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Agence Provençale pour une Économie Alternative et Solidaire 28, boulevard Nati

Agence Provençale pour une Économie Alternative et Solidaire 28, boulevard National 13001 Marseille - T el : 04 91 99 02 40 apeas@apeas.fr - www.apeas.fr AtelierS Participation Intelligence Collective Débat mouvant Construire et animer des démarches participatives eDUCATION POPULAIRE Outils collaboratifs Réseaux Animer sommaire 3 Processus d'animation de démarches participatives Définition des objectifs Les différents types de temps participatifs Le rôle de l'animateur Petit pense-bête à l'usage de l'animateur Des outils d'animation pour mettre le groupe en marche Se présenter Faire émerger les idées Organiser les idées Favoriser l'expression Organiser le débat S'organiser 10 10 25 3 4 4 5 12 13 15 19 Processus d'animation de démarches participatives DÉFINITION DES OBJECTIFS Avant toute organisation d'un temps collectif, il est nécessaire de clarifier le ou les objectifs poursuivis : est-ce informer un public spécifique ? Partager des informations et des savoirs ? Produire collectivement ? Prendre des décisions opérationnelles ou politiques ? Résoudre un problème ? Mieux se connaître ? Favoriser la convivialité? Entretenir et développer un réseau… Ces objectifs doivent être partagés par l'ensemble des parties prenantes au projet et devront être rappelés dans l'invitation et le jour J afin d'être clairs pour les participants. Quelques questions à se poser pour définir des objectifs : Y'a t-il un ou plusieurs objectifs ? Quel est le projet commun ? Les objectifs sont-ils définis collectivement ? Qui sont les participants ? Ces objectifs sont-ils clairs pour les participants ? Les objectifs sont-ils mesurables / évaluables ? Dans quels temps ces objectifs s'inscrivent-ils ? Si ce sont ces temps collectifs réguliers, veillez à ne pas être trop répétitif dans la durée : vous pourrez penser à changer la forme le lieu, le fil rouge... 3 PETIT CONSEIL : écrivez en quelques lignes votre objectif et le public auquel vous vous adressez et faites-le relire par vos collègues et les personnes associées au projet LE RÔLE DE L'ANIMATEUR Conseil d'administration, réunion d'équipe, réunion de collectifs informels, groupe de travail thématique, comité de gestion, comité de pilotage… Des "espaces temps" divers et variés ponctuent la vie d'un groupe. Dans ces espaces se créent l'intelligence collective, la mobilisation, l'appropriation du projet. QUELQUES QUESTIONS À SE POSER POUR MIEUX AGENCER LES PROPOSITIONS EN TERME D'ANIMATION. Est-ce que les participants se connaissent ? Le lieu de rencontre est-il pré-déterminé et en phase avec l'objectif ? Le lieu est-il compatible avec tous type d'animation ? À quel moment la rencontre intervient-elle (à quelle phase du projet, dans quel contexte,...)? Qu'est-ce qui a lieu entre les temps collectifs ? Il est important que les participants soit informés de ce qui se fait entre les différents temps afin qu'il y ait le moins possible de différence d'information. En fonction des objectifs, des participants et du type de temps collectifs, vous allez pouvoir définir un lieu et une forme d'animation. Proposer un cadre de travail et de suivi, apporter des outils pour le fonctionnement du groupe, garantir le processus participatif, accompagner le groupe à atteindre les objectifs fixés, ne pas juger … Un rôle de cadre (il fixe les règles du jeu) mais aussi de tremplin sur lequel les participants peuvent s'appuyer pour intervenir. Il n'intervient pas sur le fond, le contenu doit venir des participants. Il n'est pas un expert, des personnes ressources viennent enrichir les débats du groupe. DIFFÉRENTS TYPES DE TEMPS PARTICIPATIFS 4 5 PENSE-BÊTE À L'USAGE DE L'ANIMATEUR Il peut être construit collectivement ou soumis à validation. Il présente les points à aborder et le déroulement de la réunion. Ne pas surcharger l'ordre du jour. En fonction des sujets traités, prévoir des documents d'information complémentaires. (voir aussi Etherpad page 25) L' ordre du jour Connaissance du contexte et de l'historique du groupe de travail. Appréhension des enjeux liés au sujet, identification des participants. Connaître son sujet Ajuster la durée de la réunion en fonction de l'ordre du jour. Idéalement ne pas dépasser 2 heures. Prévoir d'autres formats pour des temps longs (séminaire, ateliers …). Durée Vérifier la disponibilité des participants, des intervenants éventuels et du lieu, prévoir un rendez-vous suffisamment à l'avance pour permettre aux participants de s'organiser. La date peut être choisie collectivement via un sondage en ligne. (voir outils Marspad ou Rendez-vous page 25) Date Définir la liste des participants