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1 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 La « campagne »

1 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 La « campagne » de vérification des études s’ouvre dès le 1er janvier de chaque année civile. Pour des raisons pratiques liées notamment à la date de la clôture annuelle de l’exercice comptable, certaines chambres choisissent cependant d’attendre le mois de mai pour débuter la nouvelle campagne d’inspection. Rien n’empêche toutefois l’inspection d’une étude avant cette date de clôture. En effet, entre la clôture du mois de décembre et celle de l’exercice comptable, seules des écritures d’inventaires (les opérations de saisie de comptabilité générale, paiement de factures, prélèvements) peuvent être ajoutées aux mouvements de comptabilité générale de l’année précédente, par les journaux des comptes financiers concernés, y compris le journal d’opérations diverses, daté du 31 décembre de l’exercice clos. Tant que la clôture du mois de janvier de l’exercice suivant n’est pas faite en février, au moment du paiement de la TVA de janvier, il reste possible de saisir des opérations comptables portant sur des comptes financiers concernant l’exercice précédent. Passé cette période, aucune écriture ne doit être possible dans le compte client à l’exception des opérations ne portant pas sur des comptes financiers, et passées via le journal des opérations diverses, comme par exemple des réintégrations, dotations aux amortissements, indemnités kilométriques, tant que la clôture définitive de l’exercice précédent n’a pas été faite. Le dernier délai pour cette clôture est le 30 du mois d’avril LE GUIDE DE L’INSPECTION 2 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 suivant. Cette date est liée à la limite d’établissement de la déclaration fiscale. Le décret du 27 septembre 2007 a également posé le principe d’une inspection menée par deux inspecteurs régionaux et un expert comptable ou une personne qualifiée en comptabilité, sauf lorsque la comptabilité de l’étude est tenue par un expert comptable. Ce dernier doit alors remettre au(x) titulaire(x) de l’étude une attestation qui devra être adressée au président régional avant le 31 mars de chaque année. Le modèle a été fixé par arrêté du garde des sceaux publié au Journal Officiel le 14 juin 2008. OBLIGATIONS ET DROITS DE L’HUISSIER DE JUSTICE INSPECTE Les huissiers de justice et leur personnel doivent prêter leurs concours et faciliter la tâche des inspecteurs :  En complétant les documents en ligne avant le déplacement des inspecteurs pour procéder aux opérations de vérification sur site  En les recevant avec courtoisie  En mettant un bureau avec un poste informatique et une imprimante à leur disposition,  En étant disponible tout au long du déroulement des opérations d’inspection,  En participant activement au contrôle par la communication des éléments sollicités,  En apportant toutes les explications et justificatifs utiles sans pouvoir objecter l’absence d’un collaborateur ou d’un prestataire externe  En ayant pris soin de préparer à l’avance et de manière organisée l’ensemble des documents requis par les textes. Le caractère contradictoire doit transparaître dans le compte rendu d’inspection. Pour se ménager la preuve du respect de cette obligation légale, il est recommandé aux inspecteurs et aux inspectés de viser systématiquement les cases « recommandation, observation ou réponse de l’étude » même en l’absence de développement nécessaire sur le point inspecté. 3 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 Pour répondre à cette même obligation de contradictoire, en cas de cession en cours d’exercice, le(s) cédant(s) ont l’obligation d’être présents aux opérations d’inspection. Ils devront donc être convoqués par lettre ou courriel avec accusé de réception. Le décret du 27 mai 2007 précise que les rapports d’inspections sont transmis directement par les inspecteurs au procureur général. Cela n’interdit pas d’accorder un éventuel délai afin de permettre à l’étude inspectée d’apporter toutes explications complémentaires utiles. Ce délai doit être mis à profit pour évoquer également la difficulté relevée avec le président régional. Les rapports d’inspections doivent être également transmis au procureur de la République avant le 31 juillet. La chancellerie a alerté la chambre nationale sur le non respect de ce calendrier par les inspecteurs et par les présidents régionaux. POUVOIRS ET OBLIGATIONS DES INSPECTEURS Les inspections se déroulent en deux phases :  un contrôle inopiné par communication de documents comptables le jour même de la demande des inspecteurs,  un contrôle sur site sur rendez-vous Les inspecteurs n’ont aucun pouvoir d’investigation de police judiciaire. Il se doivent de se présenter et de s’exprimer avec courtoisie sans pour autant se contenter de remplir l’imprimé qui constitue le cadre minimal de l’inspection. Ils doivent savoir prendre des initiatives lors du contrôle, orienter leurs recherches sur tel ou tel point qui le justifierait. L’imprimé d’inspection prévu par l’arrêté du 4 juin 2008 publié au journal officiel du 14 juin 2008 met en forme les obligations de contrôle minima, les inspecteurs pouvant effectuer des contrôles complémentaires s’ils le jugent à propos. 