Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

ROYAUME DU MAROC Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du T

ROYAUME DU MAROC Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC Notions de tâche et Activité ROYAUME DU MAROC Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC Notions de tâche et Activité Sommaire 1. Introduction .......................................................................................... 2 2. Découpage en tâches .............................................................................. 2 2.1. Les caractéristiques d’une tâche ......................................................... 3 2.2. Critères de découpage en Tâches ........................................................ 3 2.2.1. Tâches d’exécution ..................................................................... 3 2.2.2. Tâches de coordination ou de décision ............................................ 3 2.2.3. Niveau d’intervention ................................................................... 4 2.2.4. Le temps .................................................................................... 4 2.2.5. Les ressources ............................................................................ 4 2.3. Autres aspects de la définition des Tâches ............................................ 4 2.3.1. L’adhésion des responsables des Tâches ......................................... 4 2.3.2. La définition d’objectifs précis ....................................................... 5 2.3.3. La Notion de Charge et Délai ......................................................... 5 OFPPT @ Document Millésime Page 58550492.doc juin 08 1 - 8 Notions de tâche et Activité 1.Introduction Organiser son temps de travail, c’est tout d’abord arriver à déterminer les activités à mener et envisager de les organiser en fonction de critères de délais, de coût ou de dépendances. Nous allons dans ce premier document poser les bases du découpage de l’activité en tâches et préciser quelles seront les propriétés de celles-ci. Vous devrez nécessairement pour réussir disposer d’une compréhension du contexte plus général de l’activité de votre service, de votre entreprise et avoir la capacité de concilier des exigences contradictoires telles que :  les ressources disponibles et les attentes;  les priorités différentes des parties prenantes;  la qualité et la quantité. La gestion des activités est une démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement des tâches devant être réalises dans le cadre d’une activité professionnelle. 2.Découpage en tâches Il est impossible d’arriver à organiser son temps de travail si nous l’abordons de manière globale et nous sommes alors dans l’obligation de le décomposer en sous-ensembles d’activité à fonction simple : les tâches. Une tâche est caractérisée par des matières premières qui lui sont nécessaires : ce sont les objets entrants ou préalables (un document, une machine mise à disposition, une norme, un opérateur formé et opérationnel, un logiciel, …) et elle fournit un ou plusieurs produits résultats, ce sont les objets sortants ou livrables (une note, une vente, une fiche technique, un contrat, un besoin satisfait, un problème résolu, …). Les objets entrants peuvent être déjà à disposition ou bien sont les objets sortants d’une autre tâche destinée à les produire. Les objets sortants peuvent être réemployés par une autre tâche. Cette méthode permet de mettre en évidence les tâches préparatoires et de matérialiser les dépendances entre les différentes tâches. OFPPT @ Document Millésime Page 58550492.doc juin 08 2 - 8 Notions de tâche et Activité Si vous devez réaliser des ventes de contrats de location de vacances, il est nécessaire de disposer :  Des contrats de location  Du prix de la location  Du descriptif des locations  Du planning des locations et des disponibilités 2.1. Les caractéristiques d’une tâche Une Tâche est une action à mener pour obtenir un résultat. A chaque Tâche que l’on aura définie, il conviendra ensuite d’associer :  un objectif précis et mesurable  des ressources (personnel, matériel, locaux)  un temps ou charge de réalisation  une date de début et une date de fin  un coût Les critères de découpage en Tâches font le plus souvent appel au bon sens, mais nous pouvons essayer d’en formaliser quelques uns. 2.2. Critères de découpage en Tâches 2.2.1. Tâches d’exécution Leur réalisation demande un certain délai qui varie en fonction de la nature de la réalisation.  