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Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE www.tennaxia.com

Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE www.tennaxia.com Janvier 2016 - Propriété de Tennaxia Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 2 À QUI S’ADRESSE CE LIVRE BLANC ? Ce livre blanc s’adresse à toute personne désirant mettre en place ou améliorer son processus d’audit réglementaire HSE : directeurs de groupe ou de site industriel, responsables HSE ou encore responsables Environnement et/ou Santé Sécurité. Vous désirez connaître les principales étapes à suivre pour réaliser un audit réglementaire de qualité sur votre/vos site(s) ? Cette publication vous guidera dans votre démarche en vous présentant les enjeux liés à la réalisation d’un audit réglementaire HSE, ses fondamentaux ainsi que les outils à la disposition des entreprises aujourd’hui. À PROPOS DE TENNAXIA… Depuis 2001, Tennaxia aide les entreprises à augmenter leur performance extra-financière pour un monde durable. En forte croissance, nous sommes résolument tournés vers l'innovation au service de nos clients. Tennaxia compte à ce jour plus de 10 000 sites clients répartis dans plus de 70 pays. Nous sommes présents dans de nombreux secteurs d'activité : l'automobile, l'agroalimentaire, la chimie, l'électronique, l'énergie, la pharmacie, l'aérospatial, ... Nous proposons des solutions logicielles en mode SaaS (via Internet) entièrement développées par nos équipes en France et des prestations de service et conseil (conseil en reporting RSE.) réalisées par nos consultants qui bénéficient d'une connaissance du métier approfondie en phase avec les besoins de nos clients. Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 3 SOMMAIRE I. INTRODUCTION : POURQUOI RÉALISER UN AUDIT RÉGLEMENTAIRE ? ........................................ 4 II. ENJEUX ............................................................................................................................................ 5 II.1 . Enjeux réglementaires ............................................................................................................ 5 II.2 . Enjeux sociaux et sociétaux.................................................................................................... 5 II.3 . Enjeux financiers ..................................................................................................................... 6 III. PRÉPARER SON AUDIT RÉGLEMENTAIRE ................................................................................... 7 III.1 . Définir ses attentes ................................................................................................................. 7 III.2 . Définir son périmètre .............................................................................................................. 7 III.3 . Définir la méthodologie de travail ......................................................................................... 7 III.4 . Mettre en place un planning................................................................................................... 9 IV. RÉALISER SON AUDIT RÉGLEMENTAIRE ................................................................................... 12 IV.1 . Réaliser des entretiens avec les collaborateurs .............................................................. 12 IV.2 . Procéder à une analyse documentaire ............................................................................ 12 IV.3 . Visiter les sites et leurs installations ................................................................................ 14 IV.4 . Partager les points d’importance .................................................................................... 14 IV.5 . Rédiger le rapport final ..................................................................................................... 15 IV.6 . Présenter le rapport final ................................................................................................. 16 V. MAINTENIR UN SUIVI RÉGULIER ................................................................................................... 17 VI. DIFFICULTÉS CONSTATÉES : QUID D’UN OUTIL DÉDIÉ ? ......................................................... 18 VI.1 . Recenser et classer les exigences applicables ................................................................. 18 VI.2 . Assurer le suivi de la situation réglementaire.................................................................. 18 VI.3 . Faciliter sa mise à jour périodique ................................................................................... 19 VI.4 . Partager ses informations ................................................................................................ 19 VI.5 . Piloter sa conformité site/groupe .................................................................................... 19 VII. CONCLUSION ............................................................................................................................ 21 Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 4 I. INTRODUCTION : POURQUOI RÉALISER UN AUDIT RÉGLEMENTAIRE ? L’audit réglementaire HSE consiste à évaluer la conformité de l’entreprise aux exigences réglementaires HSE qui la concerne. Grâce à cette démarche, il est possible d’obtenir une « photographie » de la situation de conformité d’un ou plusieurs site(s) à un instant donné et de détecter des opportunités d’amélioration. Pour les industriels, connaître sa situation de conformité réglementaire constitue la base du travail de tout responsable HSE. Aujourd’hui, c’est également une exigence des systèmes de management environnement et sécurité (chapitre 4.5.2 des normes ISO 14001:2004, ISO 50001 : 2011 et OHSAS 18001:2007 – chapitre 9.1.2 de la norme ISO 14001 : 2015). Tout au long de ce livre blanc, nous nous intéresserons donc aux enjeux liés à la réalisation d’un audit réglementaire, aux fondamentaux à prendre en compte pendant la préparation et la réalisation d’un audit, ainsi qu’au processus de suivi régulier. Nous nous pencherons également sur les difficultés généralement éprouvées par les entreprises pendant la réalisation d’un audit réglementaire et les outils adaptés pour pallier à celles-ci. Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 5 II. ENJEUX La réalisation d’un audit réglementaire répond à des enjeux réglementaires, sociaux et financiers. II.1 . Enjeux réglementaires La réalisation d’un audit réglementaire est d’abord indirectement imposée par la réglementation en vigueur en vertu du principe simple selon lequel les entreprises se doivent d’évoluer en conformité réglementaire. Pour celles-ci, il est donc nécessaire de connaître leur situation réglementaire afin, si besoin, de prendre des mesures adaptées pour leur mise en conformité réglementaire. À SAVOIR Le respect des textes réglementaires évite à l’organisation des sanctions juridiques ou financières en cas de non respect de la réglementation (exemples : contravention à hauteur de 1 500€ par déchet si l’enlèvement se trouve être mal effectué ; amende de 75 000€ avec risque d’emprisonnement si on exploite une ICPE sans autorisation administrative nécessaire). II.2 . Enjeux sociaux et sociétaux Les enjeux liés à la réalisation d‘un audit réglementaire ne se résument toutefois pas au respect des réglementations en vigueur. Tout comme la rédaction d’un Document Unique au sein de l’organisation, la réalisation d’un audit réglementaire a un impact positif sur la gestion interne de l’entreprise. En effet, cela contribue au développement d’une culture HSE : l’organisation désire connaître son état de conformité réglementaire afin de pouvoir prendre des mesures adaptées, si nécessaire, et répondre aux besoins de sécurité de ses collaborateurs. À long terme, cette démarche permet donc d’instaurer un bon climat social ainsi que de bonnes conditions de travail. L’image externe de l’organisation ressent également cet impact positif. Prenons un exemple concret : un groupe de riverains se plaint de nuisances sonores en provenance d’une usine proche. La direction du site va alors prendre la décision de réaliser un audit réglementaire partiel (dédié à la problématique du bruit) sur site afin de procéder à un constat objectif de la situation. En se basant sur la réglementation en vigueur, l’entreprise peut alors savoir si le nombre de décibels générés par son activité est en-dessous ou au- Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 6 dessus du seuil toléré par la réglementation en vigueur. Si l’organisation ne se trouve pas en situation de conformité, elle pourra alors décider de mettre en place un plan d’actions adapté afin de régulariser sa situation, et, éventuellement, créer quelques actions de communication externe pour mettre cette démarche en avant auprès du public. II.3 . Enjeux financiers Les enjeux financiers liés à la conformité réglementaire revêtent une importance plus ou moins grande selon les entreprises et leur secteur d’activité. Après avoir réalisé un audit réglementaire sur un/plusieurs site(s), si une organisation se trouve être en situation de non-conformité réglementaire, elle devra généralement mettre en place un plan d’actions adapté afin de répondre aux différentes exigences qui s’appliquent à elle. Ces régularisations pourront nécessiter des investissements ou des coûts importants dans le futur, qu’il conviendra donc d’anticiper au mieux. La pratique régulière d’une revue de conformité favorisera cette anticipation. Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 7 III. PRÉPARER SON AUDIT RÉGLEMENTAIRE Pendant la phase de préparation, il est nécessaire de définir la méthodologie ainsi que l’agenda de l’audit. Pour cela, une phase de réflexion et de recoupement de points de vue dans l’entreprise s’impose. Celle-ci doit permettre de définir : les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’audit, le périmètre de l’audit et sa méthodologie, ainsi que le planning de l’ensemble du processus. III.1 . Définir ses attentes Une entreprise est un ensemble organisationnel composé de collaborateurs ayant différents points de vue et méthodes de travail. Avant de réaliser un audit réglementaire, il est nécessaire de consulter ses destinataires finaux, afin que leurs besoins et attentes vis- à-vis de cet audit soient identifiés. Par exemple, la Direction de l’entreprise désirera connaître les risques majeurs en cas de non-conformité réglementaire. Le responsable Maintenance, quant à lui, s’attendra à pouvoir identifier et planifier les contrôles imposés par la réglementation. III.2 . Définir son périmètre Périmètre thématique La première question est celle du périmètre d’observation : choisira-t-on par exemple de se concentrer sur un thème défini (exemple : environnement/déchets), sur une seule nouveauté réglementaire (exemple : la pénibilité), ou sur l’ensemble de la réglementation HSE ? Périmètre organisationnel La seconde question est celle du périmètre des installations et unités concernées. L’audit réglementaire sera-t-il effectué sur l’ensemble du groupe ou sur un ou plusieurs sites ? Et sur un site donné, l’audit sera-t-il restreint à une partie du site (la production, la logistique…) ou concernera-t-il l’ensemble du site ? III.3 . Définir la méthodologie de travail Livre Blanc Les 10 conseils pour bien réaliser son audit Réglementaire HSE Tennaxia 2016© Propriété exclusive de Tennaxia 8 Nous supposons ici que la finalité de l’audit est de vérifier la conformité du/des site(s) et non pas de vérifier le processus de gestion de conformité mis en place par le/les site(s). Avant l’audit Avant la réalisation de l’audit uploads/Management/ livre-blanc-audit-conformite-reglementaire-hse.pdf