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COMPARATIF LOGICIELS DE G.E.D. La Gestion Electronique de Documents (G.E.D.) fa

COMPARATIF LOGICIELS DE G.E.D. La Gestion Electronique de Documents (G.E.D.) fait référence aux solutions logicielles permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents de la création à la suppression. Les fonctions suivantes sont au coeur de la G.E.D. : • Création et édition de documents • Organisation et classement de documents • Recherche plein texte et plein document • Partage nominatif ou groupé de documents • Sauvegarde des documents avec historique des versions • Suppression et restauration de documents Parmi les tendances lourdes qui tracteront la G.E.D. dans les 5 prochaines années on note les fonctions suivantes : • Accès en édition aux documents depuis tout type de terminal via une connexion internet • Co-édition simultanée de documents entre plusieurs inter- venants • Intégration de fonctions sociales pour créer ou valoriser l’in- formation En revanche, les fonctions d’acquisition de documents sont plus marginales dans les demandes de solutions de G.E.D. En ef- fet, de moins en moins de documents physiques sont créés au profit des documents numériques. L’archivage est également une fonction de moins en moins demandée car les fonctions de sauvegarde des solutions de G.E.D. sont de plus en plus perfor- mantes avec des espaces de stockage volumineux et la gestion des versions des fichiers. L’archivage est principalement utilisé à des fin légales pour les professions réglementées. Bien que la réversibilité des données soit un critère majeur pour les clients, elle est néanmoins peu sollicitée du fait de la fidélité des utilisa- teurs aux applications SaaS (avec plus de 90% de renouvelle- ment en 2015). Les fonctionnalités de workflow sont peu utilisées par les TPE et PME bien que le SaaS offre des perspectives intéressantes sur ce sujet. Grâce aux A.P.I. et aux passerelles natives il est relati- vement simple de créer, modifier, ou transférer des documents. En 2015, le marché de la G.E.D. progresse de 4% par rapport à l’année précédente pour atteindre un volume d’affaires estimé à 1,5 Mds. Acquisition Création Dématérialisation Sauvegarde Edition Recherche Partage Organisation Suppression Versioning Archivage Réversibilité Bénéfices secondaires Bénéfices majeurs Gain de temps Collaboration Mobilité Procédures et traçabilité Sauvegarde Rentabilité Ecologie USAGES BENEFICES Workflow SELECTION Ftopia est un acteur fort et spé- cialisé de la gestion documen- taire. Sa récente alliance avec le fournisseur de cloud souverain Cloudwatt renforce sa présence sur le marché à long terme. L’ADN de ftopia repose sur la simplicité, l’ergonomie, et l’éco- système professionnel. C’est sur ce dernier point que l’édi- teur français s’oppose à des solutions comme DropBox ou GoogleDrive qui sont à l’origine créées pour les particuliers. Ftopia met donc un point d’hon- neur sur la sécurisation de ses infrastructures, des données, et des usages. Son environnement très mo- derne vous permet de créer fa- cilement vos dossiers, fichiers, partager vos documents, puis y accéder depuis n’importe quel terminal. FTOPIA héberge les données aux Etats-Unis chez Amazon Web Services. FTOPIA se distingue sur les points suivants : • L’ergonomie • L’ouverture (API RESTful) • La sécurité Google Drive est connu comme faisant partie de la suite Goo- gle Apps for Work. Depuis Juin 2014, Google propose ce service pour les entreprises pour concurrencer Microsoft et DropBox. L’ADN de Google dont profitent des milliers d’utilisateurs est le Full Web. Quasiment 100% des fonctionnalités sont disponibles via un navigateur Web mo- derne. La compatibilité entre les différents systèmes d’exploita- tion est totale à l’exception de la Synchronisation des documents sur un poste linux qui devrait ar- river en 2016. Google Drive for work gère re- marquablement bien les conver- sions de fichiers entre formats Google, Microsoft, et OpenOf- fice. Voici les avantages de la solu- tion : • Stockage illimité • Rapports d’audit • Administration ultra précise • Chiffrement des fichiers stockés et en transit • SLA de 99,99% • Support 24h/24, 7j/7 NetExplorer est une autre so- lution française qui brille sur le marché de la G.E.D. NetExplorer se positionne comme un expert du partage de fichiers, du stockage en ligne et du travail collaboratif 100% made in France. La solution dispose de bonnes performances et d’un niveau de sécurité à la hauteur des meil- leurs standards. NetExplorer