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Page 1 sur 10 Introduction Historiquement, dans la très grande majorité des ent

Page 1 sur 10 Introduction Historiquement, dans la très grande majorité des entreprises, les ordinateurs ont d'abord été utilisés dans trois types de travaux: le tenue de la comptabilité générale, la facturation, la paie des personnels. Ces trois domaines présentent en effet des caractéristiques spécifiques favorisant le recours à l'automatisation: - un volume important d'opérations de même type, à caractère répétitif; - un caractère facilement formalisable des tâches. Par la suite, les applications des technologies de l'information se sont multipliées. Une application (au sens particulier d'applications informatique), est un ensemble de programmes (logiciels) articulés entre eux, utilisés pour automatiser au assister des tâches de traitement de l'information dans un domaine particulier. Une application est caractérisée par: - un champ d'application défini soit structurellement (un poste de travail, un service ou un département), soit fonctionnellement (une fonction telle que la gestion des commandes clients ou le calcul des couts de production). - des fonctionnalités, c'est à dire un ensemble de tâches à exécuter (manuellement, automatiquement en mode mixte) à l'intérieur de ce domaine. (Ainsi, le gestion des commandes peut inclure ou non la tenue d'un portefeuille de commandes ou l'envoi d'accusées de réception de commandes). Les applications "fonctionnelles" désignent des réalisations informatiques conçues pour assister la conduite des fonctions essentielles de toute l'entreprise: gestion commerciale, gestion de production, gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines. Le découpage en "applications" des systèmes d'information pose, depuis toujours, des problèmes de cohérence; aucune application ne peut être parfaitement isolée des autres et la communication entre application doit être assistée, souvent avec difficulté. Ainsi, à partir des années 1990, ont été proposées des solutions "intégrées" visant à combiner dans des ensembles cohérents les différentes applications fonctionnelles. Section 1. Les caractéristiques générales I. Les deux objectifs généraux des applications fonctionnelles Les systèmes d'information fonctionnels répondent à une double préoccupation: - ils supportent le traitement des transactions et des opérations; - ils assurent la fourniture d'informations utiles pour la gestion. I.1. Le traitement des transactions et des opérations a)- Evènements, transactions, opérations Les organisations en général, les entreprises en particulier ne sont pas des systèmes fermés. Au contraire, leur survie implique des échanges avec leur environnement: ces échanges, ces transactions, commerciales et financières sont même la raison d'être des entreprises. Exemple: La vente de marchandises à un client est l'exemple type de la transaction: il y a échange d'un bien (les marchandises vendues) contre un paiement en monnaie. Cette transaction se traduit donc par un double flux: flux de biens, flux de monnaie. Vue de l'intérieur de l'organisation, la transaction se traduit au départ par la réalisation d'un évènement significatif, annonçant son démarrage. Exemple: L'arrivée d'une commande au courrier constitue un évènement significatif signalant qu'une transaction commerciale est souhaitée par un client, partenaire de la transaction. Le terme "significatif " associé à "évènement" veut dire que cet évènement est susceptible d'être reconnu comme tel, qu'il a un sens pour l'organisation et que celle-ci va apporter une réponse à cet évènement. Cette réponse va se traduire par le déclenchement d'activités, d'opérations qui vont constituer le traitement de la transaction. Par conséquent, le traitement de la transaction apparaît comme un processus, c'est à dire un ensemble d'opérations logiquement liées et chronologiquement enchainées, déclenchés par un évènement significatif et produisant des résultats. Exemple: Les opérations déclenchées par l'arrivée de la commande vont produire comme résultats principaux l'expédition de colis au client et l'envoi de la facturation. Chapitre 2 Les applications fonctionnelles Page 2 sur 10 Le traitement complet de la transaction peut correspondre à plusieurs processus, déclenchés chacun par un évènement significatif. Exemple: Comme le montre la figure, dans le cas classique de la transaction correspondant à une vente à crédit, un premier processus (appelé traitement des commandes) est déclenché par l'arrivée de la commande et se termine par l'envoi de la facture et des marchandises. Un second processus (appelé traitement des règlements) est déclenché par l'arrivée du règlement du client et aboutit à une écriture comptable et à un encaissement. Ici, chaque processus correspond à un flux (réel ou monétaire) mais on peut trouver des formes quelconques (un seul processus ou plusieurs processus pour tout ou partie de la transaction). Figure 1. Schéma dynamique du traitement de la transaction b)- Les tâches de traitement des transactions Si on examine le processus de déroulement des transactions, on constate que le processus déclenché par la réalisation de l'évènement significatif comporte différents types de tâches, parfois combinées. On trouve principalement: - des tâches d'identification de l'évènement: Exemple: