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Bulletin d'Information Périodique - n°111 – Février / Mars 2002 Comment Fiabili

Bulletin d'Information Périodique - n°111 – Février / Mars 2002 Comment Fiabiliser le Processus d’Arrêté des Comptes dans une Entreprise ? Compte tenu des exigences de la loi comptable, des contraintes réglementaires et des obligations fiscales, les entreprises sont dans l’obligation de fournir des informations fiables, pertinentes et justifiées, dans les délais requis, sur leur situation comptable et financière. Cette obligation permet de refléter l’image fidèle de l’entreprise aux différents intervenants : actionnaires, dirigeants, tiers, administration fiscale. La situation comptable et financière est retracée dans les états financiers produits périodiquement. Ces états sont l’expression quasi-exclusive de l’information comptable et financière et constituent l’aboutissement du processus d’arrêté des comptes. L’arrêté des comptes est un événement capital marquant la vie de toute entreprise. Il peut être défini comme un ensemble d’opérations d’inventaire faisant intervenir diverses notions de présentation, d’évaluation et d’appréciation des risques. Il s’avère, ainsi, être un processus de grande sensibilité suscitant l’intérêt et l’attention des responsables et dirigeants. Pour préparer l’entreprise à la phase de clôture des comptes, des mesures régulatrices doivent être adoptées afin d’optimiser au maximum le processus d’arrêté des comptes. Ces mesures sont : - Des mesures de court terme ou actions pratiques, - Des mesures de long terme. I- Mesures pratiques de fiabilisation du processus d’arrêté des comptes Les actions pratiques que l’entreprise peut adopter pour remédier aux failles de son processus d’arrêté des comptes sont des mesures instantanées permettant d’éviter retards et erreurs. 1- Identifier les contraintes délai Les dirigeants doivent identifier l’ensemble des délais légaux et contraintes internes que l’entreprise est tenue de respecter, pour pouvoir organiser le travail d’arrêté des comptes et planifier la collecte des informations de base. Les schémas suivants résument les délais légaux et contraintes internes liés à l’arrêté des comptes : Afaf BAHBOUHI Consultante Masnaoui Mazars Consulting Systems Management d’entreprise 48 Bulletin d'Information Périodique - n°111 – Février / Mars 2002 Chronogramme d’arrêté des comptes 1/12 30/06 Revue semestrielle des auditeurs Audit 30/11 Inventaires Stocks MP, PR Audit mois 12 Arrêté des comptes 31/12 Clôture définitive & Etats de synthèses 31/01 31/03 Dépôt liasse Préparation Liasse fiscale Pré closing des auditeurs & Tableau des immo Tableau des provisions Tableau résultat fiscal Chronogramme d’arrêté des comptes mensuels et semestriels Arrêt des imputations Imputations Fin de mois Arrêtés par le service comptable Répartition Centres de coût Calcul des stocks finis et SF Génération des écritures comptables de variations de stocks J +3 Reporting des états de synthèse à la Direction J + 5 30/06 J +5 Etats de synthèse et consolidé social Préparation états de synthèses (social) Envoi au contrôle de gestion Arrêté semestrielle Management d’entreprise 49 Bulletin d'Information Périodique - n°111 – Février / Mars 2002 - Etablir un programme de travail L’organisation de l’arrêté des comptes doit principalement reposer sur un programme de travail aux fins d’atteindre son objectif de la façon la plus rationnelle possible et avec le maximum d’efficacité, tout en respectant les délais prescrits par l a loi et autres contraintes internes préalablement identifiées. Ce programme de travail est à la fois un outil de communication et un outil de travail. Il permet de définir les responsabilités de chacun et consacrer l’engagement de l’ensemble du personnel à respecter le processus d’arrêté des comptes. Enfin, il met en évidence les tâches de clôture des comptes à réaliser ; les responsables concernés devant prendre en charge chacune de ces tâches. 3- Revoir les principes comptables Pour le traitement de nouvelles opérations, une revue critique des principes comptables est souhaitée, à condition qu’elle soit effectuée suffisamment tôt dans l’année aux fins de : -.pouvoir modifier les systèmes d’information générant les écritures comptables et états financiers, - évaluer l’impact du changement préconisé sur la situation comptable de l’entreprise. 4- Anticiper les causes de retard Anticiper les causes de retard de l’arrêté des comptes permet de réduire l’énorme charge de travail liée aux évènements de clôture de fin d’année, qui risque de générer retards et erreurs innombrables. Cette mesure consiste à se pencher sur le traitement de quelques opérations d’inventaire pouvant être réalisées avant la fin de l’année ou préalablement à l’obtention des données comptables de la clôture. Prenant pour exemple la dépréciation des comptes clients, les services comptables peuvent entreprendre un travail d’analyse et de détermination des provisions pour dépréciation des comptes clients, à une date rapprochée de la date de clôture. Pour cette analyse, il y a lieu d’effectuer ; - l’édition et l’exploitation d’une balance par antériorité des soldes et la sélection des créances à provisionner sur la base du résultat des relances effectuées au cours de l’exercice ; - l’analyse des créances déjà provisionnées et leur évaluation en fonction des évènements survenus en cours d’année ; - la comptabilisation des nouvelles créances douteuses, des dotations et des reprises de provisions et des constatations en perte ; - le recensement de toutes les actions requises, par voie judiciaire, pour justifier la déductibilité fiscale des provisions ; - la documentation des dossiers litigieux. 