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COPYRIGHT © 2018 TELINO. TOUS DROITS RÉSERVÉS. ENSEMBLE, DIGITALISONS VOTRE MÉT

COPYRIGHT © 2018 TELINO. TOUS DROITS RÉSERVÉS. ENSEMBLE, DIGITALISONS VOTRE MÉTIER. GROUPE DE TRAVAIL COTER CLUB DÉMATÉRIALISATION Mercredi 26 septembre 2018 Entités publiques PRÉSENTATION TELINO NOS ORIGINES L’urbanisation des Systèmes d’Information a créé la nécessité de :  créer de l’interopérabilité entre les applicatifs mis en place,  dématérialiser les documents papiers afin d’alimenter les applicatifs métiers, transformant profondément les processus métiers. Notre objectif : gérer tout le flux de données de son acquisition, sa conversion, son intégration jusqu’à son archivage en assurant l’intégrité, la traçabilité et la sécurité pour nos clients Editeur de solution de gestion de flux de données dématérialisées depuis 30 ans Échanges de données - Dématérialisation – Archivage CHIFFRES CLÉS Une entreprise à taille humaine ayant à cœur la qualité des services rendus aux clients 1986 création de TELINO 40 collaborateurs 300 clients nous font confiance 100% de notre offre produits conçue, développée et hébergée en France TELINO MEMBRE DU GROUPE STUDIA L’alliance de compétences entre STUDIA et TELINO pour accompagner la TRANSITION DIGITALE des clients Conseil Edition Intégration Production BPO 30 M€ de CA Collaborateurs 350 400 Clients 11 Sites en France , expert de la dématérialisation des données sensibles DÉMAT DE FACTURES CHEF D’ORCHESTRE INTELLIGENT PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE GED TRANSVERSALE MODULAIRE ARCHIVAGE À VALEUR PROBATOIRE UNE SUITE COMPLÈTE DE DÉMATÉRIALISATION DES CONTENUS DES ORGANISATIONS PRÉSENTATION EXPERTISE MÉTIER 28 ans d’expériences dans le conseil en organisation documentaire, le records management ainsi que l’archivage papier et électronique Diagnostic des documents papiers et électroniques : • Préconisation d’amélioration de la gestion documentaire • Proposition de politiques de records management, de schémas directeurs, de plans d’actions de traitement • Etat de l’art des logiciels (archives, GED et SAE) • Rédaction de cahiers des charges, dépouillement des offres, aide au choix Assistance à maîtrise d’ouvrage, management de projet : • Accompagnement au changement, sensibilisation, formation • Aide au choix de solutions • Détachement de personnels qualifiés • Création, animation de réseaux de correspondants archives • Maintenance annuelle des fonds d’archives et mise à jour des procédures Rationalisation des flux documentaires • Création de workflow documentaires • Rédaction de chartes d’archivage, de référentiels de conservation, de plans de classement • Optimisation des espaces de stockage, ingénierie de déménagement • Analyse de valeur des documents selon le cadre règlementaire • Traitement des fonds d’archives : tri, classement, description selon les normes métier, rédaction d’instruments de recherche, de bordereaux de versement et d’élimination • Prise en charge des versements et des éliminations règlementaires sécurisées INTERVENTION TOUT AU LONG DU CYCLE DE VIE DU DOCUMENT AUDIT & CONSEIL ACCOMPAGNEMENT ORGANISATION MISE EN ŒUVRE COMMENT PASSER DE LA GED À L’ARCHIVAGE ? CONSTAT JE CHERCHE À RÉPONDRE AUX PROBLÉMATIQUES SUIVANTES : o Améliorer et pérenniser la gestion documentaire au sein de ma structure. o Maîtriser des volumes considérables de documents papiers et électroniques. o Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation de l’information. o Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage. o Assurer la traçabilité et le suivi des documents entrants et sortants. SOUVENT, LA RÉPONSE , LE 1ER RÉFLEXE CONSISTE À ACQUÉRIR UN OUTIL GED Oui mais ….pas seulement et pas en 1er ! UN PROJET DE GED C’EST AVANT TOUT UN PROJET DE GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE, QUI DOIT PASSER PAR PLUSIEURS ÉTAPES CLÉS : o Identifier les besoins précis des utilisateurs et donc les impliquer (changement des pratiques). o Cerner le périmètre documentaire. o Fixer des règles de gestion (RM). Objectif final : identifier la solution qui VOUS conviendra et disposer des règles pour le paramétrage de l’outil. ÉLÉMENTS DE CADRAGE DU PROJET DIRECTIONS CLÉS POUR LES PROJETS GED o Je définis les services, les métiers et fonctions qui seront concernés par la GED. BESOINS ET OBJECTIFS LIÉS À MON PROJET GED : UNIFORMISER, CENTRALISER, FLUIDIFIER LES PROCESSUS DE TRAVAIL ? o Je souhaite acquérir une GED pour répondre à quel(s) besoin(s) ? o Je hiérarchise mes besoins en commençant par le plus urgent en termes de ressources financières, humaines et de productivité. AUDIT o Je réalise un audit de mes processus internes du pôle retenu, afin de mettre en exergue les points d’optimisation. DROITS, ACCÈS & RÔLES AU SEIN DE LA GED o J’identifie les utilisateurs de la GED et je réfléchis à l’attribution des droits en fonction de leur statut et poste. INTÉGRATION DANS L’ENVIRONNEMENT APPLICATIF o Je répertorie les interactions de mon outil GED avec mes applications métiers pour procéder à l’interfaçage. LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DANS LA GED o J’étudie la question de la signature électronique : au sein ou en dehors de la GED, en mobilité et/ou en desktop, niveaux et types de signature, les différents formats de documents à signer… ARCHIVAGE ET PÉRENNITÉ DES CONTENUS o J’inventorie les types de fichiers à stocker dans la GED et je leur attribue une durée de conservation et des métadonnées en vue de les préparer à l’archivage. Comment je m’y prends pour initier et mener à bien mon projet GED - Archivage ? 