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REPUBLIQUE DE DJIBOUTI UNITE - EGALITE – PAIX ************** MINISTERE DE L’ENS

REPUBLIQUE DE DJIBOUTI UNITE - EGALITE – PAIX ************** MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE *************************************** Institut Africain de Djibouti MINI-RAPPORT Pour l’obtention du Diplôme de la Licence Professionnelle Filière : 2emeannée LGE Présenté par :  ABDALLAH MOHAMED ISMAIL    Encadré par: Mme Naguat Année Académique : 2021-2022 THEME : la gestion d’achat INTRODUCTION Autrefois essentiellement consacré au volet administratif avec la passation des commandes, la fonction achat a énormément évolue pour avoir une importance capital dans une entreprise. Ceci est dû d’une part au faite qu’avec une concurrence rude, la seule variable sur laquelle l’entreprise peut intervenir pour être plus compétitif est le prix de revient. D’autre part, la recherche de qualité par les consommateurs à contraint les entreprises à utiliser des intrants de qualité dans le processus de production. Ainsi cette recherche de la qualité s'explique aussi par la volonté de réduire les coûts de non qualité par les entreprises. Sachant que l’achat est l’acquisition d’un bien ou d’un service en contrepartie du paiement de son prix par l'entreprise. Cette dernière représentent parfois jusqu’à 50% des charges d’une entreprise. Alors une attention particulière doit par conséquent être accordée à l’ensemble du processus d’approvisionnement, achat et logistique. Car des achats mal négociés ou de mauvaise qualité, le mauvais choix du réseau logistique et la mauvaise détermination des modes de transport peuvent occasionner diverses formes de gaspillages qui peuvent s’évaluer en grosses pertes financières. Afin de mener une bonne gestion des achats, le service d’achat alloué à ce dernier doit impérativement définir précisément et correctement les besoins de l’entreprise. Et ensuite de recherche minutieusement et de façon approfondie les fournisseurs adéquate. Il n’est pas sans oublier que pour mener tous ces investigations, l’entreprise doit fournir à ce service un personnel compétent et aussi les munir des outils de travail. Ainsi dans l’objectif d’optimiser ses achats une entreprise se doit de mettre en place une stratégie d’achat qui améliorera sa performance et sa compétitivité. Durant notre exposé, nous tenterons de répondre à ces questions :  Qu’est ce qu’une gestion d’achat?  Quelles sont les missions principales dans la gestion des achats ?  Quels sont les objectifs de la gestion d’achat?  Quels sont les outils de la gestion d achats ?  Comment une entreprise peut-elle optimiser ses achats ? Pour cela nous étudierons dans un premier temps la généralité sur la gestion d’achat, dans un deuxième temps nous nous pencherons sur la politique d’optimisation des achats dans une entreprise, dans la troisième nous essayerons de décortiquer certains outils utilisés par les entreprises pour la mise en place d’une stratégie positive. Et enfin nous tenterons de concrétiser les différents actes de la gestion d’achat d’une entreprise. I. Généralité 1. Définition Toute entreprise qu’elle soit commerciale ou industrielle achète des produits qu’elle revend ou qu’elle intègre dans le processus de production ou qu’elle consomme. De ce faite l’achat dans son sens large est l’acquisition d’un bien ou d’un service en contrepartie du paiement de son prix. Sa fonction dans une entreprise commerciale ou industrielle est donc d’assurer la continuité et la fiabilité des flux de marchandises, depuis l’entrepôt de fournisseur, jusqu'à la réception par le demandeur. La gestion d’achat a donc une fonction d'interface dans l'entreprise avec les fournisseurs externes. Il faut savoir que l'achat ne se résume pas uniquement aux marchandises, matières et fournitures ou services destinés à la production. Il couvre également tous les autres besoins d’exploitation de l'entreprise. Pour concrétiser l’importance de la gestion d’achat, l’entreprise lui a alloué un service bien structure avec des missions bien clarifié. 2. Les missions et les personnels du service d’achat Le service d’achat est un service qui permet de connaître le marché de l’offre dans le domaine d’activité de l’entreprise. Ce service recueille les besoins et demandes internes. Ensuite, il se lance dans des consultations, un sourcing et un choix et fournisseurs pour répondre à ces besoins. Les tarifs et conditions d’achats sont négociés, puis le train des commandes s’en va. La réception de ces services (ou marchandises) est ensuite assurée par le service approvisionnement. En somme les missions du service de la gestion d’achat de manière générale sont :  Recevoir les besoins exprimés par les services de production, commerciaux et/ou généraux ;  Consulter et sélectionner les fournisseurs ;  Négocier avec ces derniers les meilleures conditions commerciales à travers l’étude des offres et la mise en place de contrats (prix, délais, conditions de paiement...) ;  Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison au lieu convenu, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges Les postes Les missions Le directeur et les responsables achats En charge du management et du reporting, voire de la communication et en responsabilité directe sur des achats stratégiques ou critiques. Le directeur participe à la définition de la stratégie. Les acheteurs sont répartis en acheteur famille, acheteur projet, et acheteur leader  acheteur Famille : en charge de tout le processus achats pour sa famille de produits sur un site.  acheteur Projet : intégré aux équipes Projet, en charge de la coordination avec les acheteurs Famille, et intégrant des fonctions de veille et d’innovation.  