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Phase de spécification des besoins 1.1 PRINCIPES ..............................

Phase de spécification des besoins 1.1 PRINCIPES ..................................................................................................................................................... 1 1.2 OBJECTIFS .................................................................................................................................................... 1 1.2.1 Recensement des besoins fonctionnels .............................................................................................. 1 1.2.2 Analyse de la couverture fonctionnelle ............................................................................................. 1 1.3 MÉTHODOLOGIE ........................................................................................................................................... 2 1.3.1 Population à rencontrer ................................................................................................................... 2 1.3.2 Macro-mode opératoire .................................................................................................................... 2 1.3.3 Analyse de la couverture fonctionnelle ............................................................................................. 2 1.3.4 Recensement des besoins fonctionnels ............................................................................................. 3 1.3.5 Facteurs clés de succès ................................................................................................................... 11 1.3.6 Livrables ........................................................................................................................................ 11 1.1 Principes La phase consiste à qualifier les besoins fonctionnels et à analyser l’existant afin de fournir le cahier des charges des spécifications détaillées techniques. Elle contient principalement les spécifications fonctionnelles détaillées et les spécifications techniques générales en adéquation avec la cible du client. 1.2 Objectifs Les objectifs sont de garantir la couverture fonctionnelle de l’ensemble des processus métiers concernés dans le périmètre défini. Il importe donc d’assurer un balayage global des besoins décisionnels dans toute leur transversalité Pour répondre à ces objectifs, différents volets d’analyse seront menés dans le cadre de ce lot, à savoir la définition des besoins fonctionnels, l’analyse de l’existant et la conception de la cible globale, pour avoir le dossier fonctionnel des besoins (fonctionnels et techniques). Les 2 volets importants de la spécification des besoins des utilisateurs sont : 1.2.1 Recensement des besoins fonctionnels • Recensement des méthodes de recueil des besoins et des supports • Recensement, Identification et Evaluation des besoins fonctionnels • Rédaction des documents de recueil et documents de synthèse :  Périmètres fonctionnels  Niveau territorial  Indicateurs  Acteurs du SID 1.2.2 Analyse de la couverture fonctionnelle • Comparaison des besoins/Informations existantes et futures • Analyse de l’existant : à qualifier et analyser les données du SID (bases de données existantes ou en cours de construction) • Définition des actions à mener pour répondre aux besoins exprimés 1.3 Méthodologie Les phases de recensement des besoins fonctionnels et d’analyse de la couverture fonctionnelle existante et future seront menées conjointement. A l’issue de ces phases la solution cible sera identifiée à travers la définition des besoins fonctionnels. Une part du recensement se fait avec la population des utilisateurs à travers les entretiens et ateliers. 1.3.1 Population à rencontrer La population concernée à minima par le recensement et l’analyse des besoins de spécifications est représentée par 3 directions : • Direction générale • Direction du contrôle des finances • Direction des ressources humaines 1.3.2 Macro-mode opératoire Le tableau suivant présente le croisement entre les lignes organisationnelles à rencontrer et le mode de recueil de besoins pour chaque direction. Direction / Organisation Direction Générale Direction du contrôle des finances Direction des ressources humaines Entretiens 1 1 1 Ateliers 1 1 1 En fonction de la charge de travail, des ateliers ou entretiens complémentaires peuvent être définis communément au début de la mission. 1.3.3 Analyse de la couverture fonctionnelle La phase d’analyse de la couverture fonctionnelle permet de dresser un état des lieux du SI en termes d’existants et de cible par rapports aux besoins exprimés. Elle prendra la forme d’entretiens individuels avec les experts techniques et fonctionnels responsables des différents systèmes et d’analyse documentaire. Il sera utile de prévoir une mise à disposition de la documentation des différents systèmes, ainsi qu’un éventuel accès (restreint/encadré) aux systèmes eux-mêmes. L’analyse de l’existant possède les objectifs suivants : • Formalisation de la couverture fonctionnelle de l’existant (Processus existant, cartographie applicative, cartographie des données, cartographie des flux, outils de restitutions existant,…) • Formalisation des limites et axes d’amélioration La phase d’analyse de l’existant présentera le SI existant en termes d’applications décisionnelles et apportera les axes d’amélioration éventuels. Cette phase permettra de définir le cadre de réalisation de la solution cible en tenant compte des projets connexes. 