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FICHE PRATIQUE : ma mission de Responsable d’Affaires >> IDENTIFIER LES ETAPES

FICHE PRATIQUE : ma mission de Responsable d’Affaires >> IDENTIFIER LES ETAPES ACHAT (PHASE RÉALISATION) Statut : fiche validée le 23/01/2017 (indice 1) Le processus Achat a la particularité d’être un processus transverse à deux entités (DIPDE et AAI) avec de nombreuses tâches imbriquées directement sur le chemin critique de l’affaire. Il concerne également un certain nombre d’acteurs décisionnels. C’est pourquoi une collaboration renforcée avec le Prescripteur et l’Acheteur est essentielle pour réussir l’acte d’achat et éviter tout écart sur le planning. En phase réalisation, les principaux enjeux du processus Achat sont : De valider la stratégie industrielle d’achat en CAU-S Réussir la préparation de l’acte d’achat (rédaction du cahier des charges, note chapeau…) Respecter le planning d’achat et ses jalons finaux (marchés notifiés et enclenchés) D’assurer la performance d’achat grâce à l’optimisation des coûts PHASE RÉALISATION : LES PRINCIPAUX ACTEURS DU PROCESSUS ACHAT ©EDF – Raphaël SCHRICKE DIPDE -ETUDES DIPDE - PROJET AAI Prescripteurs : • Chargé d’Etudes Métier • Architecte Ensemblier • Acheteurs • Administrateurs Achat PHASE RÉALISATION : QUEL EST LE RÔLE DE CHACUN ? • Responsable d’Affaires • Pilote de Contrat • Contract Manager (PCO) CAU (Stratégie) Etudes techniques APD Rédaction des prescriptions Accord sur l’engagement des dépenses Appel d’offres (acte d’achat) Préparer le lancement de la prestation TTS et déploiement PHASE RÉALISATION Ce que je dois faire : Ce que les autres doivent faire : Préparer avec l’AE et l’Acheteur les slides du CAU-S. Si affaire > 10M€, préparer également le passage en CPA-GK CAU Stratégie (affaire > 400K€) L’Acheteur pilote, avec le RA, la présentation en CAU-S L’Acheteur finalise la NSA une fois la stratégie validée et la diffuse au RA, au Pilote de Contrat, au Prescripteur et Chef de Projet Ce que je dois faire : Ce que les autres doivent faire : Challenger l’optimisation technico-économique, portée par l’AE, de la solution technique (voir la fiche pratique « Challenger pour réussir collectivement une affaire ») Etudes techniques APD L’AE finalise le DOC v1 (anciennement l’APD), qui sera nécessaire pour rédiger les prescriptions Après le CAU-S, organiser une réunion de lancement de l’acte d’achat avec le Pilote de Contrat, l’Acheteur et le Prescripteur Validation décisionnelle du TCDii Cahier des charges Note chapeau NSA DOC v1 FAP/DA DED CPA NSM3 Ce que je dois faire : Ce que les autres doivent faire : Challenger les prescriptions techniques afin de s’assurer qu’elles respectent le cadrage TCDii de l’affaire et intègrent bien les risques industriels et contractuels identifiés dès la phase stratégique Le Prescripteur rédige le cahier des charges (CSCT, CCTP, CPT…) et la matrice des exigences Le Prescripteur initie la FAP et le dossier de surveillance Le Pilote de Contrat rédige la note d’accompagnement de la prescription technique (note chapeau) Rédaction des prescriptions L’AE veille à la cohérence entre les prescriptions et au respect du planning. Il alerte le RA en cas de dérives. Suite au verso Rédiger et faire valider la DED (si M > 1M€) car ça peut prendre plusieurs mois TTS ET DÉPLOIEMENT FICHE PRATIQUE : IDENTIFIER LES ETAPES ACHAT (PHASE RÉALISATION) Document strictement interne EDF DPNT DIPDE – 140 avenue Viton 13009 Marseille Ce que je dois faire : Ce que les autres doivent faire : Compléter la FAP et la présenter pour validation au Chef ou Manager de Projet afin d’obtenir une DA validée dans PGI La Cellule Costing peut appuyer le RA pour mettre à jour la fiche Costing s’il a besoin de passer en CECEG avant l’acte d’achat (voir la fiche pratique «Comprendre le costing ») Ce que je dois faire : Ce que les autres doivent faire : Si l’offre est recevable, participer à la préparation avec l’AE, le Pilote de Contrat et l’Acheteur des réunions de négociation commerciale afin de fixer des limites acceptables par tous Si le