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Projet Niger LIRE Learning Improvement for Results in Education MANUEL DE PROCE

Projet Niger LIRE Learning Improvement for Results in Education MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET DE CLOTURE TOME 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES Septembre 2020 MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRES (MES) MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT PRIMAIRE, DE L’ALPHABETISATION, DE LA PROMOTION DES LANGUES NATIONALES, ET DE L’EDUCATION CIVIQUE (MEP) LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES REF : TOME 2 Page 2 sur 145 Folio : ABREVIATIONS ET SIGLES REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive ABREVIATIONS ET SIGLES AA Assistante Administrative ACPT Assistant Comptable AI Auditeur Interne AL Agent de Liaison ANO Avis de Non-Objection ATEDRH Assistant Technique Expert en Développement et gestion des Ressources Humaines et management public BC Bon de Commande BL Bon de Livraison CBP Contrats Basés sur la Performance CDD Contrat à Durée Déterminé CHA Chauffeur CI Contrôleur Interne CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale CPP Comité de Pilotage du Projet CPT Comptable CS Commission de Sélection CST Comité de Suivi Technique CT Certificat de Travail CUCP Coordonnateur de l’Unité de Coordination des Programmes éducation CURAT Coordonnateur de l'Unité Régionale d'Appui Technique DR Demande de Réparation DRF/DPD Demande de Retrait de Fonds/Demande de Paiement Direct DSA Indemnité Journalière de Subsistance ED Etat de Déplacement EFAPE Assistant technique Expert en Formation et Accompagnement des Personnels d’Encadrement et des Enseignants du Cycle d’enseignement de base EIGF Expert International en Gestion Financière EIPM Expert International en Passation de Marchés ENI Ecole Normale d’Instituteurs EOSPEB Expert en Organisation Scolaire et Pédagogique de l’Education de Base ETD Expert en Transformation Digitale FNR Fonds National de Retraite GED Gestion Electronique de Documents GEID Gestion Electronique de l'Information et des Documents HCPT Homologue Comptable HRAF Homologue Responsable Administratif et Financier HSPM Homologue Spécialiste en Passation de Marchés HSSE Homologue Spécialiste Suivi & Evaluation HETD Homologue Expert en Transformation Digitale HEOSPEB Homologue Expert en Organisation Scolaire et Pédagogique de l’Education de Base IDA Association Internationale de Développement ITS Impôt sur les Traitements et Salaires MEP Ministère de l’Enseignement Primaire, de l’Alphabétisation, de la Promotion des Langues Nationales, et de l’Education Civique MES Ministère des Enseignements Secondaires NIF Numéro d'Identification Fiscale OM Ordre de Mission OP Ordre de Paiement PBP Paiements Basés sur la Performance PF Plan de Formation P-LIRE Projet ‘’Learning Improvement for Results in Education’’ PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PPM Plan de Passation de Marchés PTBA Plan de Travail et Budget Annuel PV Procès- Verbal RAF Responsable Administratif et Financier RFIN Rapport Financier Intérimaire Non audité SD Secrétaire de Direction SGRSG Spécialiste en Gestion des risques Sociaux et Genre du Projet Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES REF : TOME 2 Page 3 sur 145 Folio : ABREVIATIONS ET SIGLES REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive SPE Secrétaire Pool Experts SPM Spécialiste en Passation de Marchés SSE Spécialiste Suivi & Evaluation SSES Spécialiste en Sauvegarde Environnementale et Sociale STC Solde de Tout Compte TDR Termes de Références UCP Unité de Coordination des Programmes éducation URAT Unités Régionales d’Appui Technique Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES REF : TOME 2 Page 4 sur 145 Folio : SOMMAIRE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive SOMMAIRE ABREVIATIONS ET SIGLES________________________________________________________________2 I. GESTION DU COURRIER_____________________________________________________________5 1.1. COURRIER « DÉPART »______________________________________________________5 1.2. COURRIER « ARRIVÉE »_____________________________________________________8 1.3. COURRIELS « DÉPART »____________________________________________________11 1.4. COURRIELS « ARRIVÉE »___________________________________________________11 1.5. GESTION DE LA TÉLÉCOPIE_________________________________________________12 1.6. GESTION DU TÉLÉPHONE___________________________________________________12 1.7. GESTION DE L’ACCUEIL____________________________________________________12 1.8. GESTION DES NOTES DE SERVICES____________________________________________13 II. CADRE GENERAL DE GESTION DU PERSONNEL______________________________________15 2.1. RECRUTEMENT___________________________________________________________16 2.2. HORAIRE DE TRAVAIL, ABSENCES ET CONGÉS__________________________________25 2.3. RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL_____________________________________________32 2.4. DÉCLARATION FISCALES ET SOCIALES________________________________________36 2.5. EVALUATION DU PERSONNEL________________________________________________38 