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Sommaire GROUPE MAROC SOIR Procédures du Département Achats & Approvisionnement

Sommaire GROUPE MAROC SOIR Procédures du Département Achats & Approvisionnements Rédigé par : Mme Sara BELLIL. Auditeur Interne. Approuvé par : M. Omar IBNATIK. Responsable Audit Interne & Contrôle de Gestion Validé par : M. Mohamed JOUAHRI Directeur Général et de Publication M. Kamal ELALAMI Directeur Délégué chargé des Pôles Supports M. Abdallah BELLALI Responsable du Département Achats & Approvisionnements GROUPE MAROC SOIR GROUPE MAROC SOIR Manuel de procédures 2 - Fonction Achats - Introduction • Objectifs de performance…………………………………………………………..6 • Activités du Département Achats & Approvisionnements....…………….……6 • Outils de travail utilisés…………………………………………………….…..….7 • Constitution d’un dossier Achats………………………………………………….9 1. Les achats locaux autres que le papier journal : ………………...…......10 1.1. Traitement d’une demande d’achat :…………………………………………....10 1.1.1. L’expression du besoin……………………………………………………..10 1.1.2. Contrôle de fond et de forme de la DA…………………………………...10 1.1.3. Centralisation des DA……………………………………………………....11 1.1.4. Signature de la DA………………………………………………………….11 1.1.5. Délai d’exécution des demandes d’achat…………………………………11 1.1.6. Enregistrement………………………………………………………………11 1.1.7. Suivi des DA………………………………………………………………....12 1.2. Consultation des fournisseurs …………………………………………………...12 1.2.1. Choix des fournisseurs……………………………………………………..12 1.2.1.1. Les sources d’information……………………………………….…12 1.2.1.2. Les critères d’évaluation…………………….……………………...13 1.2.2. Demandes de prix…………………………………………………….……..14 1.2.3. Contenu de l’offre du fournisseur…………………………………………14 1.2.4. Ouverture des plis………………………….……………………….………14 1.3. Déploiement de la Base SAGE X3 ……………………………………………....15 1.4. Traitement de la commande ………………………………………………….…..15 1.4.1. Préparation du bon de commande…………………………………….….15 1.4.2. Signature du BC……………………………………..………………………16 1.4.3. Expédition du bon de commande………………………………………....16 1.4.4. Suivi de la commande………………………………………………..……..16 1.5. Réception des marchandises ……………………………………………………..17 1.5.1. Contenu du Bon de Livraison (BL)……………………………………..…17 1.5.2. Réception des marchandises……………………………………………….17 1.6. Transmission des documents à la comptabilité …………………………….…17 2. Les achats locaux du papier journal : ……………….……………………….18 2.1. Objectifs…………………………………………………………...………………...18 2.2. Contrats d’achats…………………………………………………………………...18 2.3. Passation de la commande………………………………………………………..18 2.4. Réception des bobines…………………………………………………………….18 Partie I Les Règles de gestion en matière d’achats locaux : GROUPE MAROC SOIR Manuel de procédures 2 - Fonction Achats - 3. Procédure d’achats à l’import du papier journal : …………..………….19 3.1. Objectifs………………………………………………………………………...…...19 3.2. Prévisions annuelles……………………………………………………………….19 3.3. Contrats d’achats…………………...………………………………………………19 3.4. Fournisseurs agréés………………………………………………………………..19 3.5. Consultation des fournisseurs……………………………………………………20 3.6. Passation de la commande………………………………………………………..20 3.6.1. Signature du BC……………………………………………………………..20 3.6.2. Facture PROFORMA et engagement d’importation…………………….20 3.6.3. Ouverture du CREDOC…………………………………………………….20 3.7. Suivi des dossiers Import...………………….…………………………………….21 4. Procédure d’achats des rotatives : 4.1. Objectifs……………………………………………………………………………..21 4.2. Choix des fournisseurs…………………………………………………………….21 4.3. Passation de la commande……………………………………………………......21 5. Procédure d’achats des pièces de rechange : 5.1. Objectifs…………………………………………………………………..………...22 5.2. Traitement d’une demande…………...…………………………………………..22 5.3. Consultation des fournisseurs……………………………………………………22 5.4. Passation de la commande………………………………………………………..22 6. La définition du stock : ………………………………………………..