marché le requiert, l’Acheteur rédige l’avis de marché et le publie via le Portail Achat afin de constituer une liste de fournisseurs à consulter ETUDES DE RÉALISATION, TTS ET DÉPLOIEMENT Accord sur l’engagement des dépenses Appel d’offres (acte d’achat) De quoi l’acheteur a-t-il besoin pour lancer l’acte d’achat ? Un budget validé, matérialisé par une DA validée dans PGI et d’une DED si le marché est > 1M€ Une stratégie d’achat validée (CAU-S et éventuellement CPA-GK) ou d’une fiche de gré à gré (50K€ < M < 400k€) si l’AAI et la DIPDE ont donné leur accord Une prescription validée par le Chef de Service du Prescripteur et sa note d’accompagnement (note chapeau) S’assurer d’avoir une DED validée si M > 1M€ L’Acheteur rédige les CPA, le règlement de consultation et la NSM3 (liste des fournisseurs à consulter) et sollicite l’accord des achats locaux et/ou centraux pour la publication de l’Appel d’Offres L’Acheteur donne au Pilote de Contrat l’accès au Portail Achat afin qu’il puisse suivre les échanges avec les fournisseurs et répondre à leurs sollicitations A la remise des offres, l’Acheteur prononce la recevabilité contractuelle (avec l’appui du Pilote de Contrat, Contract Manager et Manager de Risques si besoin) et le Prescripteur la recevabilité technique Une fois le fournisseur choisi, l’Acheteur informe le PC. L’Administrateur Achat modélise le contrat dans PGI grâce à la fiche éco, qui a été complétée par le Pilote de Contrat. Puis l’Acheteur transmet le contrat à PCO-GMC pour signature EDF Ce que je dois faire : Ce que les autres doivent faire : S’assurer que le Pilote de Contrat a bien organisé la réunion d’enclenchement avec le Titulaire à la date prévue dans le planning de l’affaire et en cohérence avec les jalons contractuels Dès la signature du contrat par EDF, l’Acheteur l’envoie au Titulaire pour signature et informe le Pilote de Contrat et le Prescripteur quand le marché est applicable Préparer le lancement de la prestation Le Pilote de Contrat prépare le pilotage du contrat notifié (voir la fiche pratique « Piloter un contrat ») et organise la réunion d’enclenchement avec le Titulaire. C’est dorénavant le Pilote de Contrat qui assure le suivi et la bonne exécution du contrat avec l’appui du Contract Manager. En cas de réclamations et d’avenants, il collabore avec les Acheteurs. Participer éventuellement aux réunions de négociation commerciale, organisées et pilotées par l’Acheteur, en plus du Pilote de Contrat Echanger régulièrement avec le Pilote de Contrat afin de suivre l’avancement de l’acte d’achat et les éventuels retards pouvant impacter le planning de l’affaire Avec l’AE, rédiger la fiche de mandatement du CEIDRE pour maitriser la qualité des fabrications. C’est le RA qui transmet la fiche navette au CEIDRE via une BAL dédiée. S’il s’agit d’un contrat cadre, c’est le Contract Manager qui s’en occupe. Pour en savoir plus : « Guide pratique du processus Maîtrise des Fabrications à la DIPDE » - Référence : D305515014591 S’assurer, avec le Pilote de Contrat, que les parades aux risques industriels et contractuels identifiés dès la phase stratégique sont intégrées dans les contrats EN RÉSUMÉ : LES PRINCIPALES MISSIONS « ACHAT » DU RA EN PHASE RÉALISATION Préparer le passage en CAU-S Challenger les prescriptions techniques afin de s’assurer qu’elles respectent le cadrage TCDii Piloter le planning de l’acte d’achat afin de s’assurer du respect du planning de l’affaire S’assurer que le Pilote de Contrat organise la réunion d’enclenchement avec le Titulaire en cohérence avec les jalons contractuels Organiser une réunion de lancement de l’acte d’achat avec le Pilote de Contrat, le Prescripteur et l’Acheteur Obtenir un budget validé (DA dans PGI et DED si M>1M€) S’assurer que le Pilote de Contrat participe aux réunions de clarification technique et aux négociations commerciales S’assurer que les enquêtes sur site ont bien été organisées pendant l’Appel d’Offres Participer à l’analyse des offres techniques uploads/S4/ fp-ma-mission-de-ra-etapes-achat-dans-vie-affaire-phase-realisation-v5.pdf