prescrit par dix (10) ans pour les crimes. Chaque dirigeant est également responsable individuellement envers la société des fautes qu’il commet dans l’exercice de ses fonctions. Il s’agit de l’action sociale, destinée à réparer tout dommage subi par la société du fait d’une faute commise par le ou les dirigeants sociaux dans l’exercice de leurs fonctions. L’action est intentée par les dirigeants sociaux ou à défaut par un ou plusieurs associés après une mise en demeure préalable des dirigeants non suivie d’effet dans le délai de 30 jours. Il est expressément précisé qu’aucune décision de l’assemblée des associés, d’un organe de gestion, de direction ou uploads/s1/ comment-renforcer-la-gouvernance-d-x27-entreprise.pdf