Formation MS Project Objectifs de la formation • Gérer un projet sous MS Projec

Formation MS Project Objectifs de la formation • Gérer un projet sous MS Project • Contrôler les délais et les coûts • Anticiper certains problèmes liés à la gestion de projet Déroulement de la formation Le contenu de la formation, et par conséquent sa durée, dépend des attentes et des demandes des clients mais également du niveau informatique et de la connaissance en management projet des stagiaires. Pour dispenser régulièrement cette formation à l'IUT de Cherbourg et à l'école d'ingénieur de Caen, 2 jours pour des personnes qui ne connaissent pas MS Project est une bonne durée. Après, cette durée est modulable car certaines entreprises vont vouloir que ma prestation se poursuive par du conseil, par exemple dans leur structuration de leur projet pour les gérer sous MS Project. Contenu standard Voici les fonctions incontournables à connaître sous MS Project 1- Propriétés d’un projet 1-1 Informations générales 1-2 Définir les dates d'un projet 1-3 Personnaliser le calendrier du projet 2- Les tâches 2-1 Définition des tâches 2-1-1 Saisir les noms des tâches d’un projet 2-1-2 Saisir les jalons 2-1-3 Durée des tâches 2-1-4 Faire évaluer la durée d’une tâche par Microsoft Project 2-1-5 Etablir les liaisons 2-1-6 Définir les délais sur les liens 2-1-7 Saisir une remarque sur une tâche 2-1-8 Saisir les charges de travail réalisées sur les tâches 2-2 Gestion des tâches 2-2-1 Modifier la liste des tâches 2-2-2 Intégrer les tâches dans un mode Plan 2-2-3 Poser une date contrainte 2-2-4 Fractionner une tâche 2-2-5 Créer des tâches répétitives 2-2-6 Définir un rappel Outlook 2-3 Optimisation du réseau des tâches 2-3-1 Ajuster le chemin critique 2-3-2 Vérifier les marges 3- Les ressources 3-1 Définition des ressources 3-1-1 Créer la liste des ressources 3-1-2 Adapter le calendrier d'une ressource de travail 3-1-3 Saisir une remarque sur une ressource 3-2 Affectation des ressources 3-2-1 Activer le pilotage par l’effort 3-2-2 Affecter des ressources à une ou plusieurs tâches 3-2-3 Définir un profil de travail 3-3 Optimiser les ressources 3-3-1 Permettre des heures supplémentaires 3-3-2 Afficher le résumé des ressources 3-3-3 Examiner les ressources surutilisées 4- Les coûts 4-1 Renseigner les coûts liés aux tâches 4-2 Saisir les coûts liés aux ressources Travail 4-3 Audit des coûts 4-4 Modifier le format monétaire 5- Les différentes représentations d’un projet 5-1 Calendrier 5-2 Réseau PERT 5-3 Diagramme de GANTT 6- Impression 6-1 Imprimer un projet 6-2 Utiliser les rapports 7- Suivi de projet 7-1 Faire apparaître les courbes d’avancement 7-2 Enregistrer la planification initiale 1. Notions de planification 1.1. Caractéristiques d'une planification La planification, réalisée le plus souvent avant le lancement d’un projet, présente la manière dont le chef de projet souhaite atteindre l’objectif. La planification permet aussi à chaque acteur de se situer dans le projet et de prendre conscience de son rôle. Elle n’a d’intérêt que si elle est mise régulièrement à jour Une planification se déroule suivant 4 étapes: • 1ère étape : Lister les tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer • 2ème étape : Ordonnancer les tâches et établir les relations • 3ème étape : Construire la planification • 4ème étape : Optimiser si possible la planification • 5ème étape: Contrôler les coûts et les délais 1.2. Etapes d'une planification 1ère étape : lister les tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer 1. Lister les tâches Cette étape doit être réalisée par le chef de projet en accord avec les différents responsables de services et responsables techniques. Un découpage trop grossier ne permet pas une véritable maîtrise du déroulement du projet. Un découpage trop fin "noie" le chef de projet dans des détails qui l'encombrent. Ainsi, c’est durant cette étape, qu’on pose les jalons. On appelle jalon, tout événement clé d’un projet, par exemple la date de début d’un projet doit être un jalon ou encore la validation d’un cahier des charges. Attention, le jalon est une tâche dont la valeur est nulle. 