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OFFICE DE PROGRAMMATION PROFESSIONNELLE DE LA PROMOTION DU TRAVAIL CFIJ BETTANA

OFFICE DE PROGRAMMATION PROFESSIONNELLE DE LA PROMOTION DU TRAVAIL CFIJ BETTANA LE METIER DE LE METIER DE SECRETAIRE- SECRETAIRE- ASSISTANTE ASSISTANTE Table des matières I. HISTORIQUE DU SECRETARIAT........................................................................3 II. EVOLUTION DE LA FONCTION...........................................................................4 III. COMMENT DEVIENT-ON SECRETAIRE ?..........................................................4 I. HISTORIQUE GENERAL......................................................................................5 II. DEFINITION..........................................................................................................5 III. LES EXIGENCES DE L’EMPLOI..........................................................................5 1. Le secret professionnel :....................................................................................5 2. La discrétion :....................................................................................................6 3. L’esprit de méthode :.........................................................................................6 4. La compétence :................................................................................................6 5. L’efficience :.......................................................................................................6 6. L’honnêteté :......................................................................................................6 7. L’adaptation aux situations :..............................................................................7 8. L’accueil :...........................................................................................................7 9. Le savoir communiqué au téléphone :...............................................................7 10. L’allégement de la hiérarchie :...........................................................................7 IV. LES BESOINS DE LA SECRETAIRE :..................................................................8 1. Besoin de sécurité :...........................................................................................8 2. Besoin d’estime :...............................................................................................8 V. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION DANS L’ENTREPRISE :........................8 VI. ORGANISATION ET GESTION DU TEMPS :.......................................................8 1. L’organisation :..................................................................................................9 A. L’organisation matérielle................................................................................9 B. Gestions du temps :.....................................................................................10 VII. LA BONNE COMMUNICATION :.....................................................................11 VIII. LES TECHNIQUES D’ACCUEIL :....................................................................11 I. Préparation à la recherche d’information :...........................................................13 C. Consultation des publications :.....................................................................13 D. Visite des centres d’emploi :.........................................................................13 E. Entretien avec des spécialistes du métier et un employeur :........................13 F. Discussion de group :...................................................................................13 II. Présentation générale du métier de secrétaire :..................................................13 1. Définition du métier :........................................................................................13 III. Tâches de secrétariat :........................................................................................14 IV. Habilités et comportements nécessaires à la réalisation des tâches :.................14 LE METIER DE SECRETAIRE-ASSISTANTE D epuis une bonne dizaine d’année, les entreprises traversent une période de turbulence économique, sociale, technologique et se trouvent confrontées à une concurrence particulièrement vive. Les secrétaires font partie d’entreprise qui doit le défi de la compétitivité et faire face aux problèmes de la qualité que se posent : Meilleur technique de produit, Meilleur rapport qualité-prix, Qualité humaine, Qualité du service rendu, Qualité des femmes et hommes qui travaillent. L’environnement quotidien de travail bouge sensiblement et la secrétaire se voit confronter aujourd’hui aux nouvelles technologies. Elle devra relever plusieurs défis : Assure le pilotage des nouvelles technologies de bureau : tél, micro-ordinateur, messagerie électronique… Mobiliser des compétences relationnelles : devenir une professionnelle de la communication, Mobiliser des énergies sur l’excellence dans le travail : apprendre des langues. I. HISTORIQUE DU SECRETARIAT La fonction de secrétaire remonte au temps des pharaons, ce sont des scribes, instruits et qui savent écrire. Au 19éme siècle, le métier de secrétaire était surtout exercé par des hommes. Rares étaient les personnages, même importants, qui savaient lire et écrire .Le secrétaire était donc l’homme de confiance qui savait lire et écrire et le faisait au nom de son patron. Il faut attendre la fin du 19éme siècle et l’invention de la machine à écrire et le téléphone pour assister une évolution significative du métier. Avec ces inventions, on remarque une nette féminisation du métier. Dès le début du 20ème siècle, la majorité des postes de secrétaires sont occupés par des femmes. De nos jours, rare sont les hommes qui exercent encore ce métier. Les situations des secrétaires se sont améliorées avec l’invention du photocopieur et l’informatique. Ensuite, c’est l’entrée en force de la bureautique dans l’entreprise avec les micro-ordinateurs et surtout le traitement de texte, bases de données, tableurs… La nouvelle secrétaire a aujourd’hui la possibilité d’évoluer et de devenir une assistante aux visages multiples, véritable pilier de l’entreprise moderne. 