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FICHE TECHNIQUE N° 17 ORGANISONS AUJOURDHUI LA VEILLE POUR DEMAIN La Lettre du

FICHE TECHNIQUE N° 17 ORGANISONS AUJOURDHUI LA VEILLE POUR DEMAIN La Lettre du CEDIP - En lignes n° 17 - avril 2001 - page 1 En bref Une veille efficace permet daccéder, au moment opportun, à une information adap- tée aux besoins et aux attentes. Elle doit favoriser lamélioration des pra- tiques de travail et contribuer à la professionnalisation individuelle et col- lective. Organisée et structurée en plusieurs éta- pes, elle concourt à améliorer le temps de recherche et à livrer des renseigne- ments utiles (informations traitées : or- données, synthétisées et dappropriation facile). Afin doptimiser le système de veille, les services doivent développer lutilisation de toutes les technologies de linforma- tion et de la communication, et faciliter la mise à disposition et la diffusion des renseignements. recherche variables. Mais cette recherche se heurte souvent à l’abondance d’informations difficiles à trier et dont le bien-fondé n’est pas toujours avéré. Pour être pertinents et efficaces, ce repérage et cette collecte d’informations doivent être organisés et structurés en une veille active, tant au niveau de l’individu que du service. Cette veille nécessite alors la mise en œuvre de compétences spécifiques ; elle participera ainsi à la professionnalisation continue de chaque agent et favorisera la professionnalisation collective. 1 - Activités liées à la veille Qu’elle soit individuelle ou organisée au sein du service, la veille nécessite l’enchaînement de différentes étapes. Le schéma ci-contre les présente et illustre la définition suivante : Détermination des attentes et des besoins Traitement de l’information Repérage et collecte des informations Tri et sélection Mi s e à jo ur Diffusion La veille est une « activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions. » (Norme expérimentale Afnor XP X 50-053 - 1998) L a veille met en œuvre des processus indivi- duels et collectifs, favorisant la profession- nalisation des individus. Selon le traitement qui sera effectué, les informations contribueront au développement de connaissances multiples et variées. Dans le domaine de l’activité professionnelle, la veille permet de : • suivre les évolutions concernant un champ, des domaines et des thèmes relatifs aux préoccupa- tions individuelles, collectives et de service ; • repérer les sujets en émergence (d’actualité, por- teurs, ...) et faciliter l’anticipation (prospective) ; • identifier les ressources pertinentes (personnes, services, ...). Le repérage et la collecte d’informations à ca- ractère professionnel sont des activités d’abord individuelles et permanentes. Elles peuvent s’opérer de façon « inconsciente » ; on acquiert des informations : • en participant à des réunions internes ou externes, • par la lecture de productions variées, • lors des divers échanges de travail. Elles peuvent aussi être volontaires. Elles consis- tent alors à rechercher des informations sur un domaine d’action donné, avec des modalités de La Lettre du CEDIP - En lignes n° 17 - avril 2001 - page 2 a - Pour une plus grande efficience, la veille doit être ciblée ; elle ne doit pas s’effectuer tous azimuts. La recherche d’informations doit se focaliser sur le secteur d’activités, les domaines de compéten- ces de l’individu et du service. A titre individuel, chacun doit déterminer les champs sur lesquels portera sa veille, au regard de ses préoccupations professionnelles actuelles et à venir. b - Afin de recueillir des informations riches et adap- tées, il est nécessaire d’identifier des sources dif- férentes et de retenir celles qui paraissent les plus fiables et pertinentes. L’identification se fera avec le souci d’un recueil d’opinions et d’approches les plus diverses et variées possibles. Compte tenu du grand nombre de sources, il est nécessaire de faire une sélection. Celle-ci sera réalisée principalement sur la validité du contenu, la richesse des informations présen- tées, la complémentarité ou les différences avec d’autres sources. La sélection ne doit pas être figée mais conti- nue ; il faudra s’attacher à ne pas se couper de nouvelles sources d’informations ou d’ancien- nes sources mises à jour (sites internet, ouvra- ges, revues, etc.). La veille doit généralement se centrer sur les at- tentes et besoins identifiés, mais une ouverture sur d’autres secteurs et domaines peut enrichir la recherche, par la collecte de points de vue différents sur un thème, une méthode, etc. Cette recherche complémentaire augmente le temps consacré à la veille et doit plutôt être réalisée par des personnes dont c’est une des activités prin- cipales. Pour un service du Ministère, les sources