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Numéro Cp - 2014 Date : 24/10/06 Nombre de pages : 14 (annexes non comprises) R

Numéro Cp - 2014 Date : 24/10/06 Nombre de pages : 14 (annexes non comprises) Référence : RM - Mission Pobè - 1006 – V1 Rédacteur Mathieu WEIL (Cirad) RAPPORT DE MISSION Réalisée du 17 au 23 octobre 2006 5ème Mission SIARC MISE EN PLACE DU SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE ISO 9001 : 2000 STATION DE POBE BENIN ENSIA – SIARC, 1101, avenue Agropolis – CS 245014 - 34093 Montpellier cedex 05 - Tél. 33.(0)4.99.23.21.50 – Fax : 33.(0)4.67.61.70.55 EQUIPE DEFIS Développement Expertise Formation Ingénierie pour le Sud RM-Mission Pobè-1006-v1 avec annexes Page 1 sur 40 ENSIA-SIARC-DEFIS SOMMAIRE PAGE I PRESENTATION DE LA MISSION 3 I.1. Contexte de la mission I.2. Objectifs de la mission I.3. Méthodologie employée I.4. Programme réalisé et personnes rencontrées II RESULTATS DETAILLES 6 Préambule : Situation de la station II.1. Lancement du processus d’audit interne II.2. Finalisation des procédures concernant le processus de réalisation II.3. Préparation de la prochaine Revue de Direction II.4. Etat du chantier métrologie II.5. Avancée générale du projet Qualité et suivi des actions engagées III ACTIONS PRIORITAIRES 12 IV CONCLUSION 13 V ANNEXES - Rapport d’audit interne 01-2006 - Plan d’actions du 23/10/2006 - Fiches actions (uniquement celles mises à jour lors de cette mission) - Suivi des actions prioritaires définies en avril 2006 - Matrice de gestion des compétences pour le traitement des régimes et la production de semences - Protocole pollen et parthénocarpie Ces annexes ont été laissées au Responsable Qualité au format électronique à l’issue de la mission. 14 RM- Mission Pobè-1006-v1 Page 2 sur 40 ENSIA-SIARC-DEFIS I – PRESENTATION DE LA MISSION I.1. CONTEXTE DE LA MISSION Afin de répondre au double défi qui consiste à augmenter sa productivité tout en améliorant la satisfaction de ses clients, la station a choisi – pour ses activités de production de semences et de pollen – de s’engager dans une démarche Qualité selon le référentiel international ISO 9001 version 2000. Un an et demi après le démarrage du projet, et toujours dans l’attente du recrutement d’un Responsable Qualité, cette mission doit avant tout permettre d’avancer dans la construction du Système de Management de la Qualité. Rappelons que l’objectif de certification est prévu pour la fin 2007. I.2. OBJECTIFS DE LA MISSION Lancer le processus d’audit interne Le niveau d’avancement dans la construction du Système de Management de la Qualité justifie en effet l’élaboration d’une procédure d’audit interne et la formation d’auditeurs capables de la mettre en œuvre. Finaliser les procédures concernant le processus de réalisation Ces documents, dont la rédaction a démarré en avril 2006, sont fondamentaux dans la mesure où ils représentent le savoir-faire et le cœur d’activité de la station. Préparer la station à mener sa première Revue de Direction avant la fin de l’année 2006 La Revue de Direction, évènement indispensable et fondamental de l’amélioration continue, permettra, un an et demi après le démarrage du projet, de faire le point sur les objectifs définis et de prendre des décisions par rapport à des éléments factuels. Débloquer le chantier métrologie, qui, si l’on s’en tient aux résultats présentés par Melle Diop (stagiaire sur la station d’avril à août 2006), semble avoir pris du retard. Faciliter l’avancée générale du projet Qualité par l’apport d'un conseil rapproché au Responsable Qualité et aux Pilotes de processus, et assurer du même coup le suivi des actions engagées. RM- Mission Pobè-1006-v1 Page 3 sur 40 ENSIA-SIARC-DEFIS La méthodologie employée au cours de cette mission a consisté en : - la rédaction et la mise en forme de différents documents du Système de Management de la Qualité - la formation théorique et pratique des auditeurs internes - la promulgation de conseils, au Responsable Qualité et aux Pilotes de processus Le consultant (Mathieu WEIL) a été, tout au long de sa mission, secondé par Françoise Potier. I.4. PROGRAMME REALISE ET PERSONNES RENCONTREES I.3. METHODOLOGIE EMPLOYEE Arrivée à Cotonou le Lundi 16 octobre en soirée, transfert sur Pobè Françoise POTIER (Sélectionneur Palmier Cirad) et Mathieu WEIL (Ingénieur Qualité Cirad) sont présents tous les jours à toutes les réunions Mardi 17 octobre : • Présentation de la mission et construction du planning Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), Reine DANSOU (Opératrice de Saisie Fécondation Artificielle), Dominique IDOYINI (préposé conditionnement pollen), Coffi ALASSANE (Chef Division Agronomie et intérim Chef Section Administration et Technique), James ADEYEMI (Responsable Approvisionnement), Gaston ADOSSOU (Chef sous-section graines), Fataou SOUMOLA (Responsable Métrologie), Ange ALAPINI (Chef Service Maintenance), Nicodème DJAGOUN (responsable Fécondation Artificielle), Philibert AGUESSY (Responsable Export/Import), Pierre GNAMBAKPO (Chef sous-section germoir) • Suivi et