reconnaître la commande, l'identifier par son origine (client connu ou non connu) et sa date... - Les taches spécifiques de réponse: Exemple: Contrôler le crédit du client veut dire rechercher dans un fichier client ou dans des archives que ce client existe, qu'il a réglé ou non ses précédentes factures, demander à une banque des informations... Cette phase d'information sera suivie d'une décision: accepter ou non la commande. - Les tâches de traçabilités: Elles répondent aux contraintes juridiques (légales, comptables, fiscales...) qui imposent souvent la matérialisation des transactions par des documents obligatoires. I.2. L’information des gestionnaires Parallèlement aux activités de support ou traitement des transactions proprement dit, les systèmes d’information fonctionnels ont également comme objectifs de fournir aux gestionnaires les informations nécessaires à la conduite des opérations. a)- Les différents besoins - La satisfaction des besoins locaux Le gestionnaire d’opérations doit, à son niveau de compétences, prévoir et contrôler. Il doit donc disposer des éléments d’information correspondant à la mise en œuvre de solutions adaptées aux problèmes locaux de finalisation, d’organisation et d’animation. Pour ce faire, il doit disposer de modèles de gestion et de représentations adaptés: modèles prédictifs, comptes rendus d'exécution. - L’intégration dans un modèle global de conduite On distingue trois couches de besoins en information selon les niveaux de management: - stratégique avec l'identification des choix fondamentaux; - tactique, où est contrôlée l'affectation des moyens permettant d'atteindre les objectifs définis au niveau stratégique; - opérationnel, où est suivie l'exécution effective des opérations. b)- L’organisation des solutions Les systèmes d’information de type fonctionnels sont organisés selon deux principes dominants pour répondre à ces besoins : Arrivée du Règlement Contrôle Enregistrement Encaissement Ecriture comptable Règlement encaissé EVENEMENT SIGNIFICATIF PROCESSUS DE TRAITEMENT RESULTATS Arrivée de la commande Arrivée du Règlement to TEMPS ACTIVITES, OPERATIONS Contrôle de crédit Préparation Expédition Facture Contrôle stock Facturation Livraison Contrôle Enregistrement Encaissement Ecriture comptable Règlement encaissé t1 to + t t1 + t Page 3 sur 10 - ensemble hiérarchisé de rapports A coté de l’assistance à la conduite des transactions, il est prévu, pour les gestionnaires, la production de rapports (reporting system) comportant les informations jugées essentielles. La forme traditionnelle est celle des rapports prédéfinis périodiques ; par exemple « tableau d’analyse des ventes par produits, par région », etc. chaque semaine ou « tableau des écarts sur budget chaque mois ». Cette forme traditionnelle, encore très utilisée, fournit des tableaux à des degrés de synthèse différents selon les utilisateurs. -Base de données : Le fonctionnement du système de rapports repose sur des ensembles de données descriptives du domaine géré. Ces données sont issues du traitement des transactions ; elles sont stockées sous une forme organisée et leur exploitation permet de fournir les informations plus ou moins synthétisées demandées par les gestionnaires. Exemple : dans un système de gestion commerciale, le traitement des livraisons permet de connaître la quantité de chaque produit qui est livrée et facturée à chaque client. L’accumulation de ces données permet, à chaque instant, de connaître les quantités livrées d’un produit quelconque, ventilées par région, par période, par type de clientèle, etc. II. Exemples de systèmes d'information fonctionnels II.1. Système d’information pour la gestion commerciale et le marketing Activité vitale pour l’entreprise, l’ensemble « gestion commerciale-marketing » peut tirer des avantages considérables de l’usage des TIC. I.1.1. Articulation générale Les réalisations concrètes peuvent être extrêmement variées en raison de multiples facteurs de différenciation : taille de l’entreprise, volume et nombre des transactions, types de produits vendus, organisation spéciale des activités, nature et volume de la clientèle, conditions de la concurrence, etc. a)- Les fonctionnalités La figure 2 fournit une représentation, par niveaux, des principales fonctions susceptibles d’être assistées par des technologies de l’information. A partir de cette présentation, nous faisons les remarques suivantes : - Au niveau du traitement des transactions, certaines entreprises distribuant directement au client final n’ont à gérer ni les commandes, ni la préparation des livraisons. La facturation peut être simplifiée (fiche de caisse) et le suivi client inexistant (pas de compte client, règlement comptant, etc.). - Au niveau du contrôle, le suivi budgétaire de la fonction (rapprochement des prévisions et des réalisations) est presque toujours organisé dans un cadre général de gestion budgétaire (système de rapport). Figure 2. Fonctionnalité principale d’un système d’information pour la gestion commerciale et le marketing - Au niveau planification, le système d’information est du type « aide à la décision » ; les modèles utilisés peuvent être très complexes (modèle de prévision ventes, modèles d’aides au choix de support publicitaires, etc.) ou inexistants. - Au uploads/Management/ chapitre-2-les-applications-fonctionnelles-compresse.pdf