et compiler leurs contacts. L'invitation peut se faire par mail ou par courrier. Diffuser l’ ordre du jour à l’ ensemble des participants, en précisant le lieu et l’ heure de la réunion. Afin d’ optimiser l’ efficacité des échanges, un document préparatoire, situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention. Eventuellement transmettre un plan d’ accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion. Invitation 6 C'est un document compilant le nom, les coordonnées et les signatures des participants. Elle peut servir pour recueillir les coordonnées des personnes présentes et les diffuser aux autres participants. Elle peut parfois servir de justificatifs auprès de financeurs ou structures et pour les demandes d'accord sur les droits à l'image. Feuille d' émargement La convivialité et l'ergonomie du lieu seront choisis en fonction des objectifs du groupe. La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes : capacité de la salle (en terme de places assises) ; dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’ animation) ; besoin d’ un accès à internet ; présence d’ ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur) ; convivialité (extérieur …) ; agencer le lieu de manière dynamique (éviter les configurations d'assemblées). Lieu Anticiper le déroulement de la réunion en prévoyant un découpage minuté des sujets. Adapter la répartition du temps en fonction du déroulement des échanges. Rappeler l'heure. Prévoir des pauses au-delà de 2 heures de réunion. Gestion du temps Prévoir le nombre de copies pour les documents Anticiper sur les modes d'animation et prévoir en fonction le matériel nécessaire (affichage, tableau ...). Flécher la salle, le lieu. Organiser le co voiturage. Prévoir une collation. Logistique PENSE-BÊTE À L'USAGE DE L'ANIMATEUR 7 La prise de notes peut être tournante. L'animateur peut difficilement gérer cette fonction tout en animant. Les notes serviront à produire le compte-rendu ou le relevé de décision. Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Un responsable peut être désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec l'indication d'une date prévisionnelle. Pour une prise de note collaborative, voir outil Etherpad page 25. Prise de notes PENSE-BÊTE À L'USAGE DE L'ANIMATEUR En fonction des enjeux de la réunion on peut agencer la salle différemment. Plusieurs carrés de tables pour des ateliers, un carré ou un U pour un agencement plus participatif. Éviter les assemblées. Penser à préparer le matériel nécessaire et mettre à disposition les documents qui seront utilisés pendant la réunion (à consulter sur place, affichage mural ...) Installation du lieu Accueillir les participants, offrir une collation en fonction de l'heure, remettre les documents de travail, présenter le lieu de rencontre … Accueil collation Rappeler le contexte, le projet commun, la finalité, les objectifs de la réunion, le cadre (programme, temps …). Préciser la posture / les rôles de l'animateur (objectif animateur). Indiquer ce qu'on attend des participants (objectif du groupe). Introduire le contexte 8 Prévoir en fonction du nombre de personnes et du fonctionnement du groupe (les participants se connaissent ou pas …) un temps de présentation de chacun. Prévoir une consigne claire et indiquer le temps imparti. Présentation des participants PENSE-BÊTE À L'USAGE DE L'ANIMATEUR Pour chaque sujet lancé, indiquer les modes de distribution de parole : le temps disponible, modalités de prise de parole... Distribuer la parole Quand le groupe arrive après échanges à valider un point ou à prendre une décision, l'animateur peut reformuler et faire prendre note dans le compte-rendu. Validation, prise de décision S’ il s’ agit d’ une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’ une date commune pour la tenue de la ou des réunions suivantes. Date de la prochaine réunion En fin de séance on peut se donner le temps d'une petite évaluation : T our de table, Pas de côté, Pépites et râteaux … Évaluation Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu "à chaud", directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la "mémoire à moyen terme". Encore mieux, vous pouvez le rédiger pendant la réunion, seul ou à plusieurs, le projeter et le faire valider par l'ensemble des personnes présentes. A la fin, il ne reste plus qu'à relire pour les fautes et l'envoyer. Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants : Objet de la réunion, Date de la réunion, Participants (et excusés), Ordre du jour, Résumé de chaque point de l’ ordre du jour, Relevé de décisions. Au minimum, à défaut d’ un compte-rendu de réunion, il est indispensable uploads/Management/ livre-demarches-participatives-bd-131017081552-phpapp02-pdf.pdf