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, Présenté par : Dirigé par : Octobre 2014 AUDIT DES PROCEDURES DU PROCESSUS AC

, Présenté par : Dirigé par : Octobre 2014 AUDIT DES PROCEDURES DU PROCESSUS ACHAT : CAS DE L’UNION DES ASSURANCES DU SENEGAL VIE (UASen-VIE) Mlle LAWSON-HELLU Nadu Siko M. DIENE Jean-Baptiste Professeur Associé au CESAG Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion CESAG EXECUTIVE EDUCATION (CEE) MBA AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION Mémoire de fin d’étude THEME Promotion 25 (2013-2014) CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page i DEDICACES Je dédie ce mémoire : o à mon Dieu TOUT PUISSANT ; o à mes Parents Parfait et Yvette LAWSON-HELLU pour tous les efforts qu’ils consentent pour moi, je voudrais les rendre fiers de moi ; o à mon cousin Jean-Pierre et à mon frère Ziko qui me soutiennent et me donnent des raisons d’avancer ; o à ma cousine Tessi qui m’a toujours apporté son support ; o à Isaac qui m’épaule et me soutien ; o à tous mes amis spécialement, Bruno DOGBE, Maelle LAWSON, Zeinam GREMAH Sandrine WOI MESSE et Sandra ABLE. o à tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à sa réalisation. CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page ii REMERCIEMENTS Mes remerciements vont à l’endroit de : o monsieur Jean-Baptiste DIENE, Professeur d’Audit des Achats au CESAG, pour l’encadrement de ce mémoire et pour la qualité de ses enseignements ; o monsieur CAMARA, Expert-Comptable, pour tout l’aide qu’il m’a apporté dans la rédaction de ce mémoire ; o monsieur Adama KPODAR pour tout le soutien qu’il m’a apporté ; o monsieur Fara SY, pour m’avoir permis d’effectuer mon stage dans leur structure ; o Monsieur Fara SARR, Responsable Administratif et Financier et à ces collaborateurs notamment Monsieur Bamba THIAM, comptable, et Madame Ndeye AWA GNIGUE, responsable des moyens généraux pour toutes l’aide qu’ils m’ont apporté durant mon travail sur le terrain ; o monsieur Edoh GABIAM, Professeur au CESAG ; o monsieur Moussa YAZI, Directeur de la formation au CESAG ; o la 25ième promotion du MBA Audit et Contrôle de gestion pour l’ambiance de travail qui a prévalu durant la formation ; o CESAG EXECUTIVE et de tout son personnel pour la qualité de la formation ; o tous ceux qui d’une manière ou d’une autre, ont contribué à la réalisation de ce travail. CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page iii LISTE DES SIGGLES ET ABBREVIATIONS AO : Appel d’Offre BC : Bon de Commande BCE : Bon de Commande Externe BCI : Bon de Commande Interne BL : Bon de Livraison BR : Bon de Réception BS : Bon de Sortie CA : Conseil d’Administration CAC : Commissaire Aux Comptes CIMA : Conférence Interafricaine des Marchés d’assurance CMM : Commande Mensuelle Moyenne COSO :Committee Of Sponsoring Organizations CSAR : Compagnie Sénégalaise D'assurance Réassurance DA : Demande d’Achat DAF: Département Administratif et Financier DAO : Dossier d'Appel d’Offre DC : Département Commercial DG : Directrice Générale DT : Département Technique Fa : Facture CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page iv FAR : Fiche d’Audit et de Recommandations IFC : Assurance Indemnité Fin de Carrière ISO : Interntional Organization for Standardization l'IFACI : Institut Français de l'Audit et du Contrôle internes OHADA : Organisation pour l'Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique PV : Procès-Verbal PVR : Procès-Verbal de Réception QCI : Questionnaire de Contrôle Interne RAF : Responsable Administratif et Financier RMG : Responsable de moyens généraux UASen-Vie : Union des Assurances du Sénégal- Vie CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page v LISTE DES TABLEAUX o Tableau 1 : Classification des achats……………………………...…………….……13 o Tableau 2 : Produits proposés par UASen-Vie………………………………….……48 o Tableau 3 : Tableau des risques……………………..………………………….…….65 o Tableau 4 : Tableau des forces et faiblesses apparentes………………..…………….74 o Tableau 5 : Tableau des recommandations…………...………………………………92 CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page vi LISTE DES FIGURES o Figure 1 : Démarche et stratégie achat hors production…………..……………………15 o Figure 2 : Organisation pour les achats hors production……………………………….20 o Figure 3 : Modèle d’analyse……………………...……………..…………...…………40 CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page vii TABLE DES MATIERES DEDICACES ............................................................................................................................... i REMERCIEMENTS .................................................................................................................... ii LISTE DES SIGGLES ET ABBREVIATIONS ........................................................................... iii LISTE DES TABLEAUX ............................................................................................................. v LISTE DES FIGURES ............................................................................................................... vi TABLE DES MATIERES .......................................................................................................... vii INTRODUCTION GENERALE .................................................................................................. 1 PARTIE I – CADRE THEORIQUE ............................................................................................ 7 INTRODUCTION ....................................................................................................................... 8 CHAPITRE I : PROCEDURES D’ACHAT ................................................................................ 9 1.1. Définition des notions de procédures d’achat, de performance, de contrôle interne et de risques ............................................................................................................................... 9 1.1.1. Définition de l’achat ............................................................................................. 9 1.1.2. Définition d’une procédure ................................................................................ 10 1.1.3. Définition de procédure d’achat ........................................................................ 10 1.1.4. Définition de la performance ............................................................................. 10 1.1.5. La notion de risques ........................................................................................... 11 1.1.6. La notion du contrôle interne ............................................................................. 12 1.2. L’importance des achats dans l’entreprise ............................................................... 12 1.2.1. Importance de la transversalité du processus pour l’entreprise ............................ 12 1.2.2. Importance des achats suivants la taille de l’entreprise ........................................ 13 1.2.3. Importance par les actifs générés .......................................................................... 14 1.2.4. Importance des achats dans la rentabilité de l’entreprise ...................................... 14 1.2.4.1. Étape 1 : Basic achat ....................................................................................... 16 1.2.4.2. Étape 2 : Organiser l’information .............................................................. 16 1.2.4.3. Étape 3 : Agir au-delà du prix ......................................................................... 17 1.2.5 Objectifs de la fonction achat ............................................................................. 18 1.3 Organisation des procédures d’achat ............................................................................ 