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Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) Seconde édition Octobre 20

Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) Seconde édition Octobre 2007 Impressum Contrôle fédéral des finances Monbijoustrasse 45 3003 Berne (Suisse) www.efk.admin.ch Tél. +41 31 323 10 11 Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) Table des matières Avant-propos 3 1 CONCEPT GENERAL DE MISE EN PLACE D’UN SCI 4 1.1 Définition et composantes du contrôle interne 4 1.2 Types d’objectifs du contrôle interne 5 1.2.1 Objectifs financiers 6 1.2.2 Objectifs de conformité 6 1.2.3 Objectifs opérationnels 6 1.3 Acteurs, rôles et responsabilités 6 1.3.1 Le management 6 1.3.2 Le responsable des services comptables ou financiers 7 1.3.3 Le responsable de l’assurance-qualité 7 1.3.4 Le responsable du controlling 8 1.3.5 Les autres membres du personnel 8 1.3.6 Les services d’audit ou de révision interne 8 1.3.7 Le Contrôle fédéral des finances (CDF) 9 1.4 Etapes de la mise en place d’un SCI 9 1.4.1 Environnement de contrôle 10 1.4.2 Evaluation et gestion des risques 10 1.4.3 Intégration des activités de contrôle dans les processus 10 1.4.4 Gestion de l’information et communication 11 1.4.5 Surveillance et pilotage du SCI 12 2 LIMITES DU CONTROLE INTERNE 14 3 CONCLUSION 16 1 3 Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) Avant-propos Lorsqu’une direction d’office fait l’inventaire des risques auquel son office est exposé, lorsqu’elle établit la liste des compétences des différents secteurs ou lorsqu’elle définit les décisions qui ne peuvent être prises qu’après l’avis d’une seconde personne, elle renforce son système de contrôle interne (SCI). Elle améliore ainsi l’efficacité de son action et réduit ses risques. La responsabilité de l’élaboration et de la mise en place d’un SCI incombe à la direction de chaque office. Les audits du Contrôle fédéral des finances mettent souvent en lumière des lacunes dans les SCI qui exposent un office à des risques inutiles, par exemple: • élaboration des différents processus sans prise en compte suffisante des objectifs stratégiques ou des risques • procédures insuffisamment documentées • méconnaissance de certains contrôles automatisés qui facilitent le respect des directives • application inconstante des contrôles intégrés dans les processus. Répondant à une demande fréquemment exprimée, le Contrôle fédéral des finances a élaboré en 2003 une première version de ce document qui explique ce qu’est le SCI et comment le mettre en place. La présente version intègre les changements apportés par le Nouveau modèle comptable (NMC) et les discussions en cours sur le contrôle interne. Le CDF est disposé à conseiller les offices sur place ou à prendre position sur des questions techniques relatives au SCI. Cette activité de conseil ne peut et ne doit cependant pas atteindre une ampleur qui remettrait en question l’indépendance du CDF lors d’un futur audit. Les explications qui suivent sont notamment inspirées du modèle COSO (Committee of sponsoring Or- ganization of the Treadway Commission), qui constitue une référence reconnue en matière de contrôle interne. Un SCI poursuit plusieurs objectifs et comprend différents éléments comme l’environnement de contrôle, l’évaluation des risques et les activités de contrôle. Il s’agit lors de la mise en place d’un SCI de combiner de manière harmonieuse les différentes mesures réglementaires (instructions et directives), organisationnelles (organigrammes et processus) et techniques (informatique et communication). Le contrôle interne n’est pas un but en soi. Il est là pour soutenir la conduite d’un office et assurer une activité administrative correcte, respectueuse du droit, économe et efficace. La question du rapport entre ces avantages et le coût des mesures ne doit à cet égard pas être ignorée. Il appartient à chaque office d’examiner cette question de manière critique. Finalement, et bien que le meilleur SCI ne puisse garantir une sécurité absolue, le CDF constate que la simple démarche de mise en place d’un SCI constitue déjà une mesure préventive importante. Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) 4 1 Concept général de mise en place d’un SCI 1.1 Définition et composantes du contrôle interne Le contrôle interne se définit comme un processus mis en œuvre par la direction, les cadres et le person- nel d’un office, destiné à fournir une assurance raisonnable quant aux objectifs suivants: • optimisation des processus et des activités d’un office; afin de fournir un travail efficace et à un coût minimal, tout en limitant au maximum les erreurs et les risques • fiabilité des informations financières et de gestion • conformité aux lois et aux réglementations en vigueur L’importance du contrôle interne a été reconnue et intégrée dans la nouvelle Loi sur les finances de la Confédération. Cette