5- Anticiper les décisions à prendre L’anticipation de la réalisation des clôtures périodiques offre l’avantage d’identifier les évènements nécessitant des décisions émanant de la Direction Générale. Les services comptables sont donc amenés à anticiper les travaux d’analyse, de rapprochement et de contrôles complémentaires. L’anticipation de ces décisions évite les retards d’arrêté des comptes dont la responsabilité est imputée, parfois à tort, aux services comptables. A titre d’exemple, nous pouvons citer quelques évènements susceptibles d’entraîner des décisions : - la revue critique des principes comptables pour décider des changements de méthodes ; - la revue des prix de revient des stocks et leur comparaison avec les coûts standards et la prise des décisions concernant le traitement des écarts; - la revue des résultats des filiales qui permet l’évaluation de leurs performances et l’anticipation de l’évaluation des titres de participation et des éventuelles provisions à constituer ; - la revue des charges exceptionnelles ou non récurrentes qui pourraient nécessiter un traitement comptable particulier, - l’anticipation du résultat fiscal, par l’analyse des comptes de produits ou de charges à retraiter et des options possibles. Management d’entreprise 50 Bulletin d'Information Périodique - n°111 – Février / Mars 2002 6- Se référer à l’avis de l’expert comptable et du commissaire aux comptes L’avis de l’expert comptable et du commissaire aux comptes est une référence majeure liée au processus d’arrêté des comptes dans la mesure où elle permet de conférer au projet d’arrêté une sécurité supplémentaire dans la recherche d’une plus grande fiabilité de l’information financière et comptable. Les propositions de l’expert comptable permettent d’attirer l’attention de l’entrepreneur sur le risque que comporte le traitement de certaines opérations, par exemple : la provision pour dépréciation de certains titres de participation, la comptabilisation de certaines livraisons concernant l’exercice en cours et non encore facturées… La consultation du commissaire aux comptes lors de l’arrêté des comptes contribue à la détection d’éventuels problèmes. Une réunion avec le commissaire aux comptes permettra de débattre des problèmes majeurs rencontrés par l’entreprise, tels par exemple : - la déductibilité fiscale de certaines provisions comptabilisées, - l’interprétation des règles comptables, - les dérogations aux principes comptables … 7- Exploiter les données budgétaires Le budget permet de relever les dysfonctionnements figurant sur les situations périodiques. L’analyse des écarts peut mettre en évidence des erreurs significatives. A cet effet, le budget et les états financiers périodiques doivent être établis de façon à pouvoir ê tre comparés ligne par ligne. Le processus budgétaire nécessite une analyse régulière des comptes et facilite ainsi l’élaboration des comptes périodiques et annuels. 8- Anticiper l’élaboration de l’ETIC En ce qui concerne la mise à jour des tableaux A de l’ETIC et leur préparation préalablement à l’arrêté des comptes, les services comptables peuvent anticiper certaines positions nécessitant une décision de la Direction Générale et une discussion avec l’expert comptable et le commissaire aux comptes. Les états concernés sont : - A1 : Principales méthodes d’évaluation spécifiques à l’entreprise ; - A2 : Etat des dérogations ; - A3 : Etat des changements de méthodes. Il est possible aussi d’avancer la préparation des informations complémentaires au bilan, au compte de produits et charges et à la liasse comptable, compte tenu des mouvements relativement peu nombreux. Il s’agit notamment de : - B1 : Détail des non-valeurs ; - B8 : Tableau des sûretés réelles, données ou reçues; - B9 : Engagements financiers reçus ou donnés hors opérations de crédit bail ; - B10 : Tableau des biens donnés en crédit bail ; - C1 : Etat de répartition du capital social ; - C2 : Etat d’affectation des résultats intervenus en cours de l’exercice. II- Mesures à long terme de fiabilisation du processus d’arrêté des comptes Souvent, les travaux de clôture sont l’occasion d’identifier des mesures à long terme qui consistent principalement à revoir l’organisation du service comptable, la transmission des informations et les procédures de travail, et qu’il serait judicieux de mettre en œuvre le plus rapidement possible. 1- Réorganiser le service comptable La fonction comptable est confiée d’office à la direction financière, centralisatrice de l’information financière uploads/Finance/ comment-fiabiliser-le-processus-de-l-x27-arrete-des-comptes.pdf