18 1.3.1 Les rattachements des achats ............................................................................. 18 1.3.1.1 Les organisations centralisées ........................................................................ 19 1.3.1.2 Les organisations décentralisées .................................................................... 19 1.3.2 Les acteurs de la procédure d’achat .................................................................. 20 1.3.2.1 La Direction générale ..................................................................................... 20 CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page viii 1.3.2.2 Le contrôle de gestion. .................................................................................... 21 1.3.2.3 Les acheteurs .................................................................................................. 22 1.3.2.4 Le fournisseur ................................................................................................. 22 1.3.2.5 Le magasinier ................................................................................................. 22 1.3.2.6 Le comptable ................................................................................................... 22 1.3.2.7 La trésorerie ................................................................................................... 22 1.3.3 Le manuel de procédures d’achat ...................................................................... 22 1.4 Les méthodes et procédures d’achats ........................................................................ 23 1.4.1 Méthode d’achats par commande ...................................................................... 24 1.4.1.1 Prévision des dépenses ................................................................................... 24 1.4.1.2 Expression et justification du besoin .............................................................. 24 1.4.1.3 Visa du Contrôle de Gestion ........................................................................... 24 1.4.1.4 Le choix du fournisseur .................................................................................. 25 1.4.1.5 La commande .................................................................................................. 25 1.4.1.6 La réception des articles ou livraison ............................................................ 25 1.4.1.7 Le stockage ou mise en consommation ........................................................... 26 1.4.1.8 La facturation ................................................................................................. 27 1.4.1.9 La comptabilisation de la facture ................................................................... 27 1.4.1.10. Le règlement ................................................................................................... 28 1.4.2 Méthode d’achats par appel d’offres ....................................................................... 28 1.4.2.1 Objectifs de l’appel d’offre ............................................................................. 28 1.4.2.2 Types d’appel d’offres .................................................................................... 28 1.4.2.3 Principales étapes de la mise en œuvre de l’AO ............................................ 30 CHAPITRE II : AUDIT DES PROCEDURES DU PROCESSUS ACHAT .............................. 32 2.1. Définition de l’audit des achats ..................................................................................... 32 2.2. Objectifs de l’audit des procédures du processus achat ............................................... 32 2.3. Conduite d’une mission d’audit du processus achat ..................................................... 32 2.3.1. Phase d’initialisation de la mission ............................................................................ 33 2.3.2. Phase de préparation de la mission ........................................................................ 33 2.3.2.1. Prise de connaissance des procédures d’achats .............................................. 33 2.3.2.2. Identifications et évaluations des risques liés aux procédures d’achat ........... 34 2.3.3. Phase de lancement de la mission .......................................................................... 34 2.3.3.1. Réunion d’ouverture ......................................................................................... 34 2.3.3.2. L’analyse des forces et faiblesses ..................................................................... 35 CESAG - BIBLIOTHEQUE Audit des procédures du processus Achat, Cas de l’UASen-Vie Nadu Siko LAWSON-HELLU- MBA Audit et Contrôle de Gestion- CESAG EXECUTIVE Page ix 2.3.3.3. Le rapport d’orientation ................................................................................... 35 2.3.3.4. Le programme de vérification .......................................................................... 35 2.3.4. Conduite des vérifications ....................................................................................... 36 2.3.4.1. La formalisation des travaux de contrôles ....................................................... 36 2.3.4.2. La fiche d’audit et recommandations ............................................................... 36 2.3.5. Rédaction des conclusions ...................................................................................... 36 2.3.5.1. Projet de rapport .............................................................................................. 37 2.3.5.2. Réunion de validation ....................................................................................... 37 2.3.5.3. Rapport final .................................................................................................... 37 2.3.6. Phase de suivi du rapport ....................................................................................... 38 Conclusion ................................................................................................................................ 38 CHAPITRE III : METHODOLOGIE DE L’ETUDE ................................................................ 39 3.1. Modèle d’analyse ........................................................................................................... 39 3.1.1. Prise de connaissance de l’entreprise .................................................................... 41 3.1.2. Evaluation des procédures ou Analyse du contrôle interne ................................... 41 3.1.2.1. Description du système ou prise de connaissance des procédures .................. 41 3.1.2.2. Evaluation préliminaire des procédures .......................................................... 41 3.1.2.3. Le contrôle de fonctionnement du système ....................................................... 41 3.1.2.4. L‘évaluation définitive des procédures ............................................................ 42 3.2. Outils et techniques de collectes et d’analyse de donnée .............................................. 42 3.2.1. Procédures d’échantillonnage ................................................................................ 42 3.2.2. L’entretien ............................................................................................................... 42 3.2.3. L’analyse documentaire .......................................................................................... 42 3.2.4. Le questionnaire ...................................................................................................... 43 3.2.5. La grille d’analyse des tâches ................................................................................. 43 3.2.6. L’observation uploads/s1/achat-abdelilah.pdf