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TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION Direction Raffinage Europe Document N° Spécificati

TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION Direction Raffinage Europe Document N° Spécification DRE A 131 Page 1/6 51, Esplanade du Général de Gaulle - La Défense 10 92800 PUTEAUX R0 10/84 R1 06/87 DOCUMENT PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE R This document is the property of TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. It shall not be reproduced or disclosed without its authorisation. Each new issue cancels and replaces the previous one. Modifications are indicated by issue number. Ce document est la propriété de TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. Il ne pourra être copié ni divulgué sans son autorisation. Chaque révision annule et remplace l'émission précédente. Les modifications sont signalées par l'indice de révision. X002652 - A 131 R1 PROCEDURE D’APPROVISIONEMENT DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE Cette spécification est la propriété de la Direction Raffinage Europe de TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION. Elle ne peut être utilisée ou diffusée sans son autorisation. Cette autorisation est à demander à la Direction Technique de la DIRECTION RAFFINAGE EUROPE N.B. : TRD signifie TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. DRE signifie DIRECTION RAFFINAGE EUROPE. TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION Direction Raffinage Europe Document N° Spécification DRE A 131 Page 2/6 51, Esplanade du Général de Gaulle - La Défense 10 92800 PUTEAUX R0 10/84 R1 06/87 DOCUMENT PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE R This document is the property of TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. It shall not be reproduced or disclosed without its authorisation. Each new issue cancels and replaces the previous one. Modifications are indicated by issue number. Ce document est la propriété de TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. Il ne pourra être copié ni divulgué sans son autorisation. Chaque révision annule et remplace l'émission précédente. Les modifications sont signalées par l'indice de révision. X002652 - A 131 R1 TABLE DES MATIERES 1. OBJET DE LA PROCEDURE...............................................................................................3 2. LIMITATIONS DE LA PROCEDURE.....................................................................................3 3. PREPARATION DES OFFRES DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE........................................................................................................3 4. INFORMATIONS ET DOCUMENTS REQUIS DANS LES OFFRES DE PIECES DE RECHANGE.......................................................................................................................4 5. CONDITIONS DE VALIDITE DE L'OFFRE............................................................................5 6. DEMANDE D'UNE OFFRE DE PIECES DE RECHANGE.........................................................5 7. SUIVI DES OFFRES DE PIECES DE RECHANGE.................................................................5 8. INTERVENTION DU SERVICE ACHATS DE DIN.EQ. DANS LE CONTROLE DES FACTURES DES FOURNISSEURS DANS LE CAS OU LA SOUMISSION D'UNE OFFRE DE PIECES DE RECHANGE EST LIEE A UN TERME DE PAIEMENT DE L'EQUIPEMENT CONCERNE (CF. § 3.2. CI AVANT)......................................................................................6 9. COMMANDES DE PIECES DE RECHANGE..........................................................................6 10. APPROVISIONNEMENT DES PIECES DE RECHANGE EN PROVENANCE DE L'ETRANGER.....................................................................................................................6 11. APPROVISIONNEMENT DES PIECES DE RECHANGE LIEES A UNE REALISATION COMPORTANT L'ETUDE ET LA FOURNITURE DUNE INSTALLATION .................................6 Annexe 1 Schéma pour l’approvisionnement en pièces détachées de rechange (PDR) Annexe 2 Dispositions à faire figurer dans les appels d’offres d’équipements demandant une soumission simultanée pour pièces de rechange Annexe 3 Dispositions à faire figurer dans les commandes d’équipements et relatives à la soumission d’offres de pièces de rechange au cours de la réalisation de la commande Annexe 4 Modèle de tableau pour la présentation des offres chiffrées de pièces de rechange. TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION Direction Raffinage Europe Document N° Spécification DRE A 131 Page 3/6 51, Esplanade du Général de Gaulle - La Défense 10 92800 PUTEAUX R0 10/84 R1 06/87 DOCUMENT PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE R This document is the property of TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. It shall not be reproduced or disclosed without its authorisation. Each new issue cancels and replaces the previous one. Modifications are indicated by issue number. Ce document est la propriété de TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. Il ne pourra être copié ni divulgué sans son autorisation. Chaque révision annule et remplace l'émission précédente. Les modifications sont signalées par l'indice de révision. X002652 - A 131 R1 1. OBJET DE LA PROCEDURE La présente procédure a pour objet de définir les modalités d'approvisionnement de pièces de rechange pour les premières années de marche liées à des réalisations de travaux neufs dans les raffineries. Elle sépare les fonctions : − préparation du dossier des pièces de rechange par les FOURNISSEURS et à la demande de DRE, − approvisionnement (achat, suivi de commande, inspection et réception en usine) par les services concernés des raffineries. Les § 3 à 9 de cette procédure concernent l'approvisionnement des pièces de rechange pour des équipements commandés par DRE. Le § 10 définit les modalités d'approvisionnement de pièces de rechange en provenance de l'étranger. Le § 11 donne les règles générales d'approvisionnement de pièces de rechange relatives à une réalisation comportant l'étude et la fourniture d'une installation. Le logigramme objet de l'annexe 1 indique les différentes étapes de la procédure d'approvisionnement : − les étapes de décisions (losanges), − les étapes d'actions de routine (rectangles). 