princi- pales sont soit internes (administrations centra- les sur un champ d’activités identique ou pro- che, services équivalents ou d’un même réseau, mais aussi service lui même, etc.), soit externes (sociétés privées intervenant sur le même secteur d’activités, universités, éditeurs spécialisés, etc.). L’accès aux informations produites par ces sources peut se faire par l’intermédiaire de dif- férents médias : • oraux : colloques, ateliers, clubs, etc. ; • papier : comptes rendus, contributions, rapports, revues, ouvrages, etc. ; • électroniques : sites internet et intranet, lettres adressées par messagerie, forums thématiques, etc. Lorsque la veille est organisée au sein du ser- vice, elle doit répondre à la fois aux missions du service et aux attentes des agents. Pour apprécier les besoins, la structure chargée de la veille devra recueillir les demandes auprès de l’ensemble des agents et les mettre en pers- pective avec les orientations du service. Détermination des attentes et des besoins Traitem ent de l’inform ation Repérage et collecte des inform ations Tri et sélection M i se à jou r Diffusion Déterm ination des attentes et des besoins Traitem ent de l’inform ation Repérage et collecte des informations Tri et sélection Mi se à jo ur Diffusion La Lettre du CEDIP - En lignes n° 17 - avril 2001 - page 3 c - Une information peut être analysée, restructurée, synthétisée, complétée, selon l’intérêt, les be- soins, la diffusion envisagée, le temps disponi- ble. Le travail réalisé apportera plus ou moins de valeur ajoutée, avec des productions diverses : - revue de presse ou de site, avec éléments de synthèse, - rubrique de site avec commentaires, - notes de lecture ou de réflexion, ... Dans le cadre d’une veille organisée, l’informa- tion traitée est mise à disposition et/ou diffusée. Un centre de ressources, un service documenta- tion, une cellule de veille ou une personne dont c’est la charge pourront effectuer cette mise à disposition ou cette diffusion en s’appuyant sur différents médias. L’efficacité de la diffusion repose sur le principe suivant : « Délivrer la bonne information à la bonne personne au bon moment, sous la bonne forme. » Une fois repérée, collectée, triée et sélectionnée, l’information est traitée. Le niveau de traitement variera selon le besoin et le type d’organisa- tion individuelle et/ou collective mise en place. Cela peut aller d’un traitement « inconscient » à un traitement à forte valeur ajoutée, en passant par une simple structuration de l’information. Même dans le cas où aucune opération complé- mentaire n’intervient (classement, prise de no- tes, etc.), tout individu effectue un « embryon » de traitement en mémorisant des données réutilisables a posteriori (noms de personnes ou d’organismes ressources, sites intéressants, no- tions générales, schémas, etc.). Toutefois, ce type de traitement n’est pas habituellement intégré à la notion de veille, dans son acception courante. Le traitement commence lorsque les données sont stockées dans un système structuré, per- mettant l’accès facile à cette information ; c’est le cas du classement dans un dossier documen- taire ou thématique (papier ou électronique). Le tri des informations et leur sélection sont ef- fectués en fonction des attentes et des besoins. Réalisées par l’utilisateur lui-même ou par des spécialistes, ces activités doivent : • répondre à un besoin lié à une action en cours (projet), pour un individu ou un groupe ; • concourir à enrichir une thématique relative à un centre d’intérêt, une préoccupation person- nelle ou professionnelle ; • permettre un suivi de l’actualité sur un champ donné. Le nombre et la multiplicité des sources et des d - médias produisent une abondance d’informa- tions de niveau très varié : le tri et la sélection des informations sont nécessaires. Toutefois, ces actions ne sont pas suffisantes : une adapta- tion à la « cible » et à ses caractéristiques (habi- tudes de lecture, disponibilité, fonction occupée, etc.) est primordiale. Les informations mises à disposition et/ou dif- fusées devront être traitées pour répondre à cette adaptation : cela illustre la différence entre in- formation et renseignement. Le renseignement est une information qui a subi un traitement pour une meilleure adaptation à la « cible ». D éterm ination des attentes et des besoins Traitem ent de l’inform ation R epérage et collecte des inform ations Tri et sélection M i se à jo u r D iffusion Déterm ination des attentes et des besoins Traitement de l’information Repérage et collecte des informations Tri et sélection M is e à jou r Diffusion La Lettre du CEDIP - En lignes n° 17 - avril 2001 - page 4 2 - Organisation Qu’elle soit individuelle ou institutionnelle, pour être utile uploads/s1/ ftechnique17pdf-cle2de8cf.pdf