1 2 3 4 6 7 5 CAS PRATIQUE DE MÉTHODOLOGIE DE PROJET Synthèse des étapes clés de mis en œuvre d’un projet GED - Archivage 1 2 3 4 5 6 Audit des processus organisationnels et collaboratifs, élaboration de la cartographie documentaire, analyse de valeur des documents Choix du pôle ou service au sein duquel sera déployé la GED Définition de l’intégration attendue dans l’environnement applicatif Rédaction d’un CDC technique et fonctionnel sur vos besoins et contraintes (avec tout les points évoqués à minima) Définition d’un périmètre réduit sur le service pilote pour une demande de faisabilité Rapprochement avec des prestataires : éditeurs Bilan 7 8 9 10 11 12 13 Démonstration de faisabilité Bilan du POC (Proof of concept - Preuve de concept) Choix d’un prestataire Déploiement sur le périmètre pilote Adaptations et évolution Déploiement progressif sur les autres services SCHÉMA TECHNICO-FONCTIONNEL ILLUSTRANT UNE GOUVERNANCE DOC DANS SON ENSEMBLE Cycle de vie du document Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives Conservation probatoire Conservation légale Usage quotidien Responsabilité des producteurs-utilisateurs des documents Responsabilité Fonction Archives / DSI Responsabilité Fonction Archives / DSI o Stocker o Classer o Gérer o Rechercher o Partager RECORDS MANAGEMENT / GOUVERNANCE DE L’INFORMATION o Qu’est ce qu’on archive ? o Pour combien de temps ? o Sous quelle forme ? o Avec quelles informations ? PISTE o Pérennité o Intégrité o Sécurité o Traçabilité o Exhaustivité SGEA* SAE Locaux de conservation des archives papiers Politique d’archivage, référentiels de conservation, procédures d’archivage (FONCTION ARCHIVES) * SGEA : Système de gestion électronique des archives physiques o Application sorts finaux o Transfert dans SAE avec quelles métadonnées ? GED RETOUR D’EXPÉRIENCE DE LA VILLE DE SAINT QUENTIN Le retour d’expérience de la collectivité de Saint- Quentin (02) CAS PRATIQUE DE MÉTHODOLOGIE DE PROJET La collectivité de Saint-Quentin c’est : • 4 entités : o Ville de Saint-Quentin o CCAS o Communauté d’Agglomération o Office du Tourisme • 82 743 habitants (CA + ville) • ~1 000 agents municipaux Quelques chiffres clés en rapport avec la gestion documentaire : • Nombre de documents à gérer : + de 4 000 000 documents • Volume de documents : + de 1 To • Nombre d’utilisateurs : 850 • Nombre de services impactés : une centaine Le retour d’expérience de la collectivité de Saint- Quentin (02) CAS PRATIQUE DE MÉTHODOLOGIE DE PROJET LES OBJECTIFS LE PROJET LE BESOIN INITIAL Mise en place d’une GED transversale. Acquérir une solution permettant à la fois de répondre aux contraintes réglementaires (propres aux services marchés et financiers notamment) et de sortir d’une information en silo pour aller vers une gestion documentaire plus transverse. •Gains de temps et de productivité •Uniformisation de la base documentaire •Limiter les échanges par e-mail qui engendrent une perte d’efficacité de traçabilité Le retour d’expérience de la collectivité de Saint- Quentin (02) CAS PRATIQUE DE MÉTHODOLOGIE DE PROJET LES GAINS SOLUTION PROPOSÉE •Un accompagnement dans la phase d’étude du projet •Un outil de GED modulaire : finances- marchés, RH, pré-archivage •Amélioration du travail collaboratif •Diminution significative du temps de recherche d’un document •Meilleure fluidité des circuits de validation et de traitement des documents •Une préparation de l’archivage efficace NOS SOLUTIONS Telios QUELLES SOLUTIONS POUR RÉPONDRE À VOS BESOINS DE GESTION DOCUMENTAIRE ? NOTRE SOLUTION DE GED UNE GED À LA FOIS TRANSVERSALE ET MÉTIER Stocker, organiser, partager et retrouver très simplement tous vos documents. Interopérable, l’alimentation de NEOGED peut être automatisée en synchronisant l’outil avec les applicatifs métiers. Une solution de GED robuste pouvant gérer une importante masse documentaire. Un puissant moteur de recherche dynamique pour retrouver vos fichiers en un temps record ! Préparation des fichiers à l’archivage électronique : définition du cycle de vie, des processus métiers, des métadonnées et du sort final de chaque document. Déploiement rapide en quelques jours seulement ! Il suffit d’adapter simplement le ou les module(s) de votre choix pour qu’il(s) corresponde(nt) parfaitement à votre métier et à votre organisation. Transversalité garantie grâce à un référentiel commun de données. Gestion du cycle de vie des documents : de la uploads/Industriel/2018-09-26-demat-telino-studia.pdf