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Analyse et conception des systèmes d’information (ACSI) Etudes de cas et TP Pub

Analyse et conception des systèmes d’information (ACSI) Etudes de cas et TP Public concerné : DUT Informatique 2ème année Jacques LONCHAMP Date : 2009/2010 UNIVERSITE NANCY 2 INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE 2ter boulevard Charlemagne CS 5227 54052 NANCY Cedex ------------------------------- Tél : 03.54.50.38.00 Fax : 03.54.50.38.01 http://iut-charlemagne.univ-nancy2.fr 2 3 Table des matières 1. Etude de cas 1 : la société CHARLEMAGNE. Description de l’existant p. 5 2. Win’Design : présentation. Construction du diagramme des flux p. 13 et du schéma de circulation des documents 3. Win’Design : construction du MCT p. 19 4. Win’Design : construction et contrôle du MCD p. 23 5. Win’Design : le documenteur. Le dossier d’analyse de l’existant de l’étude de cas p. 27 6. Etude de cas 2 : informatisation d'un centre de loisirs sans hébergement (CLSH). La description de l’existant. p. 29 7. Le dossier de l’existant p. 45 8. Les nouveaux besoins et les objectifs de l’informatisation p. 57 9. Win’Design : construction du MOT p. 63 9. Win’Design : génération du MLD relationnel et de la base p. 65 10. Win’Design : maquettage de l’interface utilisateur. Le dossier d’analyse/conception de l’étude de cas p. 67 4 5 ANALYSE DE L’EXISTANT La société CHARLEMAGNE 1. Présentation de la société La société CHARLEMAGNE exerce l’activité de grossiste en pièces détachées pour le BTP (bâtiment et travaux publics). Elle est dépositaire de plusieurs marques de matériels (grues, chariots élévateurs, échafaudages, …). Elle distribue aussi de l’outillage et des consommables. Elle propose environ 45000 références. La société CHARLEMAGNE compte 2 500 clients et emploie 120 personnes. Elle connaît une croissance régulière de son activité. Le siège de la société est à Nancy. Il regroupe la comptabilité, la gestion du personnel, la gestion des achats et la direction commerciale. La société compte 5 magasins répartis sur la région (Metz, Saint-Dié, Epinal, Lunéville) qui gèrent localement leur clientèle et leur politique d’approvisionnement. 2. Projet d’informatisation Afin d’améliorer ses procédures de gestion, un schéma directeur informatique a été élaboré. Il divise l’entreprise en quatre domaines : les achats et approvisionnement, la gestion commerciale, la comptabilité, la gestion du personnel. Ce schéma directeur donne la priorité au développement d’une application spécifique pour le système d’information commercial (SI commercial), complétée par l’acquisition de progiciels de comptabilité et de paye. La comptabilité et les achats ne sont donc pas concernés par cette application commerciale. Les principaux objectifs retenus par le schéma directeur, sont les suivants : • permettre aux vendeurs de servir rapidement les clients en générant sur place et de manière automatique les documents indispensables à la vente, • décharger les magasins des tâches manuelles de suivi des ruptures de stock et de déclenchement des réapprovisionnements, • connaître la demande exacte de la clientèle afin d’améliorer la qualité du service et le taux de satisfaction de la clientèle, • optimiser la gestion des stocks au sein des magasins et améliorer la répartition entre magasins, • donner les moyens aux responsables des magasins de mieux suivre les comptes clients, • fournir des statistiques de gestion permettant : - au responsable du magasin de suivre ses ventes et ses clients, - au siège de surveiller régulièrement l’activité globale (ventes, clients, stocks), - au service des achats d’assurer un meilleur approvisionnement et un équilibre général des stocks. 3. Fonctionnement actuel du SI commercial Actuellement, on distingue deux processus principaux au sein du domaine commercial : la vente et le suivi des stocks-réapprovisionnement. 3.1. La vente Actuellement, l’organisation est entièrement manuelle. La vente au comptoir constitue l’essentiel de la vente de pièces détachées. Son déroulement est le suivant. 6 Le client se rend au magasin pour demander la ou les pièces nécessaires. Le dialogue au comptoir avec le magasinier est indispensable pour mieux cerner la demande en fonction du matériel à réparer et éventuellement conclure à une impossibilité. Le magasinier consulte fréquemment les catalogues afin d’obtenir les références exactes des pièces demandées. Le magasinier, sauf s’il le sait de mémoire, va dans les rayons pour vérifier la disponibilité des pièces et les ramène au comptoir. En cas de rupture de stock, il propose, si elles existent, des pièces de remplacement, dont il va également vérifier la disponibilité. Le magasinier peut également proposer au client de se réapprovisionner rapidement, afin que la pièce soit disponible dans quelques jours. Il envoie cette demande au responsable des stocks. Le client se représentera alors