est par ailleurs ouvert et accessible via des applications ou des ser- vices sécurisés. La solution dispose de fonctions asticieuses comme les conver- sations autour des versions des documents ou la gestion intuitive des meta-données des documents qui permettent une meilleure traçabilité et une re- cherche plus efficace. Les points forts de NetExplorer sont avant tout : • Gestion astucieuse des ver- sions • Visionneuse de fichiers er- gonomique • Gestion des meta données La solution iExtranet de Oo- drive ajoute une couche colla- borative sur un environnement classique existant. Les fonc- tions de base de la G.E.D. sont toutes présentes : partage, ver- sioning, traçabilité, notifications, moteur de recherche, et édition de documents. En plus de ces fonctions, iExtranet offre un en- vironnement très rigoureux qui permettra aux utilisateurs les plus exigeants d’évoluer dans un environnement au niveau de leurs attentes. L’ADN de Oodrive est la gestion des espaces de sauvegarde, et de partage de documents. Cette société française bénéfi- cie d’une infrastructure robuste entièrement sur le sol Fran- çais. Oodrive est un acteur de confiance sur lequel utilisateurs, revendeurs, et intégrateurs peuvent se reposer. Les fonctions différenciatrices d’Oodrive sont les suivantes : • Double-authentification • Workflow de validation • Signature électronique • Archivage à valeur légale Jalios Document System est une solution qui aborde la ges- tion documentaire d’abord par le levier social. Jalios est une société française qui a fait sa réputation sur le succès de son réseau social d’entreprise. Jalios offre un environnement collaboratif et social essentiel à toute entreprise souhaitant offrir les meilleurs outils à ses équipes dans le but de créer de l’intelligence à travers les procédures et les logiciels. Do- cument System fait partie d’un ensemble plus important (Digital Platform). La suite permet de gérer ses documents en ligne de manière souple grâce aux fonctions d’organisation en dos- siers et de partage entre colla- borateurs. La suite respecte les standards de la gestion docu- mentaire et offre par ailleurs une compatibilité totale avec la suite Microsoft Office. Les atouts de Jalios Document System sont les suivants : • Respect des standards • Evolution vers un réseau social d’entreprise • Intranet En savoir plus En savoir plus En savoir plus En savoir plus En savoir plus COMPARATIF FONCTIONNEL Gestion documentaire Meta Données éditables Synchonisation multi-terminaux Envoi de liens de téléchargement Coediter un document en temps réel Vérouillage de documents Dossiers partagés Documents partagés Versions des documents Revisions et versions Import en masse Modèles de documents Libellés / Tags Visionneuse photos et vidéos Editeur de documents textes Editeur de tableurs Editeur de présentations Librairie de documents Visionneuse de documents Synchronisation de documents Recherche simple Recherche plein texte OCR (Reconnaissance de caractères) Import de document via email Horodateur de documents Envoi de documents par email OUI OUI OUI NON OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI NON NON NON OUI OUI OUI OUI NON NON NON OUI NON OUI OUI OUI option OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI NON NON NON OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI NON NON NON OUI OUI OUI OUI NON NON NON OUI NON OUI OUI OUI NON OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI NON NON NON OUI OUI OUI OUI OUI NON NON OUI NON NON OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON Collaboration Intranet & Communauté Extranet Base de savoir, wiki Conversations et commentaires Gestion de groupes Gestionnaire de tâches Fil d’actualités Elections et votes Publication et partage de contenu Notes Administration Backup Duplication des données Gestion des utilisateurs Gestion des droits Règles de partage des données Groupes Gestion des territoires Tableau de bord Multi-oragnisations Import et export de données Personnalisation de l’interface NON NON NON NON OUI NON OUI NON NON NON OUI NON OUI OUI OUI OUI NON OUI NON OUI OUI option option option OUI OUI option OUI option option option OUI NON OUI OUI OUI OUI NON OUI NON OUI NON NON NON NON OUI OUI NON OUI NON NON NON NON NON OUI OUI OUI OUI NON OUI NON OUI OUI NON NON NON NON NON NON NON NON NON NON OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON option option option OUI OUI option OUI NON NON NON option option OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI uploads/s1/ comparatif-ged.pdf