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DEUXIEME PARTIE : MISE EN ŒUVRE DU TRAITEMENT COMPTABLE DES FACTURES FOURNISSEU

DEUXIEME PARTIE : MISE EN ŒUVRE DU TRAITEMENT COMPTABLE DES FACTURES FOURNISSEURS Cette partie nous permet de mettre en évidence une introspection du processus de traitement des factures d’où découlera certainement une observation critique suivie des suggestions susceptibles de faire face aux limites identifiées dans cette structure. Notre travail sera subdivisé en deux chapitres notamment : la pratique du traitement des factures et par la suite les limites et suggestions. CHAPITRE III : TRAITEMENT COMPTABLE DES FACTURES FOURNISSEURS Le service comptable réalise ses opérations selon un processus bien élaboré ; il est subdivisé en plusieurs bureaux ayant des rôles bien déterminés. Il conviendra de subdiviser ce chapitre en deux sections dont la première portera sur la procédure administrative des factures et la seconde sur l’aspect comptable du traitement des factures fournisseurs. SECTION 1 : ASPECT CONCEPTUEL SUR LA FACTURATION ET SON TRAITEMENT COMPTABLE I. GENERALITES SUR LA FACTURATION La facturation est à la vue des constats effectués dans les entreprises, un facteur très important pour la vie de l’entreprise. Il sera donc question dans cette section de définir la facture proprement dite et de donner son importance dans l’entreprise. 1. DEFINITION ET IMPORTANCE DE LA FACTURATION DANS UNE ENTREPRISE Dans une entreprise, une facture est un document de comptabilité générale qui atteste l’achat ou la vente d’un bien ou d’un service, confirmant ainsi la créance d’un créancier envers un débiteur. Autrement dit, de la dette d’un client envers un fournisseur. La facturation est au cœur de la gestion de l’entreprise. C’est un outil de gestion et de suivi ; un outil de trésorerie et de gestion commerciale. - La facturation : un outil de gestion et de suivi La facturation est un enregistrement qui permet à l’administration fiscale d’établir un suivi des flux financiers et permettre le contrôle de la bonne application de la bonne application de la réglementation, notamment fiscale, qui règlemente l’émission des factures. En effet, les redressements sur contrôles fiscaux sont de plus en plus motivés sur des absences de respect de forme. Il en est ainsi des mentions obligatoires sur les factures de ventes. Ces anomalies sont d’autant plus faciles à détecter par l’administration fiscale qu’elles se combinent à l’analyse des données pour traquer la moindre erreur ou émission. L’analyse des entêtes des factures et des lignes des factures est simple à mettre en œuvre pour le contrôleur et terriblement redoutable pour les finances de l’entreprise ; chaque anomalie étant aisée à mettre en évidence, chacune donnant lieu à des sanctions diverses. Une facture est un outil de gestion interne de l’entreprise, lié au tableau de bord. C’est un flux monétaire qui permet le suivi des commandes, un tri des clients, et surtout une traçabilité sur les ventes. Par ailleurs, une facture a les caractéristiques qui permettent de mettre en place un suivi nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. A ce titre, le traitement de la facture doit être rapide, efficace, fiable, régulier et précis. Sinon les clients peuvent profiter de potentielles failles, et il peut y avoir des pertes. Cela joue un rôle prépondérant dans le maintien d’une tresorerie saine. C’est aussi un outil de gestion concernant les entrées et les sorties des stocks (fréquences, quantité…). Une facture divulgue une information concernant l’état des stocks. - La facturation : un outil de tresorerie et de gestion commerciale La comptabilité d’une entreprise est obligatoire (sauf cas particulier), en comptabilité, une facture enregistre l’existance d’une créance et d’une échéance. Elle doit être enregistrée au jour le jour. On peut ajouter que l’enregistrement à un effet important sur le besoin en fonds de roulement et sur la trésorerie. C’est une piéce essentielle par laquelle le fournisseur établi une créance vis-à-vis d’un client, en vue de déclencher le paiement d’une dette. Son objectif premier d’assurer le paiement de la dette du client à l’échéance ou avant. En officialisant la naissance d’une dette, la facturation joue un rôle prépondérant dans l’activité de l’entreprise à savoir :  Elle instaure dans une entreprise le suivi des paiements  Elle enregistre l’activité de l’entreprise  Elle influence la bonne gestion de l’entreprise En plus d’être un outil interne, une facture est aussi un outil de gestion commerciale, qui permet la relance, le tri, la fidélisation des clients. Les factures peuvent en effet être stockées dans une base de données ou n système d’information inépuisable sur la clientèle et sur le niveau d’activité. 