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185 COM/SIÈGE/2 PARIS, le 7 avril 2014 Original anglais COMITÉ DU SIÈGE (17 avr

185 COM/SIÈGE/2 PARIS, le 7 avril 2014 Original anglais COMITÉ DU SIÈGE (17 avril 2014) Cent quatre-vingt-cinquième session Nouveaux audits du Commissaire aux comptes Audit sur la gestion des locaux du Siège de l’UNESCO (document 194 EX/23 Partie IV) Le document joint a été examiné par le Conseil exécutif à sa 194e session. Il est présenté au Comité du Siège pour ce qui est de la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux comptes qui relèvent du mandat du Comité. Le Comité du Siège souhaitera peut-être adopter une décision libellée comme suit : Le Comité du Siège, 1. Ayant examiné le document 185 COM/SIÈGE/2, 2. Prend note des recommandations qui figurent dans le rapport du Commissaire aux comptes sur la gestion des locaux du Siège de l’UNESCO ; 3. Invite la Directrice générale à lui présenter, à ses 187e et 189e sessions, un rapport d’étape sur la mise en œuvre des recommandations contenues dans le document 194 EX/23 Partie IV, afin de permettre au Comité du Siège d’examiner les informations qui y figurent et de dûment les intégrer dans le « Rapport de la Directrice générale, en coopération avec le Comité du Siège, sur la gestion de l’ensemble des bâtiments de l’UNESCO », qui sera présenté au Conseil exécutif à sa 196e session. 194 EX/23 Conseil exécutif Point 23 de l'ordre du jour provisoire NOUVEAUX AUDITS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES PARTIE IV AUDIT SUR LA GESTION DES LOCAUX DU SIÈGE DE L’UNESCO PARIS, le 18 mars 2014 Original français Cent quatre-vingt-quatorzième session Partie IV Résumé Conformément à l’article 12.4 du règlement financier, le Commissaire aux comptes présente son rapport d’audit sur la gestion des locaux du siège de l’UNESCO. Action attendue du Conseil exécutif : décision proposée au paragraphe 97. 185 COM/SIÈGE/2 Annexe ANNEXE AUDIT EXTERNE DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L’ÉDUCATION, LA SCIENCE ET LA CULTURE RAPPORT D’AUDIT Sur La Gestion des locaux du siège de l’UNESCO Référence Cour des comptes : UNESCO-2013-14 (i) Liste des recommandations Recommandation n°1. L’auditeur externe recommande que l’Organisation s’attache dans un délai court, et avant la fin de l’année 2014, à finaliser la mise en oeuvre du plan de réorganisation des bureaux, actualisé par la prise en compte des évolutions significatives actuelles ou prévisibles d’effectifs, et en y intégrant les actions associées aux recommandations 2 à 5 suivantes du présent rapport. Recommandation n°2. L’auditeur externe recommande que l’Organisation développe les concepts et les outils rationnels devant lui permettre d’une part d’adapter chaque fois que nécessaire les conditions d’hébergement de ses personnels et de ses moyens, d’autre part de programmer, à un rythme cohérent avec sa prévision budgétaire, et en lien avec les évolutions prévues de son activité (en termes de méthode ou de volume), la réallocation rationalisée des espaces entre les différents utilisateurs, opérationnels ou fonctionnels. Recommandation n°3. L’auditeur externe recommande que, sans plus de délai eu égard aux économies potentiellement accessibles, l’Organisation étudie ses besoins globaux en termes de salles de réunion internes, prépare leur implantation optimale en termes d’utilisation de l’espace en intégrant notamment les pièces sans jour, conçoive et mette en oeuvre les procédures et les outils de réservation centralisée appropriés, réserve les salles dédiées à un service à des cas exceptionnels, et utilise les gains de surface ainsi réalisés au bénéfice de la poursuite de l’optimisation de l’occupation des locaux. Recommandation n°4. L’auditeur externe recommande à l’Organisation d’engager, et de finaliser avant la fin de l’année 2014, une réflexion sur la localisation des photocopieurs et autres équipements analogues, et d’intégrer ses résultats et ses recommandations dans le plan d’optimisation de l’occupation des locaux. Recommandation n°5. L’auditeur externe recommande de systématiser, en vue d’en rationaliser l’implantation et l’utilisation, l’étude de chaque type de locaux, en plus de ceux visés par les recommandations 1 à 4 et que cette étude et ses recommandations soient également intégrée dans le plan d’optimisation de l’occupation des locaux. Recommandation n°6. L’auditeur externe recommande de réviser les normes d’attribution d’espaces inscrites dans le manuel administratif, afin de réduire l’échelonnement et la taille des catégories de bureaux alloués et de prendre en compte la possibilité d’utiliser, au moins pour une partie des métiers de l’Organisation, des bureaux plus grands propres à optimiser l’utilisation de surface moyenne par personne ; cette révision devrait être engagée dans un délai compatible avec son intégration dans le plan d’optimisation de l’occupation des locaux en cours. Recommandation n°7. L’auditeur externe recommande que l’Organisation élabore et mette en oeuvre une politique de gestion des espaces fondée sur des diagnostics d’efficacité des bâtiments, sur les objectifs