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OFPPT DRH, CDC TERTIAIRE Partenaire en Compétences Manuel de Travaux Pratiques

OFPPT DRH, CDC TERTIAIRE Partenaire en Compétences Manuel de Travaux Pratiques Secteur : Administration, Gestion & Commerce. Filière : Techniques de Secrétariat de Direction (TSD) Module : Gestion des documents Juillet 2013 Royaume du Maroc Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail https://www.marocetude.com CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 2 sur 60 Document élaboré par : Nom et prénom EFP DR BOUGRINI Hassane GHAYOUR Leila ITA HAY MOHAMMADI ISTA SETTAT II DRGC DRCT Document validé par : Nom et prénom Entité/EFP Direction KAMILI Latifa AMIZ AZIZA JEABLOUI Fatiha ABIDI Nadia KARMOUNI WAFAA CDC TERTIAIRE CDC TERTIAIRE ISTA HAY HASSANI I CF EL FIDA ISTA MOHAMMEDIA DRH DRH DRGC DRGC DRGC Remerciements La DRH / Le CDC TERTIAIRE remercie toutes les personnes qui ont participé à l'élaboration de ce manuel des travaux pratiques. N.B : Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRH / CDC TERTIAIRE toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération pour l'enrichissement et l'amélioration du contenu. CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 3 sur 60 Préambule « Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la main qui réalise reste impuissante » Claude Bernard Les Travaux Pratiques sont une méthode de formation permettant de mettre en application des connaissances théoriques, la plupart du temps en réalisant des exercices, études de cas, simulations, jeux de rôles, révélations interactives… L’objectif de ce manuel est une initiation à l’acquisition des techniques de base permettant de mettre en évidence les transferts et les techniques mises en œuvre au niveau de la séance de cours et d’adapter les supports pédagogiques en fonctions des techniques étudiées. Chaque séance de cours est divisée en deux parties : - une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter, - une partie pratique qui comprend au moins deux TP à réaliser par les stagiaires à titre individuel ou en sous-groupes. Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité croissante. Il est donc très conseillé d’assurer une présence continue. Toute absence portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures. CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 4 sur 60 OFPPT DRH- CDC TERTIAIRE Fiche Module Filière Techniques de Secrétariat de Direction Module Gestion des documents Masse horaire : 100 H Objectif du Module Savoir organiser son bureau ainsi que son travail administratif en exploitant efficacement les techniques d’organisation. Séquences Masse Horaire N° Séquence Intitulé 1 Organiser le travail 05 H 2 Classer les documents • Etude de la norme AFNOR • Etude des différents ordres de classement 32 H 30 15 H 17 H 30 mn 3 Effectuer les opérations de classement selon les différents procédés 10 H 4 Archiver les dossiers 05 H 5 Archive électronique ou informatique 05 H 6 . Les fiches et les fichiers 12 H 30 7 Les imprimés 15 H 8 Le Questionnaire 07 H 30 9 Etude de cas 07 H 30 CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 5 sur 60 OFPPT DRH- CDC TERTIAIRE Fiche séquence Partie pratique 1 Objectifs ciblés : savoir définir certains termes dérivés du verbe classer. Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP1 : individuel Enoncé : 1) les termes suivants : classement, classifier, classeur 2) Quel est le but de classement ? Corrigé du TP1 : 1) Classement : est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement de l’information recherchée. Classifier : faire une répartition méthodique par classe, c’est-à-dire déterminer - les caractéristiques communes selon lesquels on regroupe les documents - le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents - l’ordre dans lequel on classera les documents Classeur : chemise en carton dans laquelle on range les documents. 