………….24 7. La composition du stock ………………………………………………………....24 8. La gestion administrative des stocks …………………………………………25 8.1. L’inventaire permanent…………….………………………………………...…...25 8.2. Les moyens de travail…………………………………………………………..….26 9. La gestion physique des stocks ……………………………………………….26 9.1. Réception des marchandises……...………………………………………………26 9.2. Consommation des marchandises………………………………………………..28 10. Le suivi des stocks ………………….………………………………………………28 10.1. Le suivi physique des stocks……………………………………………………28 10.2. Le suivi des approvisionnements………………………………………………29 10.3. Le suivi des consommations……………………………………………………29 Partie II Les Règles de gestion en matière d’achats à l’import : Partie III La Gestion des stocks: Partie IV La Gestion des Contrats: GROUPE MAROC SOIR Manuel de procédures 2 - Fonction Achats - 11. Définition des principes d’un contrats …………………………..…………30 11.1. Définition d’un contrat..…………….…………………………...……………...30 11.2. Contenu d’un contrat..……………....…………………………...……………...30 11.3. Objectifs de la gestion des contrats……………………………………………30 12. Cycle de vie d’un contrat. …………………….…………………………………31 12.1. Phase précontractuelle...…………….…………………………...……………...31 12.1.1. Validation des contrats……………………………………………………..31 12.2. Phase contractuelle….…………………………………………………………...32 12.2.1. Réception des prestations et vérification de leur conformité ………….32 12.2.2. Autorisation du paiement………………………………………………….32 12.3. Administration du contrat………………………………………………………33 12.3.1. Outils de gestion des contrats……………………………………………...33 12.3.2. Suivi administratif des contrats……………………………………………33 12.4. Phase post-contractuelle………………………………………………………...35 12.4.1. Evaluation des prestations…………………………………………………35 12.4.2. Reporting d’évaluation des prestations…………………………………..36 12.4.3. Reconduction des contrats…………………………………..……………..36 12.4.4. Gestion des avenants………………………………………………………..36 12.4.5. Résiliation des contrats……………………………………………………..37 INTRODUCTION : La fonction Achats revêt une importance capitale dans le GROUPE MAROC SOIR, vu le volume très important de ses opérations. GROUPE MAROC SOIR Manuel de procédures 2 - Fonction Achats - Le Département Achats & Approvisionnements intervient à tous les niveaux : achats de biens, achats de prestations externes, achats de services… Dans un souci de maîtrise des coûts, il effectue des consultations des fournisseurs pour tous les achats d’un montant supérieur à 1000 Dirhams. Puis choisit les produits selon des critères définis avec les services demandeurs (qualité, coût, délai de livraison...). Et négocie les conditions d'achat et d'approvisionnement. Enfin, il connait au mieux les caractéristiques des fournisseurs et des produits. Mais il lui scrute surtout les marchés, entre en relation avec les fournisseurs potentiels et reste à l'écoute des dernières innovations (notamment pour les achats techniques et informatiques) en collaboration avec les services concernés. Pour mieux cadrer la fonction Achat, la rédaction d’un manuel de procédures a été sollicitée. Le manuel des procédures est un livre dans lequel sont sauvegardées les étapes d’exécution des tâches ainsi que la manière de procéder. Les évènements vécus, les changements qui émergent au sein de l’organisation sauraient conduire à une mise à jour des procédures. Chaque fois que la nécessité se manifeste, les procédures seront révisées et adaptées au nouveau contexte. Les principaux intervenants dans le processus Achats sont : • Les « Demandeurs »: qui émettent des « Demandes d’achat » renseignées et signées. • Département « Achats & Approvisionnements » : il établit les bons de commande sur la base des demandes d’achats, vérifie la conformité des BC, BL et factures. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison. • Les « Magasiniers »: s’assurent de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité). Ils reçoivent la marchandise et procède aux enregistrements des mouvements dans les fiches de stocks permettant un suivi quantitatif. • La « Direction financière » : réceptionne les factures validées auprès du Département Achat et procède à leur comptabilisation et à leur paiement. Objectifs de performance Le Département Achats & Approvisionnements doit pouvoir répondre aux attentes spécifiques des différentes entités du Groupe, tout en s’exécutant dans le respect des objectifs suivants : Objectifs à court terme : GROUPE MAROC SOIR Manuel de procédures 2 - Fonction Achats - - Baisser les coûts de revient ; - Respecter le niveau de qualité exigée ; - Procurer les produits en quantité souhaitées ; - Respecter des délais attendus ; - Réduire les stocks. Objectifs à moyen et long terme : - Rester en veille du marché et maîtriser autant que possible son environnement : marché, nouvelles technologies, concurrence, produits disponibles, produits de substitutions,...Pour ce faire, il doit analyser les tendances du marché des achats et des fournisseurs. - Informer le Groupe des modifications du marché, menaces et opportunités, et faire des propositions. Les activités du Département : • L’Achat : a pour but d’acquérir les biens et les services dont l’entreprise en a besoin, en garantissant le ravitaillement dans les conditions requises, en termes de quantité, temps, qualité et prix. Elle assure principalement les tâches suivantes : - Elaboration d'une politique et stratégie d'achats ; - Détermination des objectifs ; - Etudes de marché fournisseurs ; - Prospection des fournisseurs ; - Choix des fournisseurs ; - Evaluation des fournisseurs et consultation ; - Négociation des prix et des marchés. • L’Approvisionnement: est une fonction qui exécute l’acte d’achat, elle est destinée à mettre à disposition du Groupe tous les produits, biens et services extérieurs nécessaires à son fonctionnement. C’est un ensemble de processus et de relation entre différents partenaires d’affaires visant à optimiser le déplacement des produits, dans l’espace et dans le temps, en vue de répondre plus efficacement aux exigences des demandeurs. - Traitement des demandes d'achats ; - Passation des commandes de réapprovisionnement ; - Passation des commandes de dépannage ; - Suivi des contrats ; - Relance des livraisons ; - Suivi des litiges et des retours ; - Contrôle des performances des fournisseurs ; - Gestion des stocks ; - Gestion de la sous-traitance ; - Organisation des transports. • Les Frais généraux : sont l’ensemble des opérations support à l’activité achats et approvisionnements dont les coûts ne sont pas directement incorporés aux prestations ou produits vendus par l’entreprise. Parmi les tâches principales, on distingue: GROUPE MAROC SOIR Manuel de procédures 2 - Fonction Achats - - Gestion des fournitures de bureau ; - Suivi des contrats télécom et Gaz ; - Classement et archivage ; - Reproduction et photocopies ; - Suivi des prestations des services et travaux ; - Maintenance et logistique ; - Transport des marchandises ; - Suivi des consommations du carburant ; - Gestion du courrier du département ; - Accueil/ téléphonie. Outils de travail utilisés : • Documents de travail : - Demande d’Achat (DA), Demande de fournitures et Demande de travaux ; - Demande de prix ; - Etat Comparatif des Prix (ECP) ; - Bon de commande (BC) ; - Bon de réception (BR) ; - Bon d’entrée (BE) et bon de sortie (BS) ; - Bon de contrôle des factures ; - Fichier des demandes d’achats ; - Fichier des anomalies ; - Fichier de gestion des contrats ; - Fiches de stocks. • Outils informatiques :  L’outil ERP : Le Groupe MAROC SOIR utilise la solution informatique ERP pour gérer l'ensemble des processus opérationnels de la fonction Achats et Approvisionnements ; et pour coordonner et lier entre ses activités. L’ERP assure une facilité de la gestion d'un afflux d'informations, uploads/Management/ procedure-achats.pdf