2. LES DIFFERENTS TYPES DE FACTURES ET LES MENTIONS OBLIGATOIRES Dans la facturation, il existe plusieurs types de factures à savoir : - La facture proforma La facture proforma est une facture qui est donnée à un potentiel client qui a émis le souhait d’effectuer un achat chez un fournisseur donnée. Cette facture est encore appelée quotation. Elle doit comporter les éléments suivants : Le nom du potentiel client Le nom du fournisseur La désignation du produit ou du service à vendre Son prix (hors taxe, et toutes taxes comprises) et sa devise Les délais de livraison Le mode de paiement Ce document donne une idée au client sur le produit ou le service et lui permet permet de prendre une décision sur son achat. Une fois que le client est d’accord avec les termes et les conditions de la vente et effectue l’achat, le fournisseur matérialise cet acte par la confection d’une autre facture dite véritable : on parle alors de la facture doit. - La facture doit Cette facture contient généralement les mentions suivantes : Les noms des parties et leurs adresses complètes La désignation du produit ou du service rendu Les quantités des biens ou service vendus Le montant de la marchandise vendu ou du service rendu (hors taxe, et toutes taxes comprises) et sa devise  Les conditions de l’escompte (si existant) Le délai, condition et mode de paiement Les pénalités exigibles en cas de non-paiement Le cachet et la signature Par ailleurs, le code général des impôts oblige également à ce qu’apparaissent les données suivantes : La facture doit mentionner le NUI Le numéro de facture unique qui doit être basé sur une série chronologique et continue Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, la mention « TVA non applicable » doit apparaitre. Dans le cas contraire, la TVA sera applicable à tous les produits et services vendus Le montant de la taxe à payer Indiquer si le client est adhérant d’un centre de gestion agrée, avec mention « acceptant le règlement des sommes dues par chèque libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agrée par l’administration fiscale. - La facture d’avoir C’est un document commercial qui permet de diminuer la dette du client. Elle est établie à l’occasion d’un retour de marchandise non conforme après une opération de vente, d’une réduction financière hors facture ou encore d’une erreur sur la facture, le comptable est tenue de calculer l’avoir en considérant les mêmes éléments portés sur la facture doit. Dans le cas de l’oubli de la réduction sur la facture doit, il faut faire un avoir pour réduire le montant que le client payera. Dans le cas d’une erreur, il vaut mieux faire un avoir pour l’annuler en totalité, puis faire une autre facture juste. Une facture d’avoir comporte généralement les mentions suivantes : Les noms des parties et leurs adresses complètes La désignation du produit ou du service rendu Les quantités des biens ou service vendus Le montant de la marchandise vendu ou du service rendu (hors taxe, et toutes taxes comprises) et sa devise Les informations sur les moyens qui ont permis le règlement de la facture (chèque, espèce, virement…) Le montant des réductions (hors taxe et toutes taxes comprises) 3. Les modes et les délais de paiements  Les modes de paiement Les modes de paiement permettent d’utiliser la monnaie qu’on détient en compte dépôt ou en espèce pour régler ses dépenses et ses dettes. Les moyens de paiement sont également utilisés pour des paiements comme des dons, des virements entre comptes d’un même titulaire, ou les chèques remplis à titre de dépôt de garantie mais non débités. Dans le cas de notre étude, nous analyserons uniquement l’aspect du règlement de la dépense. En effet, après l’émission d’une facture, le fournisseur attend le règlement de son client selon les accords fixés au préalable. A cet effet, on distingue comme moyens de règlement, le règlement par effet le commerce, le règlement en espèce, par chèque ou par virement : o Le règlement par effet de commerce tel que la traite (ou lettre de change) et le billet à ordre, tant instrument de crédit que de paiement : c’est un règlement à l’échéance qui donne au client la possibilité de payer sa dette en plusieurs parties avec des délais bien précis. o Le règlement en espèce (ou encore au comptant) : c’est le mode de règlement par lequel le client réglé sa dette immédiatement par une monnaie physique. o Le règlement par chèque : c’est le mode de règlement par lequel le client émet un chèque pour uploads/Finance/ rapport-de-stage-1-lyliane.pdf