2) On classe pour : - Ordonner, c’est-à-dire donner au lieur de travail une atmosphère d’ordre Filière Techniques de Secrétariat de Direction Module Gestion des documents Masse horaire : 100 H Séquence N° 1 Organisation du travail Temps prévu : 05 H Objectif de la séquence : Organiser son bureau et déterminer préalablement un plan de classement approprié aux dossiers à classer Partie théorique Points à traiter 1 Généralité sur le classement, le cadre et les conditions de travail de la secrétaire 2 Choix du classement selon la nature des documents, leur volume et leur fréquence d’utilisation 3 Nécessité d’un classement 4 Les qualités d’un bon classement CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 6 sur 60 - Contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents - Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée - Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité, poussière…) - Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille - Déceler les absences des documents 2 Objectifs ciblés : savoir aménager le bureau pour améliorer l’ambiance de travail Durée estimée : 40 mn Déroulement du TP2 : individuel Enoncé : S’il vous semble que, dans le bureau ou la salle où vous vous trouvez actuellement, les conditions matérielles ne vous permettront pas d’effectuer vos travaux avec le maximum d’efficacité et le minimum de fatigue, proposer des aménagements qui amélioreraient le cadre de votre travail. Corrigé du TP2 Accepter toute présentation logique à condition de : - Respecter l’éclairage du poste informatique ; jamais en face de la source lumineuse, c’est-à-dire la fenêtre, ni avoir la source lumineuse derrière - Ne pas avoir le dos tourné par rapport à la porte d’entrée - Prévoir l’espace de circulation - Prévoir les ouvertures de porte des meubles - …………………………….. OFPPT DRH- CDC TERTIAIRE https://www.marocetude.com CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 7 sur 60 Fiche séquence Filière Techniques de Secrétariat de Direction Module Gestion des documents Masse horaire : 100 H Séquence N° 2 Classer les documents Temps prévu : 32 H 30 mn Objectif de la séquence : Etudier la norme AFNOR et appliquer le principe de chaque ordre de classement Partie pratique TP Etude de la norme AFNOR 1 Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur d’une rubrique Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP1 : par groupe Enoncé : Société Moulay El Hadi, Marrakech Station Service Saint-Tropez, Casablanca Lycée Descartes, Rabat Entreprise Hadj Jelloua et Associés, Berkane Salle de Gymnastique El Alaoui Mohamed Compagnie Degaulle et Fils Scierie Mohamed-Amine Auto-Ecole Ahmed Nassiri et Frères Parfumerie Saint-Michel, Casablanca Cabinet du Docteur-Abdelhadi Etablissement Salah et Frères, Fès Travail à faire : En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ? Corrigé du TP1 : EL HADJ, Marrakech (Société Moulay) Partie théorique Points à traiter 1 Etude de la norme 2 Ordre alphabétique 3 Ordre numérique 4 Ordre idéologique 5 Ordre Chronologique 6 Ordre alphanumérique 7 Ordre géographique 8 Ordre décimal CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 8 sur 60 SAINT-TROPEZ, Casablanca (Station Service) DESCARTES, Rabat (Lycée) JELLOUA et Associés, Berkane (Entreprise Hadj) EL ALAOUI Mohamed (Salle de Gymnastique) GAULLE et Fils (Compagnie De) MOHAMED-AMINE (Scierie) NASSIRI et Frères (Auto-Ecole Ahmed) SAINT-MICHEL, Casablanca (Parfumerie) DOCTEUR-ABDELHADI (cabinet du) SALAH et Frères, Fès (Etablissement) 2 Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP2 par groupe Enoncé : L’ONE, Casablanca Entreprise de Peinture Astral, Casablanca Société Laitière de l’Ouest du Maroc Pharmacie de l’Etoile du Sud Cuisinière Aga, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca Magasin du Nord Marocain, Rabat Hôtel des Alaouites, Rabat Transport Rapide du Nord-Ouest du Pays Imprimerie Royale de l’Atlas Pharmacie Ain Sébaa, Casablanca Société Pull Over, Casablanca Grand Hôtel, Fès Travail à faire : En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ? Corrigé du TP2 ONE, Casablanca (L’) ASTRAL, Casablanca (Entreprise de Peinture) MAROC (Société Laitière de l’Ouest du) SUD (Pharmacie de l’Etoile du) AGA, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca NORD Marocain, Rabat (Magasin du) ALAOUITES, Rabat (Hôtel des) NORD-OUEST du Pays (Transport Rapide du) ATLAS (Imprimerie Royale de l’) AIN SEBAA, Casablanca (Pharmacie) PULL OVER, Casablanca (Société) GRAND Hôtel, Fès Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP 3 ; individuel Enoncé : CDC TERTIAIRE Gestion des documents Page 9 sur 60 3 Société du Verre textile Yves Saint-Laurent Savons le Chat A Tout au beurre Lignes Aériennes Chiliennes Lire et relire Compagnie Générale Société des Trois Résidences BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur) Salon de Coiffure d’Estrées Compagnie Internationale des Wagons-lits Société Commerciale franco-polonaise Travail à faire : En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ? Corrigé du TP 3 VERRE textile (Société du) SAINT-LAURENT (Yves) CHAT (Savons le) TOUT au beurre (A) LIGNES Aériennes Chiliennes LIRE et relire COMPAGNIE Générale TROIS Résidences (Société des) BMCE (Banque Marocaine uploads/s1/ gestion-des-documents-mtp-tsd.pdf