2.6. RUPTURE DU CONTRAT DU PERSONNEL________________________________________43 2.7. SANCTIONS_______________________________________________________________48 2.8. ELABORATION DES RAPPORTS D’ACTIVITÉ PÉRIODIQUE__________________________50 2.9. MISSIONS ET DÉPLACEMENTS_______________________________________________53 III. GESTION DES ATELIERS ET FORMATIONS________________________________________60 3.1. GESTION DE LA FORMATION________________________________________________60 3.2. GESTION DES ATELIERS____________________________________________________62 IV. GESTION DES IMMOBILISATIONS_________________________________________________66 4.1. GÉNÉRALITÉS____________________________________________________________66 4.2. MOUVEMENT DES IMMOBILISATIONS_________________________________________67 4.3. ASSURANCE DES IMMOBILISATIONS___________________________________________73 4.4. INVENTAIRE PHYSIQUE DES BIENS____________________________________________75 4.5. GESTION DES VÉHICULES ET MATÉRIELS ROULANTS_____________________________80 4.6. ENTRETIEN ET RÉPARATION DES IMMOBILISATIONS_____________________________88 V. GESTION DES STOCKS DE FOURNITURES ET DU CARBURANT________________________91 5.1. GESTION DU STOCK DE FOURNITURES_________________________________________91 5.2. GESTION DU CARBURANT___________________________________________________93 VI. ARCHIVAGE DES DOCUMENTS____________________________________________________98 6.1. ARCHIVAGE PHYSIQUE_____________________________________________________98 6.2. ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE________________________________________________99 VII. SECURITE, HYGIENE ET SANTE__________________________________________________100 VIII. SUPERVISION DU PROJET_______________________________________________________102 IX. ANNEXES_______________________________________________________________________103 Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES REF : TOME 2 Page 5 sur 145 Folio : SOMMAIRE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive LISTE DES ANNEXES Annexe 1: Registre courrier arrivée.....................................................................................................................106 Annexe 2: Registre courrier départ......................................................................................................................107 Annexe 3: Registre des factures............................................................................................................................108 Annexe 4: Cachet dateur......................................................................................................................................108 Annexe 5: Registre de présence............................................................................................................................109 Annexe 6: Fiches de suivi du stock de fournitures...............................................................................................110 Annexe 7: Fiche d’inventaire du stock de fournitures..........................................................................................111 Annexe 8: Carnet de suivi de l’entretien des véhicules........................................................................................112 Annexe 9: Fiche de vérification de la prise d’inventaire au 31/12/N...................................................................113 Annexe 10: Carnet de bord de véhicule................................................................................................................114 Annexe 11: Fiche d’expression de besoin............................................................................................................115 Annexe 12: Fiche de demande de carburant........................................................................................................116 Annexe 13: Bon de commande..............................................................................................................................117 Annexe 14: Planning de congé.............................................................................................................................117 Annexe 15: Note de congé....................................................................................................................................117 Annexe 16: Décompte de frais de mission............................................................................................................117 Annexe 17: Demande d'achat...............................................................................................................................117 Annexe 18: Bon d’entretien / réparation..............................................................................................................117 Annexe 19: Demande d'absence...........................................................................................................................117 Annexe 20: Etat de déplacement...........................................................................................................................117 Annexe 