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I. PROCESSUS DE GESTION FINANCIÈRE (STR) Les procédures relatives à la gestion

I. PROCESSUS DE GESTION FINANCIÈRE (STR) Les procédures relatives à la gestion financière se déclinent comme suit : 1. Gestion des dotations budgétaires ; 2. Gestion des comptes bancaires ; 3. Gestion de la petite caisse ; 4. États de rapprochements bancaires ; 5. Audit interne ; 6. Établissement des rapports financiers ; 7. Vérification externe. Le destinataire de ce document devra prendre connaissance du processus décrit ci-après pour chaque module, avant de renseigner le QCI par la suite. NB : LE PRRESENT QCI DEVRA ETRE RENSEIGNE ET REMIS AU PLUS TARD DANS LES SEPT (07) JOURS QUI SUIVENT LA DECHARGE DESTINATAIRE : NOM : PRENOM : FONCTION : DIRECTION : DECHARGE : DATE : 1. GESTION DES DOTATIONS BUDGÉTAIRES a. Objectifs de la procédure La présente procédure a pour objectif général de : - Accompagner les responsables de CAMTEL dans la mise en œuvre des procédures de gestion et contrôle budgétaires (DG, DFB, autres directions opérationnelles et les Services d’audit interne et externe) ; - Formaliser et/ou améliorer les procédures de gestion en vigueur. b. Règles de Gestion Les ressources financières sont impérativement gérées conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux différentes opérations de l’entreprise. L’ouverture de dotations dans un budget approuvé par le Conseil d’Administration confère au DFB le droit d’engager des dépenses et d’effectuer des paiements aux fins pour lesquelles ces dotations ont été ouvertes et dans les limites de ces dotations Les fonds provenant d’un prêt notamment étranger ne peuvent financer que des dépenses éligibles telles que définies dans de l’Accord de financement. c. Description de la procédure Ouverture des dotations budgétaires Étape s Responsables Taches à réaliser Documents 1 Demandeur/ Ordonnateur / DFB Pour tout besoin de dotation, le demandeur adresse par voie hiérarchique, une demande de biens et services à l’Ordonnateur des dépenses. En cas d’accord de l’Ordonnateur, le dossier est transmis au DFB pour exécution. La Sous-Direction du Budget prépare un dossier arrêtant la dotation budgétaire nécessaire pour exécuter cette dépense. Cette demande doit comporter l’objet à financer et la rubrique budgétaire à laquelle elle se rattache. Demande de dotation 3 Comptable chargé du budget La Sous-Direction du Budget, lorsque la demande est validée par l’ordonnateur et la ligne budgétaire, s’assure que ladite demande est couverte par une dotation budgétaire et qu’elle est conforme à l’objet pour lequel celle-ci a été ouverte avant d’ordonner l’obligation financière. En cas d’absence ou d’insuffisance de dotation budgétaire, le comptable ne prépare pas de dossier et informe l’Ordonnateur. Néanmoins, ce dernier peut l’obliger à préparer ledit dossier. Demande de dotation Budget annuel 4 DFB Le mandatement des dépenses est effectué par l’émission d’un titre de paiement pré numéroté, énonçant : Demande de dotation Ouverture des dotations budgétaires Étape s Responsables Taches à réaliser Documents - l’exercice, - son objet, - les noms et prénoms, - adresse du créancier - sa raison sociale, - la référence de son compte bancaire, - le mode de règlement et la date d’émission du titre. Sont joints au titre de paiement,  la certification de l’exécution des services ou livraisons de marchandises concernées,  les pièces justificatives correspondantes. Budget annuel Titre de paiement Transfert des dotations budgétaires Étapes Responsable Taches à effectuer Documents 1 DG/DFB En cas de transfert de dotations d'une catégorie à l’autre du budget, l’obtention d’une autorisation du DFB est nécessaire. Demande de dotation Budget annuel Titre de paiement 2 Ordonnateur En cas de transferts de dotations entre rubriques à l’intérieur d’une même catégorie du budget, l’ordonnateur peut autoriser à condition que : a) au titre de la rubrique à partir de laquelle le transfert est à effectuer :  ledit transfert ne contribue pas à l’épuisement de la dotation prévue pour cette rubrique ;  ledit transfert ne contribue pas à empêcher la réalisation de l’objectif de la rubrique en question. b) au titre de la section ou du chapitre sur laquelle ou lequel le transfert est à effectuer, ledit transfert ne modifie pas fondamentalement l’objectif de la rubrique en question ; Demande de dotation Budget annuel Titre de paiement Autorisation de transfert 3 DG/DFB Tout transfert effectué conformément aux dispositions précitées doit être signalé au Conseil d’Administration dans le rapport sur l’exécution du budget présenté après l’opération. 