2/ 11 Couverture fonctionnelle Cartographie applicatives Ex: Bases, Cartographie des données Ex: Donn ée Client,.. Cartographie des flux Ex : Systèmes opérants Identification des sources Ex: Tableau de bord ,…. Profil des utilisateurs Ex: Administrateur,.. Best Practices BT CSI Restitutions existantes GAP ANALYSIS Couverture fonctionnelle Cartographie applicatives Ex: Bases, Cartographie des données Ex: Donn ée Client,.. Cartographie des flux Ex : Systèmes opérants Identification des sources Ex: Tableau de bord ,…. Profil des utilisateurs Ex: Administrateur,.. Bes t Pra cti ces Restitutions existantes GAP ANALYSIS 1.3.4 Recensement des besoins fonctionnels 1.3.4.1 Constitution du binôme Avant toutes choses, il est important de mentionner la constitution d’un binôme affecté à chaque exercice de recensement des besoins par un entretien ou bien un atelier thématique. Ce binôme sera choisi à partir de l’équipe projet, et sera déterminé en fonction : • Du thème métier abordé en atelier • Des personnes à rencontrer • Du niveau hiérarchique des personnes présentes dans les ateliers Remarque : L’adéquation des profils de l’équipe XXXX avec les interlocuteurs de l’YYYY sera préalablement validée par la Direction de Projet. Nous proposons les hypothèses structurales suivantes pour la réalisation des spécifications de besoins. Nous procéderons par entretien ou par atelier en fonction des cas de figures. Les paragraphes suivants présentent ces deux modalités de réalisation. 1.3.4.2 Modalités relatives aux entretiens Les modalités des entretiens seront abordées au regard de la population concernée, de la démarche préconisée et des grilles d’entretiens utilisées. 1.3.4.2.1 Population concernée Les utilisateurs pouvant potentiellement être sollicités pour des entretiens sont des interlocuteurs « privilégiés » dans le projet :  de part son niveau hiérarchique,  de part son statut de d’utilisateur clé (représentatif),  de part son niveau d’expertise (Fonctionnel ou technique). 1.3.4.2.2 Démarche des entretiens Les entretiens peuvent être individuels avec au maximum 2 personnes. Ces entretiens utilisés permettront :  De présenter la méthode utilisée, précision des « règles du jeu »  De faire expliciter par les utilisateurs leurs « quotidiens », leurs besoins, leurs exigences et attentes  D’identifier les relations de travail au sein de l’organisation et les difficultés rencontrées  De valider les informations structurées recueillies L’objectif principal est d’aider l’interviewé à formuler et exprimer son besoin de pilotage. Tout entretien fera l’objet d’une phase de préparation, pour définir le canevas précis pour formaliser le besoin à savoir la définition des thèmes que l’on va aborder en fonction de l’objectif à atteindre. Les thèmes seront déclinés en questions qui serviront de fil conducteur tout au long de l’entretien. Les thèmes abordés couvriront l’ensemble des phases de la méthodologie proposée, de la définition des objectifs stratégiques à la définition des restitutions. . 3/ 11 Pér imè tre fon ctio nne l Objectifs stratégiques Ex: Augmenter la part de marché Processus Ex: Vente Facteurs clés de succès Ex: Adaptation du produit aux besoins Profils utilisateurs Direction commerciale Direction Marketing Mesures (règles de gestion) Ex: part de marché, Taux de fidélisation, Taux de satisfaction client Vision d’analyse Ex: Produit, Entité, Mois, … Restitutions Ex: Tableaux de bord, Analyse multidimensionnelle Be st Pra cti ces 1.3.4.2.3 Exemple de grilles d’entretien Les objectifs de ce questionnaire sont les suivants :  Appréhender le métier et l’organisation de la société  Collecter les éléments permettant d’effectuer l’analyse du SID existant  Rassembler les informations majeures pour l’élaboration du modèle du SID cible La grille d’entretien sera la base de l’entretien. La liste suivante présente un exemple de questions types pouvant être abordées : Vision technique & exemple de grille d’entretien : L’objectif est ici un état des lieux du SI existant sous l’angle technique, au travers d’entretiens avec la DSI et la cellule en charge de l’urbanisation. THEMES CONTENU Généralités  Nom de l’interlocuteur  Position et rôle au sein de la société  Relation avec les différentes maîtrises d’ouvrages et/ou d’œuvres  … Description de l’architecture métier Domaines métiers Couverture fonctionnelle Description de l’architecture applicative Nom de ou des applications Technologies Nombre d’utilisateurs potentiels Volume de données traitées Flux entrants …. Description de l’architecture technique Technologie (éditeurs, etc.) Description des rapports (identifier le nombre de rapports par application) Nombre de rapports Fréquence de « diffusion » Niveau de complexité « de lecture » Interface utilisateur (c/s, web, etc.)…. Données – Référentiels (identifier les sources de données pour les rapports listés ci-dessus) Technologie Type de stockage (fichier plats, relationnel, multidimensionnel) Volume traité Performance ? (satisfaisante, insatisfaisante) Niveau de qualité actuel (satisfaisant, insatisfaisant) Quels sont les projets en cours ? Question ouverte Selon vous quels sont les risques sur un tel projet ? Question ouverte Prés requis fonctionnels De quel type d’information les personnes des domaines métier cibles ont-elles besoin ? Quels rapports veulent-elles ? Quels rapports sont les plus importants et quels sont ceux les moins importants ? Quel type de requêtes les utilisateurs pourront-ils lancer ? Qui administrera les données, les univers, etc.? Existe t-il au sein du Système d’information des requêtes déjà similaires ? Pré requis pour les données  Quelles données métier les utilisateurs veulent-ils ?  Où trouvent-ils ces données aujourd’hui? 4/ 11  Comment les données sont-elles « nettoyées » aujourd’hui, et comment doivent-elles être dans le futur ?  Quelles données sont considérées comme les plus importantes pour les domaines métiers?  Les données peuvent-elles être agrégées, si oui, quelles sont les dimensions ?  Les utilisateurs doivent-ils pouvoir « descendre » uploads/Management/ recueil-besoins.pdf