définition repose sur certains concepts fondamentaux, à savoir: • Le contrôle interne est un ensemble de mesures qui constitue un moyen d’arriver à ses fins et non pas une fin en soi. • Le contrôle interne n’est pas un événement isolé ou une circonstance unique, mais un ensemble d’ac- tions qui se répandent à travers toutes les activités de l’office. C’est un outil de gestion pour la direction qui ne saurait se substituer à elle. Les procédures de contrôle interne sont particulièrement efficaces lorsqu’elles sont intégrées à l’infrastructure et font partie de la culture de l’office. Elles doivent être intégrées et non pas rajoutées. • Le contrôle interne est mis en œuvre par des personnes. Ce n’est pas simplement un ensemble de ma- nuels, de procédures et de documents. Il est assuré par des personnes qui font vivre à tous les niveaux de la hiérarchie cet objectif commun. Le contrôle interne est l’affaire de la direction, des cadres et des autres membres du personnel. Ce sont les individus qui fixent les objectifs et mettent en place les contrôles. • La direction ne peut attendre du contrôle interne qu’une assurance raisonnable, et non une assurance absolue. La probabilité d’atteindre des objectifs est soumise aux limites inhérentes à tout système de contrôle interne, qu’il s’agisse du jugement exercé lors des prises de décision qui peut être défaillant, de la nécessité d’étudier le rapport coûts/bénéfices avant la mise en place de contrôles ou qu’il s’agisse de dysfonctionnements qui peuvent survenir en raison d’une défaillance humaine ou technique. En outre, la collusion entre plusieurs personnes peut faire échouer les contrôles. Enfin, il est toujours possible pour le management de ne pas respecter le système de contrôle interne. • Le contrôle interne est axé sur la réalisation d’objectifs dans un ou plusieurs domaines qui sont dis- tincts mais qui se recoupent. Chaque office doit déterminer des objectifs et des stratégies pour les atteindre. Ils peuvent être fixés pour l’office dans son ensemble ou orientés sur des activités particulières au sein de celui-ci. Certains d’entre eux sont communs, comme la volonté de construire et de conserver une image favorable au sein de l’administration fédérale et auprès des administrés. Loi sur les finances de la Confédération (RS 611.0) Art. 12 4 Le Conseil fédéral et l’administration gèrent les finances de la Confédération selon les principes de la légalité, de l’urgence et de l’emploi ménager des fonds. Ils veillent à un emploi efficace et économe des fonds. Art. 39 Contrôle interne 1 Le Conseil fédéral prend les mesures permettant de: a. protéger la fortune de la Confédération; b. garantir l’utilisation adéquate des fonds conformément aux principes énoncés à l’art. 12, al. 4; c. prévenir ou déceler des erreurs et des irrégularités dans la tenue des comptes; d. garantir la régularité de la tenue des comptes et la fiabilité des rapports. 2 Il tient compte des risques encourus et du rapport coût-utilité. 5 Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI) 1.2 Types d’objectifs du contrôle interne Afin d’optimiser l’efficacité du contrôle interne, il convient de classer les objectifs en trois catégories: Objectifs opérationnels • soit la réalisation des objectifs stratégiques de l’office, la maîtrise des risques, ainsi que l’optimisation de l’utilisation des ressources. Le qualificatif «opérationnel» n’est pas ici à opposer à la dimension «stratégique» mais renvoie aux objectifs métiers de l’entreprise. Objectifs financiers • soit la mise à disposition d’informations financières fiables et conformes aux normes comptables ap- plicables, ainsi que des informations nécessaires à la bonne gestion de l’office. Objectifs de conformité • soit le respect par l’office des différentes lois et réglementations en vigueur. Cet objectif, souvent né- gligé, justifie le fait d’associer le service juridique d’un office à un projet de mise en place d’un SCI. Ces catégories distinctes mais qui se chevauchent (un objectif donné peut rentrer dans plus d’une caté- gorie), couvrent différents besoins et peuvent relever de la responsabilité directe de différents membres du management. 1.2.1 Objectifs opérationnels La réalisation des objectifs liés aux opérations, par exemple en terme de rentabilité des investissements, d’efficacité ou encore de taux de satisfaction des clients ou des administrés, ne dépend pas toujours de la seule volonté de l’office. Un SCI ne peut en effet malheureusement pas prévenir un jugement erroné ou une mauvaise décision. De même, des causes extérieures peuvent entraver l’accomplissement de certains objectifs. Dans ce domaine, le SCI ne peut fournir au management qu’un niveau d’assurance raisonna- ble, celui d’être informé en temps utile d’événements externes ou internes pouvant influencer la capacité d’atteindre les objectifs fixés. uploads/Management/ mise-en-place-d-x27-un-sci.pdf