Réaliser un appel téléphonique  Rédiger un rapport  Animer une réunion 2.2.2. Tâches de coordination ou de décision Ces Tâches correspondent le plus souvent à des actions de décision, à des accords d’intervenants externes, à des faits ponctuels. Le temps de réalisation de ces Tâches sera le plus souvent négligeable mais elles conditionnent souvent fortement la suite des travaux :  Convocation à une réunion  Déclenchement d’une commande  Coup de téléphone à un intervenant pour déclencher une action  Signature d’un document OFPPT @ Document Millésime Page 58550492.doc juin 08 3 - 8 Notions de tâche et Activité 2.2.3. Niveau d’intervention Une Tâche doit constituer une unité logique. On distinguera donc les tâches qui demande des compétences et des niveaux d’intervention différents. La rédaction du contrat de location peut faire appel à des juristes et des chargés de communication. La vente du contrat de location demande la disponibilité d’un opérateur de vente. 2.2.4. Le temps Une Tâche doit être courte dans le temps de façon à ce que les objectifs puissent être perçus facilement par ceux qui la réalisent. Par ailleurs il semble plus motivant d’avoir de nombreuses échéances : l’effort pour atteindre l’objectif augmente considérablement à l’approche de l’échéance. En effet la durée affectée aux Tâches doit permettre d’exercer un contrôle effectif sur le bon déroulement de l’activité. 2.2.5. Les ressources Pour des raisons de commodité de gestion, et donc d’efficacité, on essayera de définir une Tâche comme une entité utilisant des ressources en continu. Ceci afin de faciliter l’ordonnancement des tâches soit l’organisation et la planification des tâches dans le temps. 2.3. Autres aspects de la définition des Tâches 2.3.1. L’adhésion des responsables des Tâches Lors de la définition des différentes Tâches, il est très souhaitable de faire participer les différents acteurs concernés en leur demandant de préciser :  les temps d’exécution qu’ils prévoient  les ressources qu’ils pensent nécessaires Bien sûr, ces ressources et ces temps feront l’objet d’une négociation avec le responsable de l’activité. OFPPT @ Document Millésime Page 58550492.doc juin 08 4 - 8 Notions de tâche et Activité 2.3.2. La définition d’objectifs précis Les objectifs peuvent être divers : temps de charge, coûts, délais, qualité, ….. Un responsable ne peut pas élaborer une action si les critères de mesure restent flous ou ambigus. Pour une planification, on peut considérer que tout ce qui n’est pas mesurable, évaluable, quantifiable, n’existe pas. On s’attachera à associer à chaque Tâche un ou plusieurs objectifs, chaque objectif étant assorti d’un critère de mesure. On précisera donc les modalités du contrôle des objectifs :  Que mesure-t-on  Qui mesure  Où cela a lieu  Quand  Comment (outils de mesure et barème)  Pourquoi, pour quel objectif Enfin, il semble indispensable, pour impliquer tous les intervenants, que ceux-ci connaissent :  Les Tâches amont et leurs responsables, c’est à dire les Tâches qui doivent obligatoirement être réalisées avant qu’ils puissent entreprendre la leur.  Les Tâches aval et leurs responsables, c’est à dire les Tâches qui ne pourront pas être entreprises avant la fin de la Tâche dont ils sont responsables. 2.3.3. La Notion de Charge et Délai A toute Tâche d’exécution il faut associer un temps. Son évaluation faite avec précision en vue d’optimiser les Ressources qui seront affectées constitue un des enjeux essentiels d’une bonne gestion des activités . Il faut bien faire, la distinction entre la Charge et le Délai (ou durée). La Charge : C’est la quantité de travail nécessaire pour accomplir une tâche. Elle s’exprime généralement en jours-homme, semaines-homme, mois-homme ou années-homme. Le Délai : Exprimé en jours, semaines, mois ou années, ou délimité par une date de début et une date de fin, c’est la traduction de la charge dans une période. OFPPT @ Document Millésime Page 58550492.doc juin 08 5 - 8 Notions de tâche et Activité Pour approfondir le sujet…. http://www.wikipedia.org/ Sources de référence OFPPT @ Document Millésime Page 58550492.doc juin 08 6 - 8 uploads/Management/ notions-de-tache-et-activite 1 .pdf