2. LIMITATIONS DE LA PROCEDURE Cette procédure ne concerne pas : 2.1. Les pièces de rechange approvisionnées et utilisées par DRE pour les épreuves et essais mécaniques. 2.2. Certaines pièces lourdes et importantes (faisceaux d'échangeurs, rotors de machines tournantes...) commandées au coup par coup avec le matériel principal dans le cadre du crédit concerné. 3. PREPARATION DES OFFRES DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE Ces activités sont sous le contrôle et la responsabilité de DRE. Les dispositions relatives à la soumission d'une proposition de pièces de rechange pour les premières années de marche doivent être définies dans les appels d'offres de l' équipement, préparés par DRE ou les Sociétés d'Ingénierie mandatées. Trois cas sont à considérer : TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION Direction Raffinage Europe Document N° Spécification DRE A 131 Page 4/6 51, Esplanade du Général de Gaulle - La Défense 10 92800 PUTEAUX R0 10/84 R1 06/87 DOCUMENT PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE R This document is the property of TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. It shall not be reproduced or disclosed without its authorisation. Each new issue cancels and replaces the previous one. Modifications are indicated by issue number. Ce document est la propriété de TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. Il ne pourra être copié ni divulgué sans son autorisation. Chaque révision annule et remplace l'émission précédente. Les modifications sont signalées par l'indice de révision. X002652 - A 131 R1 3.1. L'offre des pièces de rechange doit être soumise en même temps que l'offre de l'équipement. Ce cas concerne exclusivement des ensembles ou des équipements importants tels que compresseurs, turboalternateurs... L'appel d'offre doit comporter le texte donné en ANNEXE 2. En cas de non respect de cette disposition, le FOURNISSEUR doit être éliminé de la compétition. Toutefois, si en cours de négociation, le FOURNISSEUR affirme ne pas pouvoir soumettre d'offre de pièces de rechange à ce stade et si ce fait est reconnu par DRE, les dispositions du § 3.2. ci-après peuvent être appliquées. 3.2. L'offre des pièces de rechange doit être soumise, après commande de l'équipement, à une date à convenir et liée à un terme de paiement, existant de préférence. La commande de l'équipement doit comporter le texte donné en ANNEXE 3. Le cas de non respect de cette disposition est traité dans le paragraphe précédent. 3.3. Dans le cas d'équipements banalisés (tuyauterie, raccorderie, boites de jonction, matériel chaudronné, charpentes métalliques, instrumentation banalisée,...) ainsi que dans tous les autres cas où la notion de pièces de rechange n'est pas justifiée, l'appel d'offres ou la commande doit comporter un paragraphe "Pièces de Rechange" avec la mention "sans objet". DANS TOUS LES CAS, L'INGENIEUR DE PROJET DRE EST RESPONSABLE DU CHOIX ENTRE LES DISPOSITIONS 3.1, 3.2 ET 3.3. Si la préparation des dossiers d'appels d'offres et des commandes est assurée par une Société d'Ingénierie, cette dernière doit préciser ces dispositions dans ses documents établis sous le contrôle final de l'Ingénieur de projet DRE. 4. INFORMATIONS ET DOCUMENTS REQUIS DANS LES OFFRES DE PIECES DE RECHANGE La proposition des pièces de rechange doit comporter : − les notices d'entretien de l'équipement concerné, − les plans et schémas repérés, − la liste chiffrée des pièces de rechange (cf. modèle objet de l'ANNEXE 4) avec, pour chacun des postes, le nombre de pièces montées sur l'équipement. Cette liste doit se référer clairement aux plans et schémas précités, − le délai de livraison, − les informations sur les pièces de rechange que le FOURNISSEUR tient en stock et, dans ce cas, le lieu de stockage, − les conditions particulières de stockage recommandées par le FOURNISSEUR, s'il y a lieu. Tous les documents doivent être parfaitement lisibles. TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION Direction Raffinage Europe Document N° Spécification DRE A 131 Page 5/6 51, Esplanade du Général de Gaulle - La Défense 10 92800 PUTEAUX R0 10/84 R1 06/87 DOCUMENT PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT DE PIECES DE RECHANGE POUR LES PREMIERES ANNEES DE MARCHE R This document is the property of TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. It shall not be reproduced or disclosed without its authorisation. Each new issue cancels and replaces the previous one. Modifications are indicated by issue number. Ce document est la propriété de TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION S.A. Il ne pourra être copié ni divulgué sans son uploads/Management/ procedure-d-x27-approvisionement-de-pieces-de-rechange-pour-les-premieres-annees-de-marche.pdf