au magasin pour voir si la pièce attendue est disponible. A l’issue de ces dialogues, allées et venues, discussions avec les collègues pour connaître les prochains approvisionnements, discussions avec le client pour connaître sa décision, le magasinier a réuni sur le comptoir l’ensemble des articles disponibles. Dans certains cas, l’encombrement ou le poids des pièces ne permettent pas une manutention facile; le client ira alors les chercher directement sur l’aire de stockage. Le magasinier rédige un bon de remis où figurent l’identité du client, les références, désignations et quantités des articles remis. Le client se rend alors à la caisse où il remet le bon de remis. Le personnel de la caisse consulte les tarifs des articles, les conditions commerciales du client, et rédige alors une facture. Si le client est en compte, cette facture est immédiatement portée à son compte. Si le client désire payer comptant, la caisse enregistre le règlement. Dans tous les cas, la caisse donne un exemplaire de la facture au client (jouant le rôle de facture acquittée ou d’avis de débit), qui reprend ses marchandises sur le comptoir et quitte le magasin. Le bon de remis servira ultérieurement à la mise à jour des stocks. Une copie de la facture est adressée en fin de journée au service comptable du siège pour la tenue des comptes clients, une autre copie reste dans le dossier client. En dehors des ventes au comptoir, la société CHARLEMAGNE enregistre des commandes dites différées. Ces commandes sont reçues soit par téléphone, soit par courrier. Ces commandes concernent des articles dont la référence est connue par le client, ou pour lequel il est facile de retrouver la référence à partir de celles du constructeur. Etant donné le faible volume de ce type d’activité, qui est en plus le fait des meilleurs clients, le secrétariat du magasin gère la prise de commande, puis la passe au comptoir aux moments creux, récupère les articles et tient l’ensemble facturé à disposition du client. Notons qu’actuellement, du fait de la centralisation de la tenue des comptes clients, les relevés sont effectués en fin de mois par le service comptable. 3.2. Le suivi des stocks et le réapprovisionnement L’ensemble des références d’un magasin est suivi en stock d’une façon manuelle. Ce système est fondé sur une structure de petits tiroirs contenant une fiche sur laquelle on reporte chacun des mouvements de stock (date et quantité, solde); un index sur la face extérieure peut être déplacé permettant de visualiser rapidement le niveau de stock, en particulier le franchissement du niveau d’alerte. Tous les matins, les employés des stocks trient les bons de remis de la veille transmis par la caisse et mettent à jour les fiches de stock. Si au cours de la mise à jour un article est en trop petit nombre, on le reporte sur un relevé des articles en alerte, à commander prochainement. Ce relevé des articles en alerte est joint à la liste des articles dont les clients ont demandé le réapprovisionnement immédiat et à la liste des articles dont les magasiniers ont constaté la rupture de stock physique. 7 A partir de l’ensemble de ces listes, en comparant avec les demandes de réapprovisionnement déjà en cours, le responsable du stock rédige une demande de réapprovisionnement qu’il adresse au service achat. Tous les jours, soit en livraison directe des fournisseurs soit par le camion navette du service de réapprovisionnement, le magasin reçoit des marchandises en réponse aux demandes de réapprovisionnement effectuées. Dès son arrivée, les employés des stocks procèdent à la réception de la livraison et vérifient la conformité avec le bon de livraison. Ils mettent ensuite les articles dans leurs rayonnages respectifs. Les employés des stocks reprennent chacun des bons de livraison réceptionnés pour mettre à jour les fiches de stocks ainsi que la liste des demandes de réapprovisionnement en attente. Ces opérations effectuées, une copie du bon de livraison reçu directement est transmise au service des achats pour accusé de réception de la livraison. 4. Eléments pour la conception du SI commercial Pour la conception du système d’information du domaine commercial, le responsable du projet d’informatisation de la société CHARLEMAGNE a décidé d’appliquer la méthode Merise. Ce paragraphe rassemble des éléments qui pourront servir au cours des différentes étapes de la conception de ce système d’information. 4.1. Liste d’informations Cette liste n’est pas exhaustive. Elle détaille certaines informations essentielles à la compréhension du système actuel. Adresse client Adresse postale complète d’un client. L’adresse de référence figure sur la fiche client, cette adresse est utilisée pour toute correspondance avec le client et figure systématiquement sur toute facture et tout relevé. Code magasin Code mnémotechnique de trois lettres uploads/Management/ etude-de-cas-techno-de-l-x27-information 1 .pdf