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Michel DESBORDES Julien FALGOUX Organiser un événement sportif PRÉFACE DE MICHE

Michel DESBORDES Julien FALGOUX Organiser un événement sportif PRÉFACE DE MICHEL PLATINI Deuxième édition © Éditions d’Organisation, 2003, 2004 ISBN : 2-7081-3186-9 © Éditions d’Organisation 31 Chapitre 2 La conception d’un événement sportif 1. Rationaliser l’événementiel sportif : schéma général d’organisation et de gestion d’un événement sportif D’une manière générale, Alain Loret1 définit le management du sport comme « un processus d’organisation rationnel des ressources à mobiliser pour atteindre des objectifs ». Un événement, quel qu’il soit, peut donc être rationalisé afin de le rendre plus efficient. Il est le support d’une stratégie d’action qui doit mettre en œuvre une méthodologie précise. Ainsi, après avoir défini les objectifs et les enjeux du secteur, une prise en compte de toutes les composantes de l’événement sportif et de son organisation permet de cadrer et de planifier les différentes étapes du processus de réalisation mais aussi d’anticiper, chaque fois que cela est possible, les problèmes qui ne manquent pas de se poser. Les étapes étayées, classifiées, précisées constituent à la fois un support et une aide afin de rendre le travail plus efficace et fiable2. L’organisation d’un événement sportif peut se définir comme un projet, c'est-à-dire « un objectif à réaliser, par des acteurs, dans un contexte pré- 1. Op. cit. 2. DE REYKE, R., « Le management participatif d’un événement sportif », in G. LACROIX et A.-M. WASER, Le management du sport, Éditions d’Organisa- tion, Paris, 1999. Organiser un événement sportif Organiser un événement sportif 32 © Éditions d’Organisation cis, dans un délai donné, avec des moyens définis, nécessitant l’utilisation d’une démarche et d’outils appropriés »1. Quatre grandes étapes chronologiques sont déterminées : • La conception : il est préférable d’innover. Même si ce n’est pas la première édition, des améliorations paraissent toujours nécessaires. En outre, l’offre doit se démarquer de l’offre ambiante, se positionner et se construire sur l’idée directrice. La stratégie marketing s’élabore grâce à une double analyse public/concurrence. Vient ensuite l’exa- men de l’aspect financier et l’évaluation des possibilités, puis la mise en place d’un groupe de pilotage. • Les grandes fonctions préparatoires : elles divergent d’un événe- ment à l’autre. Dans le modèle présenté, elles sont au nombre de six : – l’administratif et financier ; – le législatif et sécuritaire ; – la communication et les médias ; – le commercial et le sponsoring ; – la logistique ; – le sportif. Ces grandes fonctions régissent l’ensemble de l’organisation. Il faut les coordonner entre elles afin de rendre le système cohérent. Cette phase détermine ce qui va se passer le « jour J » et surtout comment cela va se dérouler. • Le déroulement : même si la phase précédente a été minutieuse, l’incertitude zéro n’existe pas. Cette étape nécessite un état de veille constant et de nombreux impératifs sont à respecter pour faire face le plus rapidement aux impondérables. La mise en place de postes « ressources » participe à une gestion in situ efficace (accueil du public, des médias, des partenaires, des organisateurs, poste de sécu- rité, régie spectacle, maintenance technique, direction sportive…). • La phase post-événement : elle permet d’établir une évaluation financière, organisationnelle, politique, ainsi qu’en terme d’impact, de communication et de satisfaction de l’ensemble des personnes pré- sentes. Elle fixe les perspectives d’avenir et constitue un outil essentiel pour la pérennisation de l’événement. 1. MADERS, H.-P., CLET, E., Comment manager un projet ?, Éditions d’Organi- sation, Paris, 2002. La conception d’un événement sportif © Éditions d’Organisation 33 Schéma 2.1 : l’organisation et la gestion d’un événement sportif LES GRANDES FONCTIONS PRÉPARATOIRES COMMUNICATION ET MÉDIAS • Plan de communication • Conception LÉGISLATIF ET SÉCURITAIRE • Autorisations • Service d’ordre • Commission de sécurité • … ADMINISTRATIF • Secrétariat • Comptabilité • Billetterie COMMERCIAL ET SPONSORING • Conseil en sponsoring sportif • Offre commerciale • Recherche de partenaires LOGISTIQUE • Organiser l’espace • Mise en place des infrastructures • Contrats prestataires SPORTIF • Gestion des concurrents • Gestion de l’épreuve ÉVALUATION DES POSSIBILITÉS ET BUDGETS PRÉVISIONNELS MISE EN PLACE DU COMITÉ DE PILOTAGE CONCEPTION Innovation STRATÉGIE MARKETING (l’idée directrice) Positionnement DEROULEMENT CONCRÉTISATION – VEILLE – GESTION DE L’IMPREVU • L’accueil des médias • La direction sportive • La sécurité et les contrôles • L’accueil des partenaires • L’accueil et les entrées public • La maintenance technique • L’accueil des organisateurs • La régie spectacle BILAN UNE LOGIQUE PERENNISANTE • Sportif • Organisationnel • Commercial • Financier • Communication • Public • Politique Organiser