d’amélioration et sur des indicateurs synthétiques mesurables, dont notamment le ratio de mètres carrés affecté par agent, et développe, en cohérence avec le rythme et le contenu des plans d’optimisation en cours, des plans d’action prenant en compte les évolutions programmées ou attendues des effectifs et des structures et rassemblant un ensemble de mesures calibrées pour atteindre les objectifs. Recommandation n°8. L’auditeur externe recommande que l’Organisation d’une part reconsidère les listes de personnes – physiques ou morales - éligibles à la location des espaces libres en vue de les harmoniser et de les étendre, d’autre part se dote des structures, outils et moyens d’une valorisation active des espaces disponibles. Recommandation n°9. L’auditeur externe recommande que l’Organisation : (i) conduise les analyses et études économiques, éventuellement comparatives, en vue de la révision substantielle, au plus tôt dans le biennium 2014-2015, des tarifs de location qu’elle pratique, de (ii) façon à couvrir au moins, pour toutes les catégories d’espaces et pour tous les utilisateurs extérieurs aux Nations unies, non seulement les coûts de fonctionnement et d’entretien, mais également une provision pour la conservation des locaux ; (ii) étudie spécifiquement l’instauration d’une participation au programme de restructuration du site de Miollis-Bonvin, en fonction des décisions qui seront prises quant à l’avenir de ce site. Recommandation n°10. L’auditeur externe recommande que l’Organisation arrête des règles plus contraignantes s’agissant des retards ou du non-paiement des dettes de loyers des occupants extérieurs, en commençant par observer plus strictement les dispositions du manuel administratif, en envisageant ensuite a minima la suspension des services directement associés à la location des bureaux (parking, téléphone, etc.), en appliquant enfin strictement les termes du contrat type. Il recommande par ailleurs aux organes dirigeants d’envisager d’inclure les dettes annexes des Etats-membres (loyers, facturation des services, etc.) dans le calcul des arriérés conduisant à la privation des droits de vote. Recommandation n°11. L’auditeur externe recommande de réviser substantiellement le rôle, voire l’existence, du comité du Siège afin de clarifier les rôles et responsabilités respectives des organes dirigeants et du Secrétariat dans le respect des principes généralement acceptés de gouvernance des organisations, les États membres arrêtant la politique, les directives générales, les objectifs et les indicateurs, le Secrétariat étant responsable de prendre les mesures et décisions de gestion conformes à ces orientations. Il recommande en tout état de cause de mettre fin sans délai à la situation actuelle dans laquelle les États membres décident du niveau des loyers qu’ils ont à payer pour les bureaux qu’ils utilisent. Recommandation n°12. L’auditeur externe recommande que l’Organisation conçoive et mette en place une information et un suivi budgétaires analytiques précis des travaux d’entretien, de maintenance ou de conservation des bâtiments du Siège, par site et par type d’opérations. Recommandation n°13. L’auditeur externe recommande que, en lien notamment avec la recommandation n°9, les notions de maintenance et de conservation des locaux soient clairement étendues à tous les types de dépenses éligibles par le fonds d’utilisation des locaux du siège et que les pratiques d’affectation des dépenses au fonds soient revues en conséquence ; il recommande vivement, par ailleurs, de réaffecter au budget ordinaire et non pas au fonds d’une part les charges de location, d’ameublement et d’entretien « locataire » liées à l’appartement de fonction du directeur général, d’autre part celles liées à la conservation des œuvres d’art. Recommandation n°14 : L’auditeur externe recommande de réviser les conditions de gestion des dépenses de maintenance et de conservation des locaux imputées au fonds d’utilisation des locaux du siège, en concevant et en mettant en oeuvre une capacité et des outils de programmation à moyen et long terme ; pour faciliter cet exercice il recommande par ailleurs de conférer plus de transparence à la gestion du fonds en séparant dans les comptes-rendus d’utilisation les dépenses de fonctionnement des autres dépenses de conservation et maintenance. Recommandation n°15. L’auditeur externe recommande vivement à l’Organisation de formaliser le plus rapidement possible un inventaire (son établissement, sa mise à jour et son contrôle) des matériels disponibles au sein des ateliers techniques, dans un souci d’optimisation de la gestion des stocks et de rationalisation des processus d’achats. Recommandation n°16. L’auditeur externe recommande in fine à l’Organisation d’entreprendre sans plus de délai et avec méthode, l’étude et le chiffrage de scénarios alternatifs quant à l’avenir de son occupation des bâtiments et, dans un délai raisonnable, de décider de l’option qui sera retenue, avec en vue la perspective d’un équilibre financier durable de la gestion de ses locaux. (iii) TABLE DES MATIÈRES Page uploads/Management/ comite-du-siege.pdf