2. Estimer la durée des tâches La durée d’une tâche est le rapport entre la quantité de travail demandée et la capacité à mobiliser les différentes ressources pour sa réalisation. Attention : il ne faut pas confondre le temps de travail (appelé travail sur Microsoft Project) pour réaliser la tâche et la durée d’une tâche. (Voir page Astuce et Conseils) Pour estimer une durée, l’expérience personnelle est la meilleure arme. Il existe d’autres solutions comme l’interrogation d’experts, l’application de la loi Beta. Explication de la loi Beta La loi Bêta est une formule mathématique qui permet de calculer la durée moyenne d'une tâche en fonction de la pondération de 3 durées. Pour chaque tâche, il faut prendre 3 durées : • Durée Optimiste (Do) • Durée Pessimiste (Dp) • Durée Attendue (Da) La Durée Optimiste (Do) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule mieux que prévue (gains de productivité plus importants que prévus, ...) La Durée Pessimiste (Dp) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule pas comme prévu (retards de livraison, imprévus techniques non pris en considération, problèmes d'arrêts machines, ...) La Durée Attendue (Da) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule raisonnablement comme prévu La formule est la suivante : Durée = (Do+Dp+4Da) 6 Cette loi Bêta, on la retrouve sous MS Project Estimer les ressources à employer On appelle « ressource », tous les éléments qui vont contribuer à la réalisation des tâches. On recense le plus souvent dans les projets, 3 types de ressources : • Main d’œuvre : pour la gérer, une bonne capacité relationnelle, un bon management(planning des interventions des différentes personnes affectées au projet) • Moyens financiers : avoir les notions de budget, de dépensé et de reste à faire. Pour les gérer, un certain nombre d’outils (Ecarts, contrôle de gestion, comptabilité analytique, …) • Moyens matériels : - matières 1ères, … ces moyens sont souvent gérés par un service support (service Approvisionnement ou Achats) • équipements, machines pour les gérer cela s’apparente à de la logistique (quelles machines vont être utilisées, quand, à quel moment, seront-elles disponibles…) . 2ème étape : Ordonnancer les tâches et établir les relations 3. Ordonnancer les tâches Ordonnancer les tâches c’est établir chronologiquement le déroulement du projet. Ainsi, on définit les relations entre les tâches. Pour définir ces relations, il faut se poser la question suivante : Pour démarrer cette tâche, de quelle(s) autre(s) tâche(s) a t-on besoin ? Il est d’usage d’utiliser la méthode PERT pour ordonnancer toutes les tâches. PERT : Program Evaluation and Review Tasks qui donne en traduction littérale Technique de contrôle et d’évaluation d’une planification. Mais, on le traduit toujours par Planning pour Éviter les Retards Traditionnels Le PERT permet de représenter schématiquement le déroulement du projet et de calculer la durée totale du projet. . 3ème étape : Construire la planification Le diagramme de GANTT est la visualisation globale de la planification. Il permet aussi de visualiser les dates de début et de fin, la durée des tâches, les marges et les relations entre les tâches. Il est possible d’intégrer à l’intérieur de ce planning, l’affectation des ressources. . 4ème étape : Optimiser si possible la planification Cette étape reprend le PERT et détecte : • la marge totale : intervalle de temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans pour autant retarder la date de fin du projet. • Marge totale = date de début au + tard – date de début au + tôt • Marge libre = intervalle de temps pendant lequel on peut reculer une tâche sans retarder d’autres tâches. Marge libre = date de début au + tôt du successeur le + précoce – date de fin au + tôt de la tâche. L’optimisation du planning permet de mieux gérer le paramètre « temps » dans un projet et de déterminer le chemin critique. . 5ème étape : Contrôler les coûts et les délais 2. Guide d'utilisation MS Project (1ère partie) 3. Guide d'utilisation MS Project (2ème partie) 4. Guide d'utilisation MS Project (3ème partie) Guide d'utilisation MS Project (4ème partie) CONSEILS Astuces et conseils MS Project Chaque semaine, je publierai une astuce ou un conseil sur l'utilisation de MS Project, n'hésitez pas à revenir régulièrement. Toutefois, si vous aviez des questions, voici mon mail a.ferey@caramail.com Conseil N°1 : Il est très important avant de planifier sous MS Project, de commencer par modifier les paramètres sur les horaires de travail, de renseigner les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise et le nombre d'heures effectuées par jour. Si vous ne modifiez pas au préalable ces paramètres mais lorsque vous avez réalisé votre planification sous MS Project, votre planning sera complètement corrigé par MS Project. Et, toutes les contraintes (jalons, contraintes techniques, contraintes de livraison, ...) ne seront plus en phase avec notre nouveau planning. En effet, MS Project recalera les dates avec les paramètres que vous aurez saisis. Il n'est pas aisé surtout lorsque vous êtes débutant de reprendre un planning et de le remodifier. MS Project aura changé les dates, modifier le travail des uploads/Management/ formation-ms-project.pdf

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  • Publié le Nov 29, 2022
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