4 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 Les vérifications doivent porter sur les différents aspects de l’ensemble de l’activité de l’office qu’il s’agisse de l’activité professionnelle d’huissier de justice (gestion des dossiers, représentation des fonds clients, respect des règles tarifaires et déontologiques) que de la gestion proprement dite de l’office. Les inspecteurs procèdent ensemble aux opérations de contrôle préalable ou sur site. Si les textes n’instaurent aucune hiérarchie entre les inspecteurs, il est vivement recommandé que l’un d’entre eux soit cependant désigné rapporteur et de préférence celui établi dans le ressort étranger à l’étude inspectée. Le rapporteur aura la responsabilité d’effectuer la demande de communication des documents relatifs à la phase inopinée, leur réception et la rédaction matérielle du rapport d’inspection. En cas de cession pendant l’année civile concernée par l’exercice contrôlé une convocation doit être adressée aux huissiers de justice qui étaient titulaire(s) de l’office ou associés. L’ensemble des pièces et documents vérifiés doit être visé électroniquement ou signé par les inspecteurs et le ou les titulaires de l’étude ou à défaut celui présent au moment du contrôle. L’article 94-11 leur donne la possibilité d’emporter copie de tout document qu’ils jugeraient utiles. Le décret du 27 mai 2007 ne fixe aucune durée. Les inspecteurs prendront donc le temps nécessaire pour mener à bien leur mission En principe, au terme de leur inspection, les inspecteurs adressent au procureur général, le compte rendu de leurs opérations de contrôle et au plus tard le 31 juillet de l’année suivant l’exercice contrôlé. Ce compte rendu devra avoir été au préalable signé par le(s) titulaire(s) de l’office à l’aide de leur code extranet ou de leur clé électronique. Le président de la chambre régionale doit adresser un compte rendu sur les rapports d’inspections de comptabilité au Procureur Général dans le courant du quatrième trimestre de l’année civile. Toutefois, il existe souvent des accords entre les présidents régionaux et le procureur général pour que les rapports soient en réalité remis directement par le président régional qui à cette occasion remettra son compte rendu et son avis sur les inspections. 5 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 Lorsque des anomalies ou faits graves sont constatés, les inspecteurs doivent en informer le président régional et le procureur, lequel a le pouvoir de déclencher l’ouverture d’une information préliminaire. Leur mission n’est pas de porter un jugement ou de proposer une sanction mais ils doivent cependant s’entretenir des difficultés relevées avec le titulaire, formuler des recommandations, souligner les efforts comme les manquements répétés. Une quatrième phase regroupe désormais les obligations professionnelles telles que Tracfin, Cnil, Formation continue, Affichage et mise à la disposition du tarif, etc.. L’ORGANISATION DES CONTROLES Rappel des dispositions nouvelles posées par le décret n° 2014-983 du 28 août 2014 en raison de la nouvelle compétence territoriale départementale et modifiant le décret n° 2007-1397 du 27 septembre 2007 Article 3 modifiant l’article 94-3 : Le second alinéa de l’article 94-3 est remplacé par un alinéa ainsi rédigé : « Les huissiers de justice inspecteurs ne doivent pas avoir leur résidence dans le ressort d’un tribunal de grande instance dont le siège est situé dans le département où se trouve l’étude inspectée. » Article 4 modifiant l’article 94-18 : le premier alinéa de l'article 94-18, les mots : « dont au moins un choisi en dehors du département où exerce l'huissier de justice inspecté » sont supprimés. Article 5 modifiant l’article 94-23 : les mots : « Un des inspecteurs peut être choisi dans le département où exerce l'huissier de justice inspecté. » sont supprimés. Article 6 modifiant l’article 94-27 : Pour l'application des articles 94-18 et 94-23 et conformément aux septième et huitième alinéas de l'article 62, 6 Cnhj- caisse de garantie – guide l’inspection – campagne 2014 les inspections des études d'huissier de justice des ressorts des cours d'appel de Metz, Bastia, Fort-de-France, Basse-Terre, Cayenne et Saint- Denis sont organisées selon les dispositions suivantes. Un des huissiers de justice désignés pour inspecter les études situées dans le ressort de la cour d'appel de Metz peut être lui-même établi dans ce ressort. Les autres inspecteurs sont choisis sur les listes dressées par les chambres régionales des cours uploads/s1/ guide-2015.pdf