21: Fiche de traitement de courrier.........................................................................................................117 Annexe 22: Grille d'évaluation du personnel d'appui..........................................................................................117 Annexe 23: Lettre de licenciement faute grave ou lourde....................................................................................117 Annexe 24: Lettre de mise à pied..........................................................................................................................117 Annexe 25: Lettre d’avertissement.......................................................................................................................118 Annexe 26: Instruction d'inventaire......................................................................................................................118 Annexe 27: Note de reprise de service.................................................................................................................118 Annexe 28: Ordre de mission agents....................................................................................................................118 Annexe 29: PV de mise au rebut...........................................................................................................................118 Annexe 30: Fiche d’immobilisation......................................................................................................................118 Annexe 31: Fiche d'inventaire des immobilisations.............................................................................................118 Annexe 32: Fiche de suivi des consommations de carburant (quotidien)............................................................118 Annexe 33: Fiche de suivi des consommations de carburant (récapitulatif mensuel).........................................118 Manuel de procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 2 Page 6 sur 145 Folio : PROCEDURES ADMINISTRATIVES REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive 1. En plus d’être applicable au niveau de l’UCP, les procédures développées dans ce tome s’appliquent également aux cinq (5) Unités Régionales d’Assistance Technique (URAT) et à l’ensemble des partenaires de mise en œuvre du Projet. Certaines procédures administratives seront mises en œuvre au niveau desdites URAT. Les acteurs concernés seront indiqués en parenthèse. I. GESTION DU COURRIER I.1. COURRIER « DÉPART » 2. Cette procédure a pour objet de décrire le circuit de traitement de tous les courriers : la préparation, l’envoi et l’archivage. Règles de gestion 3. Les courriers pourront être initiés par le Coordonnateur de l'UCP (CUCP), les Coordonnateurs des URAT (CURAT) et les Spécialistes (AI, RAF, SSE, SPM, SSE…). Tous les courriers officiels (à destination de la tutelle notamment le MES/MEP, de l’IDA, des partenaires de mise en œuvre, des prestataires de services, des fournisseurs…) du P- LIRE (sans exception) sont approuvés et signés par le CUCP (ou son intérimaire). Au niveau des URAT, les courriers sont signés par le CURAT après avis du CUCP. 4. Les courriers avant signature doivent être contrôlés par la SD (AA) (avec inscription de la référence du courrier : N°/…/LIRE/MES/Initial responsables/SD) et soumis à l’approbation et signature du CUCP. Ces courriers sont visés par les initiateurs; 5. En l’absence du CUCP, l’intérim est assuré en priorité par le SSE. Une note de service est prise et signée par le CUCP à cet effet. De même, les Contrôleurs Internes (CIs) assurent l’intérim des CURAT. Cela se fait par note de service, après avis du CUCP. les notes de services sont toutes signées par le CUCP, i) transmises par mail aux acteurs de l’UCP, ii) affichées au niveau du tableau d’affichage de l’UCP et des URAT dans les endroits prévus à cet effet. Les notes de services seront archivées par la SPE (AA) dans un chrono spécifique, prévu à cet effet. 6. La SPE sous la supervision de la SD apporte un appui administratif à tous les Experts internationaux et Spécialistes de l’UCP. La SPE saisit et procède à la mise en forme des courriers dictés par les Spécialistes, puis les transmet à la SD pour la finalisation. 7. Tous les courriers (y compris mail ou fax) à transmettre, doivent être enregistrés dans le registre « courrier départ » (Cf. Annexe 2). Le courrier fax est archivé avec éventuellement le rapport de transmission délivré par le télécopieur. Les courriers sont transmis par le CHA, à l’aide du cahier de transmission, déchargé par le destinataire et vérifié par la SD (AA). Une copie de ce courrier transmis et déchargé, est archivée par la SPE (AA), sous la supervision de la SD (CURAT) : physiquement dans le chrono « courrier départ », prévu à cet effet ; électroniquement sur son poste. Elle scanne chaque courrier « départ », puis les enregistre dans le Fichier « courrier départ » par année/mois/partenaires. Etapes détaillées de la procédure Manuel de Procédures du P-LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : uploads/Management/ mafc-lire-tome-2-procedures-administratives-def.pdf