déploiement des fiches actions Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), Reine DANSOU (Opératrice de Saisie Fécondation Artificielle), Gaston ADOSSOU (Chef sous-section graines), Philibert AGUESSY (Responsable Export/Import), James ADEYEMI (Responsable Approvisionnement) Mercredi 18 octobre : • Formation théorique à l’audit interne Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), Dominique IDOYINI (préposé conditionnement pollen), Coffi ALASSANE (Chef Division Agronomie et intérim Chef Section Administration et Technique), Nicodème DJAGOUN (responsable Fécondation Artificielle) Jeudi 19 octobre : • Formation pratique à l’audit interne et audit des instructions relatives aux processus de Production Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), Dominique IDOYINI (préposé conditionnement pollen), Coffi ALASSANE (Chef Division Agronomie et intérim Chef Section Administration et Technique), Nicodème DJAGOUN (responsable Fécondation Artificielle) RM- Mission Pobè-1006-v1 Page 4 sur 40 ENSIA-SIARC-DEFIS Vendredi 20 octobre : • Suivi et déploiement des fiches actions Fataou SOUMOLA (Responsable Métrologie), Reine DANSOU (Opératrice de Saisie Fécondation Artificielle), Philibert AGUESSY (Responsable Export/Import), James ADEYEMI (Responsable Approvisionnement), Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ) Samedi 21 octobre : • Suivi et déploiement des fiches actions Gaston ADOSSOU (Chef sous-section graines), Reine DANSOU (Opératrice de Saisie Fécondation Artificielle) Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ) Dimanche 22 octobre : • Suivi et déploiement des fiches actions Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), Dominique IDOYINI (préposé conditionnement pollen) Lundi 23 octobre : • Suivi et déploiement de fiches actions Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), Coffi ALASSANE (Chef Division Agronomie et intérim Chef Section Administration et Technique) • Synthèse de la mission Isaac A. ADJE (Directeur), Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ) • Remise de la documentation, liée à la mission, au Responsable Qualité L’ensemble des documents utilisés et élaborés au cours de la mission ainsi que la note de synthèse ont été remis, au format informatique, au Responsable Qualité pour exploitation. Transfert vers Cotonou et départ sur Paris RM- Mission Pobè-1006-v1 Page 5 sur 40 ENSIA-SIARC-DEFIS II – RESULTATS DETAILLES DE LA MISSION PREAMBULE : SITUATION DE LA STATION A fin septembre 2006 : - la production de graines était de plus de 5 000 000 pour un objectif de 6 000 000, prévu pour la fin de l’année - le cumul des ventes était d’environ 3 000 000 ; l’objectif (6000 000 de graines vendues en 2006), en particulier du fait de nombreuses « décommandes », ne sera pas atteint. Le taux de germination, d’environ 79,5%, en moyenne des affaires, s’est bien amélioré par rapport à l’an passé ; il est tout proche de l’objectif fixé à 80%. - le taux de réclamations clients n’est lui toujours pas suivi. Cela est dû au fait qu’aucun consensus n’a pu être trouvé quant au mode de calcul et de suivi. Le poste de Responsable Qualité annoncé depuis plus d’un an n’a toujours pas été pourvu. Le départ du Chef Section Administration et Technique : Monsieur Philippe Fadegon, par ailleurs Pilote de Processus, qui jouait un rôle moteur dans l’avancée du projet, est un frein supplémentaire à l’avancée de la démarche Qualité. Depuis le départ de Melle Diop (stagiaire d’avril à fin août 2006), Alphonse Omoré est assisté de Reine Dansou pour l’organisation des points Qualité et la maîtrise documentaire du Système de Management de la Qualité. RM- Mission Pobè-1006-v1 Page 6 sur 40 ENSIA-SIARC-DEFIS II.1. LANCEMENT DU PROCESSUS D’AUDIT INTERNE L’audit interne est un élément fondamental dans l’amélioration continue du Système de Management de la Qualité. Il a en effet pour but d’évaluer si le dit système respecte le référentiel choisi (ISO 9001), est appliqué et est efficace. Il permet en outre aux auditeurs d’acquérir de l’expérience et des compétences dans des domaines qui ne leur sont pas familiers. Le système documentaire de la station est aujourd’hui suffisamment conséquent pour que ce processus d’audit interne puisse être lancé. 4 auditeurs internes ont été choisis ; il s’agit de : - Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection et RQ), - Dominique IDOYINI (Préposé Conditionnement Pollen), - Coffi ALASSANE (Chef Division Agronomie et intérim Chef Section Administration et Technique), - Nicodème DJAGOUN (Responsable Fécondation Artificielle) Ces 4 personnes ont suivi deux journées de formation à l’audit interne dont les objectifs étaient : - Connaître les techniques d’audit - Etre capable d’auditer les procédures de la Station Le programme était le suivant : Une journée théorique : - Rappel : définitions, et principes du management Qualité - La norme ISO 9001 - L’audit interne : Buts et Méthodologies - L’auditeur interne : techniques et comportements - Élaboration de la procédure d’audit uploads/s1/ document-545616.pdf