acheteur Leader : en charge des processus achats par famille de produit mais sur plusieurs sites. Responsable Qualité gère le contrôle réception et les audits. Il peut appartenir au service achats ou au service qualité. Développeur fournisseur en charge de transmettre les bonnes pratiques et méthodes du client chez le fournisseur, pour améliorer la qualité globale des échanges et l’homogénéité du suivi qualité. Contrôleur de Gestion pour la fonction Achats alimente et maintient la base de données des achats, contrôle les rapports prix/coûts et établit les reporting Responsable méthodes pour la fonction Achats référent pour la mise en place et l’utilisation du SRM (Supplier Relationship Management), intranet achat, il mène les projets d’amélioration des outils et du processus achat Pour que ce service soit compétitive et performant plusieurs postes ont été attribue. Et pour chaque poste, une tache claire a été confiée. Comme vous pouvez voir dans le tableau ci-dessus. Les différentes missions peuvent aussi être attribuées à des prestataires externes ou des consultants, selon les circonstances. Le service Achats a parfois l’aide d’un support juridique externe ou interne. Notamment dans les affaires de litiges. Même-si que les missions du service d’achat sont nombreuses, elles obéissent tous à un objectif global d’achat. 3. Objectifs global du service d’achat De manière générale l’objectif du service d’achat est d’acquérir de l’extérieur et de mettre à la disposition des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et ou service dans les meilleures conditions de prix, de délai, de qualité et de service requis pour l’entreprise et ses clients. Mais il n’est pas sans oublier que les objectifs d’achat se fait bien évidemment en lien avec la stratégie de l’entreprise (elle-même en lien avec un politique achat). Dans leurs activités les employés du service d’achat utilisent des outils qui les aider dans l’optimisation de leur productivité. 4. Les outils du service d’achat Les personnels du service d’achat utilisent des outils de travail spécifique pour la bonne gestion d’achat. Ces outils sont destinés à faciliter le travail de l’employer et aussi d’améliorer sa performance dans ses activités. Ainsi ces outils sont :  Les agendas pour planifier les actions Souvent nommé « Procurement Planning » il permet d’anticiper au mieux l’activité du service achats. La Direction peut alors prévoir l’année en cours et les suivantes pour orienter la stratégie d’achats. Le tout, en conformité avec les KPI et OKR de la direction. Les tâches sont suivies, les objectifs maintenus selon les dépenses par entité et famille d’achats. En général, les économies visées sont également mieux appréhendées avec une bonne organisation des agendas. Les meilleurs outils de gestion d’agendas  GOOGLE AGENDA;  OUTLOOK AGENDA;  CAL;  JORTE.  Les systèmes de « Digital Procurement » pour l’approvisionnement en ligne Il faut pouvoir s’appuyer au quotidien sur les bons outils pour gérer les différentes actions. Le service achats doit pour suivre les performances et partager avec d’autres collaborateurs si l’activité le demande. C’est pour cela que les plateformes de « E-procurement » rassemblent de nombreuses fonctionnalités en une solution. Les éditeurs proposent aujourd’hui des fonctions de procure-to-pay (dématérialisation de facture) alors que les outils étaient avant centrés uniquement sur la commande ou réception des achats. Bien souvent, chaque Direction Achat utilise les applications pour créer son propre système, selon les besoins et spécificités de l’activité. Les meilleurs outils d’e-procurement  Odoo;  Idylis;  CostTracker ;  Procurify.  Les bibliothèques de connaissances Pour trouver les bonnes informations, et maintenir l’innovation et la performance de l’entreprise à un niveau d’excellence, tout doit être accessible. Les partenaires en intelligence économique permettent d’enrichir les connaissances du portefeuille fournisseur. Ainsi, le département Achats doit utiliser également une solution qui intègre les données pour constituer une base de connaissances. Certains poussent ces actions à la délivrance de la situation financière des partenaires commerciaux. Citons par uploads/Management/ projet-gestion-d-x27-achat.pdf