3 II. EVOLUTION DE LA FONCTION La secrétaire a vu sa fonction et sa profession se transformer dans une grande mesure avec les changements et l’évolution qu’a connue l’entreprise, d’une part, et d’autre part, la transformation du monde de management. On parle aujourd’hui de la << nouvelle secrétaire>> par opposition à la secrétaire traditionnelle. Les taches traditionnelles telles que la frappe, la sténo et le classement… restent indispensables. La fonction actuelle dépasse de lion celles-ci en effet, il y a : Nécessité de maitriser les techniques de bases qui constituent la fonction de secrétariat . De compétences nouvelles et nouvelles savoir faire est exigés pour faire face à la complexité du monde de travail et aux exigences de l’entreprise (connaissances linguistiques, comptables, informatiques, commerciales…) Ainsi, la fonction de secrétaire devient de plus en plus valorisante et plus complète. III. COMMENT DEVIENT-ON SECRETAIRE ? Les factures qui incitent une personne à devenir secrétaire est la motivation personnelle, les recruteurs et les futurs patrons, cherchent à trouver chez la secrétaire les conditions, les caractéristiques propres à ce métier d’une part. METIER DE SECRETAIRE I. HISTORIQUE GENERAL Le mot secrétaire est dérivé du latin <<sectarium>> qui signifiait un objet ou une personne retirée, isolée. Il revêtait également d’autres significations : 1. Petite armoire contenant des objets sacrés. 4 NOURA EL ABDI TSD La multiplication des activités dans les entreprises et les administrations d’une part, et leur comptabilité d’autre 2. Personne qui reçoit les plus secrètes pensées de quelqu’un << confident >> Le terme << Secrétariat >> et surtout secrétaire a été utilisé en 1370. Il désignait alors une personne très cultivée chargée de rédiger, transcrire et envoyer des dépêches officielles pour le compte d’une autre personne de haut rang social << employeur >>. Les premières écoles de secrétariat ont vu le début du 20éme siècle pour former les Secrétaires Sténodactylographes féminines. La multiplication des activités dans les entreprises et les administrations d’une part, et leur comptabilité d’autre part, ont entrainé la spécialisation des taches. C’est ainsi que la division du travail dans les bureaux a eu pour conséquence la mise en évidence de la fonction de secrétaire qu’il convient de définir. IV. DEFINITION La secrétaire est une personne capable de rédiger de la correspondance, de la classer, de prendre des notes, d’exécuter des communications téléphoniques et d’assurer le bon accueil ainsi que d’assister son chef, d’organiser des voyages et séminaires tout cela en contrepartie d’un salaire. V. LES EXIGENCES DE L’EMPLOI Les grandes fonctions ne peuvent pas être détachées des exigences du poste. Celle-ci peut être regroupée en dix grandes catégories : 1. Le secret professionnel : Il s’agit de ne pas divulguer les informations dont la secrétaire a eu connaissance à l’occasion de la préparation matérielle sur machine dactylo ou traitement de texte. Des correspondances à caractère confidentiel Des sanctions infligées à un agent… Le secret professionnel est une obligation morale qui figure généralement dans la lettre ou le contrat d’engagement de la secrétaire. 2. La discrétion : Est réputée discrète, toute secrétaire qui évite les bavardages et qui ne se montre jamais trop renseignée. C’est ainsi, par exemple, que la secrétaire doit se retirer volontairement du bureau de son chef lorsque celui-ci a une conversation téléphonique inattendue. Elle doit s’interdire de divulguer des faits qu’elle apprend par hasard sur la vie intime de son chef. La discrétion est également une grande qualité qui s’apprend. 3. L’esprit de méthode : Cette qualité aide la secrétaire à mener son travail journalier selon un plan établi d’avance en fonction des priorités, du travail et de son intuition. Le plan de travail ainsi élaboré à l’avantage de ne rien laisser au hasard. Un classement organisé selon des méthodes appropriées exprime l’esprit méthodique de la secrétaire. 4. La compétence : 5 La secrétaire est effectivement compétence lorsqu’elle démontre régulièrement que les connaissances techniques (le savoir) sont utilisées de façon positive et rentable dans ses tâches <<l’accomplissement >> 5. L’efficience : L’efficience de la secrétaire sera exigée dans les situations ou la préparation matérielle des travaux dactylographiés ou traité sur micro-ordinateur revêt un caractère urgent. L’objectif est de pouvoir répondre à cette demande urgente en exécutant les travaux de façon rapide et propre sans qu’il faille opérer des corrections ou être obligée de refaire un travail pénible. En effet, l’employeur recherche un rendement certain à travers s’efficience de ka secrétaire. 6. L’honnêteté : L’honnêteté dans le travail se traduit par des attitudes relatives à :  La ponctualité : respect des horaires  L’assiduité : remplir des obligations professionnelles avec régularité constante  La conscience professionnelle : le soin et la minutie que l’on apporte à l’exécution des tâches  La volonté de bien faire et de collaborer : ex : rendre des services à d’autres secrétaires en les remplaçants temporairement ou en les aidants dans les travaux.  La loyauté dans le travail : fidélité et respect des règlements internes. 7. L’adaptation aux situations : Il est recommandé à la secrétaire de s’adapter aux différentes situations professionnelles dans lesquelles elle peut se trouver. La capacité d’adaptation est ainsi souhaitée dans deux cas au minimum : a. Remplacement d’une autre secrétaire absente pour un motif valable : congé de maternité, congé annuel…etc. b. Nouvelle affection assignée à secrétaire. En effet, l’un des problèmes majeurs posé par la mutation résulte du fait que la secrétaire s’est habituée à une certaine <<routine >> dans son premier poste. 8. L’accueil : Il arrive souvent que l’image de marque de l’entreprise est subordonnée largement au type de comportement affiché par la secrétaire envers les visiteurs externes et à se manière de les recevoir. L’importance de ce rôle est particulièrement confiée aux hôtesses d’accueil <<réception>> et aux secrétaires de service ayant des relations permanentes avec le monde extérieur. Un comportement verbal agressif peut devenir cause d’un conflit ou d’une réclamation du visiteur alors qu’un accueil agréable uploads/Management/ tsd-1.pdf