un événement sportif 34 © Éditions d’Organisation 2. La stratégie marketing L’étape de conception et de création d’une stratégie marketing reste capitale car elle donne à la manifestation sa pertinence, son dynamisme, son originalité et lui assure ainsi son succès présent et futur sous condi- tion d’une gestion efficace. Elle est fortement dépendante des ressour- ces et des moyens dont dispose l’organisation. Cette phase est donc intimement liée à l’étape suivante d’évaluation des possibilités et d’éla- boration des budgets prévisionnels. Elle se réfère toujours au bilan de l’édition précédente. Données générales 1) La segmentation. Dans un monde idéal, une organisation devrait concevoir un produit pour satisfaire les besoins de chacun de ses clients. Segmenter un marché signifie développer un produit, déterminer son prix et communiquer ses bénéfices aux consommateurs ciblés parmi l’ensemble des consommateurs. Chaque événement est particulier et suppose un ciblage très précis. Ces cibles sont considérées comme un groupe relativement homogène quant à leurs comportements et leurs besoins vis-à-vis de l’événement. Ils doivent donc être accessibles par la même approche marketing. Ils sont, lors d’un événement sportif, les pratiquants, amateurs et passionnés de l’activité. 2) Le positionnement signifie créer et apprivoiser, dans l’esprit du client, une image unique de l’événement en comparaison aux produits concurrentiels. Pour cela, il faut avoir une connaissance approfondie de ce que le client (spectateur ou annonceur) désire et valorise ainsi qu’une bonne évaluation des événements compétitifs pour le satisfaire et lui livrer la valeur attendue (d’où, la double analyse public/concurrence qui suivra). Le positionnement sert à rendre l’événement sportif plus attirant, par le prix, l’accessibilité, la présentation visuelle, l’utilité réelle. 3) L’innovation est capitale aujourd’hui pour toute entreprise. Il faut même innover pour exister, et ce, quels que soient les produits ou pres- tations proposés. Le marché de l’événementiel n’échappe pas à cette règle, il devient de plus en plus concurrentiel, les événements sont de La conception d’un événement sportif © Éditions d’Organisation 35 plus en plus nombreux et le consommateur recherche qualité et nou- veauté. La démarche consiste donc à marquer une rupture dans le dou- ble objectif de satisfaire au mieux de nouvelles attentes du public et de se démarquer de la concurrence. Innovation et créativité doivent être stimulées et constituer un état d’esprit permanent dans l’organisation d’un événement sportif. L’innovation est à la fois un résultat et un pro- cessus c’est-à-dire, qu’elle concerne toutes les étapes qui partent de la gestation de l’idée puis toutes les étapes qui vont de la conception à la commercialisation. Elle concerne tous les paramètres qui concourent au développement et au succès de la nouveauté sur le marché. Si l’événe- ment n’est pas nouveau, ce sont des innovations « d’amélioration », « mineures » qui cherchent à améliorer les caractéristiques de l’événe- ment sans en modifier fondamentalement la structure et les usages, ou encore des innovations « incrémentales », graduelles », de « perfec- tionnement » qui apportent une plus-value par adjonction d’une ou plusieurs caractéristiques nouvelles : modalités de compétition, anima- tions1. L’événementiel, c’est « l’art de créer, d’innover pour que s’expriment la force et la beauté du mouvement. » (Comité d’organisa- tion des Jeux olympiques d’Atlanta, 1996) Étude de cas 2.1 L’innovation dans l’événementiel sportif à travers l’exemple du Motorshow du Stade de France Le Motorshow est un événement co-produit par le Consortium du Stade de France et la société PHA. Ce concept a été lancé en octobre 2001 afin de rem- placer les championnats du Monde de Supercross. L’innovation se base sur trois piliers : le « mix » spectacle, l’importation de disciplines étrangères à suc- cès et l’exploit technique. • Le mix spectacle proposé autour des sports mécaniques pour une même soirée. Un mélange de : – supercross, 1. Dieter HILLAIRET, L’innovation sportive : entreprendre pour gagner, L’Har- mattan, 1999. Organiser un événement sportif 36 © Éditions d’Organisation – freestyle moto, – cascades moto, – monster trucks, – dragster, – animations : DJ, pompom girls, interviews de personnalités… La seconde édition s’est vu enlever définitivement le Supercross et les casca- des moto au profit : – de la visite du paddock avec rencontre des pilotes avant le spectacle, – du Speedway. • Des activités inédites en Europe : – une exhibition des Monster Trucks, ces monstres de 5m de haut importés des USA, développant une puissance de 1500 chevaux et détruisant tout sur leur passage. Lors de l’édition 2002, c’est le show mécanique améri- cain complet du « Hot Wheels Monster Jam », qui débarque pour une vraie compétition entre 6 Monster Trucks, – une démonstration de Dragster effectuée par Vincent Perrot, uploads/Management/ chap2-desbordes 1 .pdf