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Cours d’audit social / audit de groupes Par B.NANAFACK Année académique 2019/20

Cours d’audit social / audit de groupes Par B.NANAFACK Année académique 2019/2020 Page | 20 CHAPITRE 4 : LE PRE-DIAGNOSTIC SOCIAL : SECTION 1 : OBJECTIFS ET DEMARCHE GENERALE 1- Objectifs et démarche du pré-diagnostic Le but du pré-diagnostic est de donner à l’auditeur une vue d’ensemble des principaux problèmes et des risques de la fonction personnel de l’entreprise ou de l’établissement audité, grâce à une enquête méthodique et rigoureuse, portant sur les principales caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. Le pré-diagnostic en matière sociale correspond à l’enquête préliminaire qui est réalisée normalement dans tout audit général, c’est à dire portant sur l’ensemble des fonctions. L’absence de pré-diagnostic, ou encore le temps trop bref qui y est consacré, peut entraîner l’auditeur, ou le Responsable de la fonction RH qui décide de mener lui-même un tel examen, dans de fausses directions, et rendre finalement inutiles tous les efforts entrepris, en aboutissant à des conclusions erronées, qui seront finalement beaucoup plus dommageables qu’utiles par les recommandations qu’elles peuvent entraîner. Le pré-diagnostic comporte une série d’étapes qui correspondent respectivement à la définition de la mission, au recueil d’informations, à l’analyse de ces dernières, aboutissant à un diagnostic hiérarchisé des problèmes et des risques, et, dans une autre étape, à celui des causes. La formulation de recommandations est la phase finale du processus de pré-diagnostic, qui peut être le point de départ d’audits plus centrés sur des fonctions ou des points particuliers. 2- La définition de la mission Le but de cette première étape est de faire en sorte que la direction se sente demandeur de l’audit, afin que son support soit acquis à l’auditeur et communiqué aux audités. Au cours de cette étape, il est important de définir non seulement les objectifs de la mission, la méthodologie utilisée, la durée et le coût de la mission, mais aussi de préciser quelles personnes y seront impliquées et dans le recueil d’informations, et dans la discussion du rapport final d’audit. La durée du pré-diagnostic est très variable selon la taille d’entreprise et l’état d’organisation de l’information disponible sur le personnel. L’étape de la définition de la mission doit principalement se clôturer par la rédaction d’une lettre de mission signée par la Structure qui en a la charge, précisant les modalités de la mission et les possibilités d’accès à l’information. Cette lettre est envoyée suffisamment de temps à l’avance au Directeur de la structure auditée pour qu’ils fassent part de leurs objections. 2- Le recueil de l’information Afin de réaliser le pré-diagnostic de la manière la plus efficiente ; l’auditeur recueille l’information à partir de trois sources ; l’information écrite, la visite de l’entreprise et les entretiens avec les principaux responsables. Cours d’audit social / audit de groupes Par B.NANAFACK Année académique 2019/2020 Page | 21 L’information écrite est extraite de différents documents exigés par la loi et complétée par d’autres documents comme les procès-verbaux des réunions, les organigrammes, les accords d’entreprise et les conventions collectives… La visite d’établissement permet à l’auditeur l’observation physique des lieux de travail mais aussi des différents locaux de l’entreprise. Durant la visite, l’auditeur pourra également poser un certain nombre de questions concernant les procédures de contrôle, les problèmes de sécurité, l’absentéisme et pourra également effectué un examen des fichiers et des dossiers en se basant sur des méthodes d’échantillonnage pour vérifier la confidentialité des informations. Enfin, le succès de la mission d’audit dépend de la capacité d’écoute et de l’aptitude de communiquer de l’auditeur. La qualité des relations entre l’auditeur et l’interviewé est la condition d’obtention d’informations pertinentes et aussi la garantie de la mise en œuvre efficace et rapide des recommandations proposées. Pour ce faire, un certain nombre de conditions doivent être remplies au premier rang desquelles figure la clarification des objectifs de l’audit et de la méthodologie qui sera utilisée dans le pré-diagnostic. Dans certains cas il est recommandé d’envoyer aux futurs audités des informations sur le processus, la méthodologie et les objectifs de l’audit et éventuellement un questionnaire qui permettra à l’audité de préparer l’entretien qu’il aura avec l’auditeur. SECTION 2 : ANALYSE ET INTERPRETATION DES INFORMATIONS : 1- La détermination des forces et problèmes internes L’analyse portera sur non seulement sur les écarts constatés lors des précédents contrôles et évaluations, des indicateurs considérés comme significatifs, mais également sur les différences constatées entre la valeur de ces indicateurs et les normes internes ou externes. Pour analyser ces écarts, l’auditeur doit répondre à toute une série de questions portant sur leur existence, leur représentation et leur importance. − Y-a-t-il écart par