2. GESTION DES COMPTES BANCAIRES a. Objectifs de la procédure Les procédures applicables dans ce cadre doivent permettre une bonne gestion des comptes bancaires de CAMTEL à travers : - Une ouverture appropriée des comptes bancaires ; - Une gestion rigoureuse et sécurisée de la trésorerie ; - Une comptabilisation assurée de toutes les opérations financières effectuées ; - Une information financière suffisante et fiable. b. Règles de Gestion Les comptes bancaires de CAMTEL ne sont mouvementés que par les seuls signataires autorisés (signatures conjointes). Le responsable en charge de la gestion des comptes bancaires est tenu d’effectuer un suivi régulier de chaque compte bancaire, à l’aide d’un journal de banque par compte bancaire. Ce responsable des comptes bancaires enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants. Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par ce responsable des comptes bancaires et le Comptable. La situation journalière de trésorerie est préparée par le responsable de la gestion des comptes bancaires et présentée au DFB. Un état de rapprochement bancaire mensuel est établi pour chaque compte et contre signé par le Comptable. En ce qui concerne la gestion des fonds logés dans les comptes bancaires, il est établi que :  Le règlement des factures fait l’objet d’une programmation mensuelle ;  Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées de toutes les pièces justificatives (Bon de Commande, Bon de Livraison, Copie du contrat de services ou de fournitures) portant toutes les mentions ou cachets exigés dans le cadre des paiements effectués ;  Les factures relatives aux travaux doivent être certifiées par les Services techniques compétents ;  Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants qui eux-mêmes doivent enregistrés ; Toute facture réglée doit impérativement être revêtue de la mention « PAYE ». Cas spécifique du financement des conventions Le fonds y afférents sont généralement versés dans un Compte Spécial et ne doivent pas être utilisés à d’autres fins en dehors de celles prévues. c. Description de la procédure OUVERTURE (ET/OU FERMETURE) DES COMPTES BANCAIRES Étapes Responsable Tâches à réaliser Documents 1 DFB/Cadres collaborateurs NB : Les fonds de CAMTEL sont déposés dans des comptes bancaires appropriés à les recevoir dans une ou des banques reconnues du Pays Constitution du dossier d’ouverture d’un compte bancaire par la DFB indiquant les signataires désignés conformément au Régime Financier et aux dispositions des Lois et Conventions en vigueur. Pièces exigées par chaque banque pour l’ouverture des comptes bancaires 2 DFB Ces éléments nécessaires à l’ouverture du compte sont ensuite remis au DFB. Pièces exigées par chaque banque pour l’ouverture des comptes bancaires 3 DFB Le DFB fait ouvrir des comptes bancaires nécessaires au fonctionnement de CAMTEL conformément aux dispositions du Régime Financier. Pièces attestant l’ouverture effective des comptes bancaires DFB Le DFB le cas échéant, procède à leur fermeture. Demande de fermeture des comptes bancaires DÉSIGNATION DES SIGNATAIRES DES COMPTES BANCAIRES Étapes Responsables Tâches à réaliser Documents 1 DFB/DG Le DFB fait valider la liste des signataires autorisés des comptes bancaires et autres transactions financières du CAMTEL par le DG Note de présentation et projet de liste des signataires 2 DFB Le DFB diffuse l’identité des signataires autorisés en ce qui concerne les opérations des comptes bancaires et autres transactions financières du CAMTEL Liste des signataires autorisés des comptes bancaires de CAMTEL 3 DFB La liste des signataires des comptes et leur spécimen de signature sont transmis à la banque et une copie des correspondances est conservée dans le dossier bancaire. Liste des signataires autorisés des comptes bancaires de CAMTEL Spécimen de signatures 4 DFB En cas d’ouverture de plusieurs comptes bancaires, les dossiers d’ouverture sont conservés par banque à la DFB. Dossiers d’ouverture sont conservés par banque RETRAIT DES FONDS Étape s Responsables Tâches à réaliser Documents NB :  Le retrait de fonds en banque est fait soit pour alimenter la caisse, soit pour payer une dépense.  Tous les paiements supérieurs à 400 000 FCFA doivent être effectués par chèque ou par virement bancaires, sauf dans des circonstances exceptionnelles autorisées par le DFB 1 Cadres en charge de la trésorerie Sur la base d’un titre de paiement dûment validé selon les procédures en vigueur, les cadres compétents en matière de gestion des fonds peuvent établir un chèque pour paiement d’une dépense Titres de paiement justifiant l’ordonnancement de la dépense Chèques préparés 2 Signataires autorisés des comptes bancaires Les chèques émis sont ensuite présentés aux signataires autorisés pour apposition de leurs signatures sur les chèques après vérification de :  La régularité de l’ordonnancement de la dépense ;  La régularité du titre de paiement ;  La situation des comptes bancaires présentant une provision suffisante et disponible pour le paiement immédiat de l’ensemble des chèques mis en circulation Titres uploads/Finance/ procedures-de-gestion-financiere-tresoreie-camtel-refait.pdf