rapport à la loi, la convention collective et à l’accord d’entreprise ? − Y-a-t-il écart par rapport aux objectifs préalablement définis ? − Y-a-t-il écart par rapport à une norme ? − Les écarts indiquent-ils un manque de contrôle ? − Ces écarts sont-ils significatifs ? − Quand se sont-ils produits ? − Quels sont les conséquences de ces écarts en termes de coûts ? − Quels sont les conséquences de ces écarts en termes de risques ? − Ces écarts ont-ils empêché l’organisation d’atteindre ses objectifs ? − Si aucune action corrective n’est apportée, ces écarts se reproduiront ils ? L’auditeur fera la liste de tous les écarts, jugés significatifs, concernant des indicateurs d’événements s’étant produits dans chacun des principaux domaines de la fonction « personnel ». Cours d’audit social / audit de groupes Par B.NANAFACK Année académique 2019/2020 Page | 22 En même temps seront relevés les incidents et les anomalies, soit constatés lors des visites, soit apportés au cours des entretiens, dans ce dernier cas il faut prouver ces opinions par des faits. Ceci constitue une première série de clignotants, qui sont autant d’indicateurs de problèmes pouvant avoir des conséquences négatives pour le bon fonctionnement de l’entreprise. La mise en évidence des problèmes implique d’en dresser une liste avec pour chacun d’entre eux les valeurs des indicateurs qui permettent d’en préciser l’existence. L’auditeur doit ensuite essayer de déterminer les conséquences de chacun d’entre eux. Cependant, les problèmes identifiés dans la fonction personnel peuvent être amplifiés par ceux liés à l’environnement interne, c’est à dire les caractéristiques de l’entreprise concernée et par les menaces décelées dans les différents environnements externes auxquels l’entreprise devra s’adapter. 2- L’analyse de l’environnement : • L’environnement externe : L’analyse de l’environnement externe ne peut être conduite d’une manière globale, il est nécessaire de le subdiviser en segments pertinents, comme, par exemple, l’environnement social, économique, légal, syndical, le marché du travail et l’environnement socioculturel, qui influencent directement ou indirectement la gestion du personnel. Chaque segment doit être évalué à l’aide d’indicateurs mesurant différentes dimensions qui sont la complexité, l’hostilité, la stabilité et l’incertitude. La combinaison de ces différentes dimensions permettra d’apprécier le risque. La complexité se mesure par le nombre et la variété des éléments que l’entreprise doit prendre en compte, par exemple : le nombre des différents marchés du travail, les différents syndicats… L’instabilité signifie le taux de changement dans l’environnement et ses conséquences comme les variations de la technologie entraînant des changements de qualifications, de procédures, de calculs de paies, de primes versées, de transports… Enfin l’hostilité peut être définie comme le degré selon lequel les facteurs de l’environnement constituent une menace pour l’atteinte des objectifs des entreprises. • L’environnement interne : Les diverses caractéristiques de l’entreprise constituent déjà des réponses aux pressions de l’environnement ; mais elles comportent également en elles même des sources de risques sociaux. Nous n’envisageons ici que celles des caractéristiques qui semblent avoir une influence directe sur la fonction personnel ; les caractéristiques économiques, la taille de l’entreprise, la technologie et la structure. Les caractéristiques économiques ; rentabilité-type et âge des produits- pouvoir sur les fournisseurs, possibilité de recourir à la sous-traitance ; ont pu être associés à des risques comme les conflits et l’insatisfaction du personnel suite à une réduction de l’activité par exemple. La taille de l’entreprise, évaluée par le nombre de personnel employé, mais aussi celle de l’établissement, voire des services qui le composent, est un facteur souvent lié à l’insatisfaction et Cours d’audit social / audit de groupes Par B.NANAFACK Année académique 2019/2020 Page | 23 aux conflits. On notera que les conflits éclatent le plus souvent dans les grandes structures, et que le taux de participation aux grèves diminue avec la taille. L’état de la technologie sera examiné à partir d’informations concernant l’âge des machines, des bâtiments et le niveau général de technologie qui sera comparé avec celui des entreprises performantes dans le secteur. La structure de l’entreprise sera également analysée en considérant les différents systèmes de décision, de communication, et de contrôle. L’auditeur se penchera ainsi plus particulièrement sur les modifications des organigrammes au cours du temps, et interrogera les responsables sur les raisons des changements qui ont été apportés. SECTION 3 : DIAGNOSTIC DES CAUSES ET DES RECOMMANDATIONS : Le diagnostic des domaines d’origine des problèmes est établit en se rapportant aux faits, et aux opinions recueillis lors des entretiens menés avec les principaux responsables. Les recommandations découlent logiquement des causes diagnostiquées toutefois certaines recommandations peuvent uploads/Management/ mp2-cours-d-x27-audit-social-iuc2019-chap-4-et-5.pdf